Tata Ruang Kantor

PENDAHULUAN

Latar Belakang

            Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan.

            Dengan adanya ilmu dan teknologi mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

            Perkembangan jaman sekarang ini membuat penerapan tata ruang yang lebih modern. Tata ruang kantor sangat diperlukan untuk menjamin keefektifan dalam bekerja.

Rumusan Masalah

1.      Bagaimana tata ruang kantor secara umum?

2.      Bagaimana pedoman dalam menyusun tata ruang kantor?

3.       Azas-azas pokok dalam tata ruang kantor?

4.      Bagaimana langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor?

5.      Macam-macam tata ruang kantor?

6.      Bagaimana lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor?

7.      Bagaimana teknik untuk mencapai suatu tata ruang kantor yang baik?

Tujuan

1.      Terpeliharanya Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai

2.      Memudahkan dalam melakukan pengawasan kerja

3.      Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan

4.      Menciptakan kenyamanan bekerja

5.      Meningkakan kualitas dalam bekerja

Manfaat

            Memahami tata ruang kantor sebagai salah satu penunjang keberhasilan suatu kantor maka akan tercitanya ruangan yang tertata rapih, indah dan nyaman.

 BAB II 

PEMBAHSAN

TATA RUANG KANTOR SECARA UMUM

Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

            Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula dikatakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja.

PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

            Sebelum melaksanakan tata ruang kantor terlebih dahulu mengetahui pedomannya yaitu :

1.      Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.

2.       Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar

3.      Segenap ruang dipergunakan secara efisien

4.      Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik

5.      Pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut

6.      Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan 

AZAS-AZAS POKOK TATA RUANG KANTOR

1.      Azas jarak terpendek

Yaitu  jarak antara titik dalam garis lurus

2.      Azas rangkain kerja :

Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan

3.      Azas penggunaan segenap ruang

Yaitu tidak adanya ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal keatas dan kebawah

4.      Azas perubahan susunan tempat kerja

Yaitu adanya perubahan dengan mudah apabila diperlukan

Contoh:

a.       Perubahan proses kerja/prosedur kerja

b.      Penemuan teknologi baru

LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG

            Sebelum dimulai membuat konsep menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang antara lain :

1.      Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya

2.      Mengetahui sifat pekerjaan dan mempelajari segenap pekerjaan

3.      Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempa pintu, jendela dan lainnya

4.      Susun letak meja, kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan kertas warna-warni dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing.

5.      Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh :

a.       Penambahan atau pengurangan pegawai

b.      Penambahan atau penggantian alat kerja

c.       Perubahan atau penyelesaian prosedur kerja

d.      Perubahan atau pengembangan struktur organisasi

e.       Penambahan atau pengurangan pekerjaan

MACAM-MACAM TATA RUANG KANTOR

Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu :

1.    Tata ruang kantor berkamar 

yaitu susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar

2.    Tata ruang kantor terbuka

yaitu ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

3.    Tata ruang kantor berhias

yaitu ruangan kerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Benuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

4.    Tata ruang kantor

yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias

LINGKUNGAN DAN KONDISI FISIK TATA RUANG PERKANTORAN

Yang termasuk lingkungan fisik didalam tata ruang perkantoran antara lain adalah sebagai berikut :

1.      Penerangan atau cahaya

Penerangan atau cahaya yang cukup dan baik, sehingga pegawai dapat melihat dengan cepat, mudah, dan senang, Dengan penerangan yang baik, akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan; dan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan, serta meningkatkan prestise kantor.

2.      Tata warna

Warna tidak hanya untuk mempercantik ruang kerja, tetapi juga juga perlu diperhatikan faktor keindahan dan psikologis dari warna tersebut.

Pilihan warna untuk kantor, disamping dapat memberikan kindahan, juga dapat mempengaruhi hasil kerja pegawai, karena warna dapat mempengaruhi perasaan, pengertian, dan pikiran seseorang.

3.      Ventilasi

Pegawai akan sulit bekerja dengan baik, senang dan efisien apabila mereka bekerja diruangan yang pengaturan ventilasinya tidak baik, maka dari itu diusahakan adanya ventilasi yang cukup yang dapat membantu pertukaran udara dengan lancar sehingga para pegawai dapat memperoleh udara segar dan nyaman.

4.      Dekorasi

Dekorasi tidak hanya hiasan ruangan kerja melainkan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang.

5.      Suara bising

Suara yang bising dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

6.      Musik

Musik yang bernada lembut dapat membangkitkan dan merangsang semangat kerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih untuk dikumandangkan ditempat kerja, karena jika salah memilih musik akan mengganggu konsentrasi saat bekerja.

7.      Keamanan

Faktor keamanan harus benar-benar diperhaikan dalam merencanakan tata ruang kantor.

TEKNIK UNTUK MENCAPAI SUATU TATA RUANG KANTOR YANG BAIK

1.      Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.

2.      Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris

3.      Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang biasanya berjarak 120 cm

4.      jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakang selebar 80 cm

5.      pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.

PENUTUP 

KESIMPULAN

Tata ruang kantor merupakan penentuan dan pengaturan peralatan kantor secara terperinci da efisien. Apabila suatu kantor sudah menerapkan tata ruang yang baik maka kondisi kantor pun akan terlihat nyaman, indah dan bersih. Tata ruang yang baik pun akan meningkatkan kinerja pegawai yang baik karena situasi dan kondisi yang mendukung akan menaikan semangat kerja pegawai yang berakhir dengan hasil kerja, sehingga dalam menata kantor harus memperhatikan komponen-komponen yang dapat mempengaruhi kinerja dan hasil yang akan dicapai.

SARAN

Akademik

Untuk memperoleh suasana nyaman dan indah disuatu kantor lebih baik harus melakukan penataan dan pengaturan tata ruang kantor yang baik pula. 

Pembaca

Kepada pembaca diharapkan setelah membaca karya ilmiah ini dapat menambah wawasan tentang tata ruang kantor dan diharapkan bisa menjadi pedoman untuk mempraktekannya kelak.

Running notes

Menurut George Terry(1988:200). “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”. 

DAFTAR PUSTAKA

Rahman, Kurnia, Perpajakan, Bandung 2011

DR. Sedarmayanti, M.Pd., Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Bandung 2001

http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-tata-ruang-kantor/

http://gurulia.wordpress.com/2009/04/09/tujuan-tata-ruang-kantor/