PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang
dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak
kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu
makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan
informasi yang mendalam kepada pembaca.
Pengenalan
terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat
mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan
isi atau maksud dari surat tersebut.
Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh
instansi/lembaga/ organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada
seseorang atau instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan
dengan
Kepentingan administrasi pemerintahan.
Kepentingan administrasi pemerintahan.
1.
Surat
Memo
2.
Surat
Edaran
3.
Surat
Pengumuman
4.
Surat
Pernyataan
5.
Surat
Pemberitahuan
6.
Surat
Undangan
1.3
Maksud dan Tujuan
Maksud pembuatan makalah ini
adalah untuk menambah pengetahuan tentang surat dinas bagian sehingga kita
dapat mengetahui berbagai surat dinas.
Adapun tujuan pembuatan makalah ini antara lain:
1. Untuk mengetahui pengertian, jenis
dan macam-macam surat dinas
2. Untuk menyingkapkan kekeliruan.
3. Sebagai panduan dalam membuat surat.
BAB
II
ISI
2.1
Surat Memo/Memorandum
Memo merupakan pesan ringkas,
yakni pesan yang ditulis seseorang dengan
singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami.
Menurut pemakaiannya, memo ada yang
bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai
sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada
bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki
hubungan akrab.
Memorandum
biasa disebut dengan memo, berupa formulir yang digunakan untuk menyampaikan
pesan internal baik pesan resmi maupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan.
Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat, memo lebih ringkas dan to the point.
Formulir memo ada dua macam ukuran. ukuran standar 8 1/2 x 11 inch dan ukuran ekslusif 5x81/2 inch.
Formulir memo ada dua macam ukuran. ukuran standar 8 1/2 x 11 inch dan ukuran ekslusif 5x81/2 inch.
struktur
biasa untuk memo mencakup beberapa atau semua hal berikut :
ATAS
|
orang atau
kelompok menerima memo (penerima)
|
DARI
|
orang
menulis memo (pengirim)
|
CC
|
(carbon
copy) orang atau kelompok yang harus diberitahu tentang
memo tersebut
|
DATE
|
biasanya
secara formal penulisan tanggal (bulan / tanggal / tahun) untuk exampel: 22
Februari 2009
|
SUBJECT
|
topik yang
spesifik pendek yang dibahas dalam memo itu. Ini harus dalam huruf tebal.
|
A.
Ciri-ciri memo
Ø Surat khusus yang dibuat khusus
untuk keperluan dalam kantor atau organisasi
Ø Dilihat dari peredarannya, sebuah
kantor atau organisasi dapat menyampaikan memo secara horizontal maupun secara
vertikal
Ø Penyampaian secara horizotal
merupakan penyampaian memo kepada pihak yang memiliki jabatan setara
Ø Penyampaian secara vertikal
merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk
mengingatkan atau memerintahkan sesuatu
Ø Merupakan bentuk komunikasi yang
berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal
Ø Memiliki bagian surat yang lebih
sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, terutama dalam isi
surat.
Ø Karena pedarannya yang terbatas,
memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor,
nomor telepon, faksimili, dan kode pos, secara lengkap.
B.
Stuktur standar memo
To :
untuk siapa memo ini ditujukan
Subject : perihal
Date : tanggal penulisan memo
(isi) : isi / materi memo.
Subject : perihal
Date : tanggal penulisan memo
(isi) : isi / materi memo.
C. Macam-macam bentuk memo
Bentuk memo terdiri atas dua bagian:
Ø
Kepala Memo :
- Penerima
- Pengirim
- Perihal dan tanggal pengimin
- Paraf dan nama terang pengirim
Ø
Isi,
Ø
Kali Memorandum
Berisi nama
dan tanda tanggan pemberi memo serta tanggal pembuatan memo
D.
Poin untuk diingat dalam penulisan
memo:
Ø Singkatnya,
mulai memo Anda dengan menyatakan tujuan dan mengakhirinya dengan membiarkan
penerima tahu tindakan
Ø Memo yang
ringkas dan fokus pada `s purpose.it tunggal biasanya tidak lebih dari satu
halaman. jika Anda memiliki lebih banyak topik, menulis memo terpisah untuk
masing-masing jika Anda memiliki lampiran,. memasukkannya ke dalam lembar
kertas terpisah.
Ø Menggunakan
peluru dalam daftar untuk menyorot item
Ø Menggunakan
margin 1 inci di seluruh
Ø Satu ruang
memo Anda, kecuali memo tersebut sangat pendek.
Ø Menggunakan
paragraps gaya blok (kiri dibenarkan)
Ø Penggunaan
yang mudah untuk membaca font 12 poin
Ø Memeriksa
ejaan dan hati-hati untuk mengoreksi kesalahan dan kata yang hilang.
Ø Anda
menambahkan inisial nama Anda di samping atas
E.
Contoh memo
_______,
___ _______ 2010
MEMORANDUM
No. __________________
Kepada : ………….
Dari : ………….
Hal : ………….
Dengan ini, diberitahukan bahwa mulai tanggal ……….., kepada ……………, telah diterima sebagai staf profesional baru di …………….……….
Kami sampaikan "Selamat datang dan selamat bekerja" di ………………………….
Demikian, agar Sudara-Saudara mengetahui.
……………………………
MEMORANDUM
No. __________________
Kepada : ………….
Dari : ………….
Hal : ………….
Dengan ini, diberitahukan bahwa mulai tanggal ……….., kepada ……………, telah diterima sebagai staf profesional baru di …………….……….
Kami sampaikan "Selamat datang dan selamat bekerja" di ………………………….
Demikian, agar Sudara-Saudara mengetahui.
……………………………
(ogi/Carapedia)
2.2
Surat edaran
Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang
beredar dari satu tangan ke tangan lain-nya dengan cara mengirimkan satu surat
untuk semua orang yang dituju (sirkuler), atau semua orang yang dituju mendapat
surat yang sama isinya.
Perhatikan contoh alamat tujuan
surat edaran di bawah ini :
Yth. Seluruh Guru dan Karyawan
SMK Negeri 28
Jakarta Timur
Perhatikan
contoh alamat bertujuan bukan surat edaran di bawah ini :
Yth. Bapak Sumitro
SMK Negeri 26
Jakarta Timur
Contoh di atas menunjukkan adanya
perbedaan antara alamat tujuan surat edaran dan alamat tujuan yang bukan surat
edaran.
Jika dibandingkan antara surat
edaran dan pengumuman terdapat persamaan, yaitu sama-sama menyampaikan
informasi kepada orang banyak dan karena itu sama-sama bersifat tidak rahasia.
A. Fungsi surat edaran
Selain sebagai sarana penghubung/komunikasi, surat edaran juga
memiliki berbagai fungsi sebagai berikut :
Ø Alat
untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan.
Ø Alat
bukti tertulis (hitam di atas kertas), terkait masalah hukum.
Ø Alat
untuk mengingat dalam konsep pengarsipan.
Ø Bukti
historis / bukti sejarah
Ø Pedoman
kerja (surat keputusan)
SURAT EDARAN
Nomor: …
Kepada: Seluruh Karyawan PT Maju Terus
Dari: Direktur Utama
Perihal: Bantuan untuk korban bencana alam
Seperti kita ketahui bersama, pada tahun 2010 yang lalu, propinsi
Daerah Istimewa Yogyakarta dan Jawa Tengah mengalami musibah bencana alam
berupa letusan Gunung Merapi yang mengakibatkan kerugian, baik jiwa maupun
harta benda. Sampai saat ini, bencana sekunder berupa lahar dingin masih
menjadi ancaman jika terjadi hujan deras. Pada hari Sabtu tanggal 19 Maret 2011
yang lalu, beberapa rumah di kecamatan Cangkringan kabupaten Sleman rusak berat
terkena lahar dingin menyusul rumah-rumah di wilayah Magelang yang sudah lebih
dulu terkena.
Mengingat masalah tersebut, Direktur
PT Maju Terus mengetuk serta mengajak kita semua untuk bersedia mengulurkan
tangan demi meringankan mereka yang tengah menderita. Bantuan masing-masing
karyawan dapat disalurkan lewat Sekretaris Perusahaan dan akan diteruskan
kepada para korban. Prioritas penyaluran bantuan akan diberikan kepada para
pengungsi di lokasi pengungsian yang paling dekat dengan kantor perusahaan
yaitu di posko Banjarharjo. Dari setiap departemen agar mengirimkan satu
perwaklan karyawan untuk turut serta menyerahkan sumbangan tersebut.
Demikian surat edaran ini dibuat, atas perhatiannya disampaikan
terima kasih.
Yogyakarta, 21 Maret 2011
PT Maju Terus
Arman Perdana
Direktur Utama
2.3 Surat pengumuman
Surat Pengumuman
adalah suatu media komunikasi tertulis yang berisikan informasi yang ditujukan
bagi seluruh perusahaan / instansi pemerintah yang bersifat internal.
Surat
pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang
perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya
mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk
surat.
A. Sistematika
surat pengumuman
Ø Bagian pembuka, berisi masalah pokok
surat
Ø Bagian isi, berisi rincian, uraian,
keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
Ø Bagian penutup, berisi harapan agar
pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan
B. Macam-macam
surat pengumuman
Ø Pengumuman untuk kepentingan niaga Pengumuman
ini ditujukan kepada konsumen yang ada di dalam ruangan, di kantor, di stasiun,
dan sebagainya.
Ø Pengumuman untuk penerangan
Pengumuman
ini dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta. Isi pengumuman berkaitan
dengan kegiatan yang ada di kantor.
Ø Pengumuman untuk kepentingan
pendidikan.
Pengumuman
ini dibuat oleh lembaga pendidikan formal maupun nonformal. Isinya menyangkut
kegiatan pendidikan.
Ø Pengumuman yang berasal dari
keluarga
Misalnya: pengumuman tentang duka
cita, menikah, kelahiran, pertunangan, dan sebagainya.
Untuk membuat pengumuman yang baik,
pembuat pengumuman harus mengetahui :
1. Tujuan yang akan dicapai dari
suatu pengumuman.
2. Isi pengumuman; agar tujuan
tercapai.
3. Sasaran; kepada siapa pengumuman
ditujukan dan
4. Media pengumuman yang sesuai dengan sasaran.
C. Langkah-langkah yang harus diperhatikan saat menyampaikan
pengumuman
Ø Kejelasan.Membaca kalimat demi kalimat dengan jelas.
Ø PelafalanLafalkan huruf atau kata dengan benar,
sehingga tidak menimbulkan makna yang berbeda.
Ø Intonasi Tinggi
rendahnya nada saat membaca.
Ø JedaWaktu berhenti sesaat ketika membaca.
Ø Volume SuaraIsi pengumuman harus disampaikan dengan
suara yang keras.
D.
Contoh
surat pengumuman
PENGUMUMAN
Nomor. 13/PL11.2.8.2/PUM/KP/5.2011
Nomor. 13/PL11.2.8.2/PUM/KP/5.2011
Sehubungan dengan perubahan kedua keputusan bersama Menteri Agama,
Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan Menteri Negara Penberdayaan Aparatur
Negara R.I Nomor 3 Tahun 2011, KEP.135/MEN/V/2011 dan SKB/02/M.PAN-RB/5/2011 tentang
Hari-hari libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2011 tanggal 20 Mei 2011, maka
Universitas Teknik Maju Bersama menetapkan sebagai berikut :
Ø Tanggal 3 Juni 2011 Universitas Teknik Maju Bersam tidak melakukan
kegiatan belajar mengajar dan memberlakukan cuti bersama.
Ø Pelaksanaan cuti bersama memotong jumlah cuti tahunan masing-masing
pegawai.
Ø Khusus bagi petugas Satpam yang bertugas pada tanggal 3 Juni 2011
agar di atur kegiatan / kehadirannya oleh Ka. Sub. Umum
Kepada Ka. Unit Kerja diharapkan menyebarkan informasi ini kepada
masing-masing unit kerjanya.
Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Bandung, 26 Mei 2011
a.n Direktur,
Pembantu Rektor Bid. Akademik
Gayus Pajak
NIP 0494049440449
Tembusan :
- Rektor (sebagai laporan)
- Rektor (sebagai laporan)
2.4 Surat pernyataan
surat
pernyataan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang berisi pernyataan
dirinya atau menerangkan orang lain bahwa orang tersebut pernah atau tidak
pernah melakukan sesuatu. Ada juga pengertian lain, yaitu surat pernyataan
adalah pernyataan tertulis yang mengemukakan kesediaan /
kesanggupan seseorang atau kelompok untuk menanggung segala risiko yang
berkaitan dengannnya. Surat pernyataan yang menyangkut aspek hukum harus di
tulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang di bubuhi materai. Dengan hal
itu juga terkandung pengertian bahwa surat pernyataan yang menyangkut aspek
hukum hanya di buat oleh seseorang yang telah dewasa
Dalam
kehidupan sehari-hari surat pernyataan sering dibuat oleh seseorang untuk
melengkapi surat lamaran pekerjaan atau untuk keperluannya setelah dia
pendidikan atau bekerja dalam suatu instansi tertentu.
Dalam
urusan dinas, seseorang pimpinan sering juga membuat surat pernyataan yang
isinya menerangkan tentang anak buah atau bawahannya. Surat pernyataan dinas
mempunyai bentuk, fungsi, dan penyusunan yang relative sama dengan surat
keterangan.
Tidak jarang juga sebuah
lembaga yang hendak menyeleksi pegawai baru meminta untuk membuat surat
pernyataan. Dalam hal seperti ini sebaiknya lembaga tersebut mempersiapkan blangko
surat untuk diisi oleh para peserta sebagai suatu persyaratan. Pembuatan surat
pernyataan dalam bentuk blangko memudahkan penelitian isi surat yang masuk
karena semua bentuknya sudah lama.
A.
Manfaat surat pribadi
Ø Bagi
si penerima, surat pernyataan berfungsi sebagai
alat bukti meminta pertanggungjawaban pihak yang menulis jika ia menempati,
atau apa yang dinyatakannya ternyata tidak benar.
Ø Bagi
si pembuat, surat pernyataan berfungsi sebagai
alat bukti penguat untuk diakui pihak lain, bahwa dirinya benar-benar seperti
apa yang dinyatakan dalam surat tersebut. Oleh karena itu surat lamaran
pekerjaan bagi pegawai negeri, biasanya dilampiri berbagai surat pernyataan.
Ø Bagi
pihak yang dinyatakan, surat pernyataan
berfungsi sebagai alat pengukuhan atau menguatkan keadaan pihak yang
diterangkan/ dinyatakan, baik dalam keadaan positif maupun negatif. Jika surat
pernyataan itu dibuat oleh pihak lain.
B. Bentuk dan Penyusunan Surat Pernyataan Pribadi
Surat pernyataan pribadi mempunyai
bentuk yang sederhana. Kita dapat membuatnya dalam bentuk resmi atau setengah
balok. Meskipun termasuk surat pribadi, pihak yang menerima surat pernyataan
ini sebaiknya membuatkan blangko.
Surat pernyataan dibuat dengan
menggunakan kertas HVS tanpa menggunakan kop surat dan ditandatangani oleh
pegawai yang bersangkutan atau nama kelompok di atas materai Rp 500,-
(disesuaikan dengan aturan bea materai).
Surat pernyataan dalam bentuk
blangko/formulir berfungsi memudahkan bentuk untuk mengecek isinya, karena isi
pernyataan yang dianggap penting sudah langsung dicetak/diketik. Pihak pribadi
yang mengisi tinggal melengkapi bagian-bagian data pribadi saja.
Mengenai susunannya, surat pernyataan
terbagi menjadi tiga bagian pokok, yaitu:
Ø Nama
surat pernyataan, biasanya ditulis centering atau di tengah-tengah dengan huruf
kapital semua
Ø Isi
pernyataan, meliputi beberapa hal
1. identitas
pihak yang menyatakan
2. isi
pernyataan berupa kesungguhan dalam menyatakan sesuai dengan kenyataan yang ada
3. identitas
pihak yang menyatakan jika surat pernyataan itu dibuat oleh pihak lain
Ø Penutup
pernyataan, meliputi hal-hal:
1. tempat
dan tanggal dibuatnya surat
2. identitas
yang membuat surat
3. nama
terang
4. tanda
tangan
5. keterangan lain (NIP, dan sebagainya)
C. Contoh
surat pernyataan
SURAT
PERNYATAAN
Yang
bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Joko Perdana
Tempat,
tanggal lahir : Yogyakarta, 1 Januari
1985
Pendidikan : S1 Teknik Arsitektur
Status
perkawinan : Belum menikah
Alamat : Jl
Kaliurang Km 18 Yogyakarta
Dengan
ini menyatakan bersedia untuk ditempatkan di mana saja pada kantor PT Maju
Terus di seluruh wilayah Indonesia.
Demikian
surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari
ternyata pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia dituntut di muka
pengadilan sesuai dengan hukum yang berlaku.
Yogyakarta,
17 Maret 2011
Yang
membuat pernyataan,
Joko
Perdana
2.5 Surat pemberitahuan
Surat Pemberitahuan adalah surat dinas yang isinya adalah
memberitahukan hal-hal tertentu yang sifatnya kedinasan. Misalnya perubahan
alamat, perubahan no telp, no faks, atau perubahan dalam alamat e-mail dan
website.
CONTOH SURAT PEMBERITAHUAN
PT ARIZONA LINE
Jln. Dempo Selatan D16/no16 Solo Telp: (0271) 8739221
E-mail: arizonaline@gmail.com; Homepage: http//www.arizonaline.com
No.: 13/PEMB/VII/2009
10 Juli 2009
Yth. PT. franriz
Jalan Kejayaan 30
Jakarta 12650
Dengan hormat,
Untuk
mengetahui perkembangan ilmu kesekertarisan dan alat-alat modern, kami
bermaksud mengadakan study banding ke beberapa perusahaan di Jakarta, diantaranya
ke PT. Franriz jaya
Adapun
kunjungan direncanakan berlangsung pada:
hari
:
Sabtu, 25 november 2010
pukul
: 10:00 Wib
jumlah
peserta : 30 Orang
Demikian,
apabila terdapat hal-hal yang kurang jelas silahkan hubungi kami pada nomor
(0251)8631611 atau e-mail:arizonaline@gmail.com
Hormat kami,
Yoga candra Arizona
Direktur Utama
2.6 Surat undangan
Surat
undangan sering juga disebut surat undangan dinas. Surat undangan berisi
harapan tenang kehadiran seseorang atau
sekelompok orang di dalam seluruh kegiatan atau perisiwa dinas yang dilakukan
institusi tertentu. Surat undangan dinas
ini biasanya bersifa resmi, jadi format dan bentuknya harus mengikuti kelaziman
yang berlaku untuk surat-surat resmi.
Dalam
Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:990) pengertian undangan adalah hal
(perbuatan, cara) mengundang; panggilan (supayadatang). Kemudian pengertian
surat undangan adalah surat untuk mengundang dan pengundang adalah orang
mengundang.
A.
Karakeristik bahasa pada surat undangan
Pada prinsipnya, bahasa yang
digunakan dalam surat undanganadalah bahasa yang mudah dipahami oleh penerima
surat. Agar surat mudah dipahami, penulis surat undangan harus memperhatikan
beberapa karakteristik bahasa, bila menggunakan
Bahasa baku, artinya bahasa yang
diakui benar menurut kaidah yangsudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dalam
surat undangan mencerminkan wibawa pengirimnya.
Bahasa efektif, yaitu bahasa yang
secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif sederhana, wajar,
ringkas, jelas, sopan, danmenari.
B. Susunan
Surat
Undangan terdiri atas :
Ø Kepala Surat
Undangan
Kepala Surat
undangan, terdiri atas :
1.
Nama tempat, tanggal, bulan dan
tahun ditempatkan dikanan atas
2.
Alamat undangan yang ditujukan
ditempatkan dibawah nama, tempat, tanggal, bulan dan tahun
3.
Nomor, sifat, lampiran dan hal
diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas
Ø Isi Surat
Undangan
Isi Surat Undangan, terdiri atas :
1.
Maksud dan tujuan
2.
Hari penyelenggaraan
3.
Tanggal, waktu dan tempat
penyelenggaraan
4.
Acara yang akan diselenggarakan
5.
Tulisan penutup
Ø Bagian Akhir
Surat Undangan
Bagian akhir Surat Undangan, terdiri atas :
1.
Nama jabatan pengundang
2.
Tanda tangan pejabat pengundang
3.
Nama jelas pejabat, pangkat dan NIP
pengundang
4.
Stempel jabatan/instansi
5.
Catatan yang dianggap perlu
C.
Penandatanganan
Ø
Surat undangan yang ditandatangani
oleh Walikota dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah
Dinas Walikota dengan lambang Negara berwarna hitam.
Ø
Surat undangan yang ditandatangani
oleh Sekretaris Daerah atas nama Walikota atau atas wewenang jabatannya dibuat
diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Sekretariat
Daerah.
Ø
Surat Undangan yang ditanda tangani
oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas
ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang
bersangkutan.
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1
Kesimpulan
Bahwa surat dinas adalah media
komunikasi dari suatu lembaga, dengan harapan surat ini bisa mengemukakan ide,
pesan, harapan, atau hal-hal lainnya kepada pihak lain. Maka dari itu
keterampilan menulis surat dinas perlu ditanamkan sejak saat ini, karena
manfaatnya akan terasa jika mereka sudah memasuki dunia kerja khususnya dalam
sebuah lembaga.
3.2
Saran
Saran kepada pembaca karena isi
dalam makalah ini belum memenuhi apa yang diharapkan, penulis menginginkan
kritik dan saran untuk lebih menyempurnakan isi laporan ini.
DAFTAR
PUSTAKA
Dr. R Kunjana Rahardi, M. Hum. Aturan
Pembuatan dan Pemakaian Bahasa Surat Dinas.Yogyakarta.2008
No comments:
Post a Comment