Wednesday, June 6, 2012

SURAT DINAS BAGIAN 2



PENDAHULUAN
             1.1     Latar Belakang
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.
            Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.
Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/ organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan
Kepentingan administrasi pemerintahan.
 1.2     Rumusan Masalah
1.     Surat Memo
2.     Surat Edaran
3.     Surat Pengumuman
4.     Surat Pernyataan
5.     Surat Pemberitahuan
6.     Surat Undangan
1.3     Maksud dan Tujuan
Maksud pembuatan makalah ini adalah untuk menambah pengetahuan tentang surat dinas bagian sehingga kita dapat mengetahui berbagai surat dinas.
Adapun tujuan pembuatan makalah ini antara lain:
1. Untuk mengetahui pengertian, jenis dan macam-macam surat dinas
2. Untuk menyingkapkan kekeliruan.
3. Sebagai panduan dalam membuat surat. 
BAB II
ISI
2.1 Surat Memo/Memorandum
Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami.
Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar temansaudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.
Memorandum biasa disebut dengan memo, berupa formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan internal baik pesan resmi maupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan. Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat, memo lebih ringkas dan to the point.
Formulir memo ada dua macam ukuran. ukuran standar 8 1/2 x 11 inch dan ukuran ekslusif 5x81/2 inch.
struktur biasa untuk memo mencakup beberapa atau semua hal berikut :
ATAS
orang atau kelompok menerima memo (penerima)
DARI
orang menulis memo (pengirim)
CC
(carbon copy) orang atau kelompok yang harus diberitahu   tentang   memo tersebut
DATE
biasanya secara formal penulisan tanggal (bulan / tanggal / tahun) untuk exampel: 22 Februari 2009
SUBJECT
topik yang spesifik pendek yang dibahas dalam memo itu. Ini     harus dalam huruf tebal.
A.    Ciri-ciri memo
Ø  Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau organisasi
Ø  Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampaikan memo secara horizontal maupun secara vertikal
Ø  Penyampaian secara horizotal merupakan penyampaian memo kepada pihak yang memiliki jabatan setara
Ø  Penyampaian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu
Ø  Merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal
Ø  Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.
Ø  Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode pos, secara lengkap.
B.     Stuktur standar memo
To        : untuk siapa memo ini ditujukan
Subject            : perihal
Date    : tanggal penulisan memo
(isi)      : isi / materi memo.
C.     Macam-macam bentuk memo
Bentuk memo terdiri atas dua bagian:
Ø  Kepala Memo :
-       Penerima
-       Pengirim
-       Perihal dan tanggal pengimin
-       Paraf dan nama terang pengirim
Ø  Isi, 
Penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.
Ø  Kali Memorandum
Berisi nama dan tanda tanggan pemberi memo serta tanggal pembuatan memo
D.    Poin untuk diingat dalam penulisan memo:
Ø  Singkatnya, mulai memo Anda dengan menyatakan tujuan dan mengakhirinya dengan membiarkan penerima tahu tindakan
Ø  Memo yang ringkas dan fokus pada `s purpose.it tunggal biasanya tidak lebih dari satu halaman. jika Anda memiliki lebih banyak topik, menulis memo terpisah untuk masing-masing jika Anda memiliki lampiran,. memasukkannya ke dalam lembar kertas terpisah.
Ø  Menggunakan peluru dalam daftar untuk menyorot item
Ø  Menggunakan margin 1 inci di seluruh
Ø  Satu ruang memo Anda, kecuali memo tersebut sangat pendek.
Ø  Menggunakan paragraps gaya blok (kiri dibenarkan)
Ø  Penggunaan yang mudah untuk membaca font 12 poin
Ø  Memeriksa ejaan dan hati-hati untuk mengoreksi kesalahan dan kata yang hilang.
Ø  Anda menambahkan inisial nama Anda di samping atas
E.     Contoh memo
_______,  ___  _______ 2010

MEMORANDUM
No. __________________


Kepada    : ………….
Dari         : ………….
Hal           : ………….

    Dengan ini, diberitahukan bahwa mulai tanggal ……….., kepada ……………, telah diterima sebagai staf profesional baru di …………….……….
Kami sampaikan "Selamat datang dan selamat bekerja" di ………………………….
Demikian, agar Sudara-Saudara mengetahui.


……………………………

(ogi/Carapedia)
 2.2 Surat edaran
Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan ke tangan lain-nya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua orang yang dituju (sirkuler), atau semua orang yang dituju mendapat surat yang sama isinya.
Perhatikan contoh alamat tujuan surat edaran di bawah ini :

Yth. Seluruh Guru dan Karyawan
SMK Negeri 28
Jakarta Timur

Perhatikan contoh alamat bertujuan bukan surat edaran di bawah ini :
Yth. Bapak Sumitro
SMK Negeri 26
Jakarta Timur
Contoh di atas menunjukkan adanya perbedaan antara alamat tujuan surat edaran dan alamat tujuan yang bukan surat edaran.
Jika dibandingkan antara surat edaran dan pengumuman terdapat persamaan, yaitu sama-sama menyampaikan informasi kepada orang banyak dan karena itu sama-sama bersifat tidak rahasia. 
A.    Fungsi surat edaran
Selain sebagai sarana penghubung/komunikasi, surat edaran juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut :
Ø  Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan.
Ø  Alat bukti tertulis (hitam di atas kertas), terkait masalah hukum.
Ø  Alat untuk mengingat dalam konsep pengarsipan.
Ø  Bukti historis / bukti sejarah
Ø  Pedoman kerja (surat keputusan)
SURAT EDARAN

Nomor: …
Kepada: Seluruh Karyawan PT Maju Terus
Dari: Direktur Utama
Perihal: Bantuan untuk korban bencana alam

Seperti kita ketahui bersama, pada tahun 2010 yang lalu, propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Jawa Tengah mengalami musibah bencana alam berupa letusan Gunung Merapi yang mengakibatkan kerugian, baik jiwa maupun harta benda. Sampai saat ini, bencana sekunder berupa lahar dingin masih menjadi ancaman jika terjadi hujan deras. Pada hari Sabtu tanggal 19 Maret 2011 yang lalu, beberapa rumah di kecamatan Cangkringan kabupaten Sleman rusak berat terkena lahar dingin menyusul rumah-rumah di wilayah Magelang yang sudah lebih dulu terkena.
Mengingat masalah tersebut, Direktur PT Maju Terus mengetuk serta mengajak kita semua untuk bersedia mengulurkan tangan demi meringankan mereka yang tengah menderita. Bantuan masing-masing karyawan dapat disalurkan lewat Sekretaris Perusahaan dan akan diteruskan kepada para korban. Prioritas penyaluran bantuan akan diberikan kepada para pengungsi di lokasi pengungsian yang paling dekat dengan kantor perusahaan yaitu di posko Banjarharjo. Dari setiap departemen agar mengirimkan satu perwaklan karyawan untuk turut serta menyerahkan sumbangan tersebut.
Demikian surat edaran ini dibuat, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.
Yogyakarta, 21 Maret 2011
PT Maju Terus

Arman Perdana
      Direktur Utama

2.3 Surat pengumuman
Surat Pengumuman adalah suatu media komunikasi tertulis yang berisikan informasi yang ditujukan bagi seluruh perusahaan / instansi pemerintah yang bersifat internal.  
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. 
A.    Sistematika surat pengumuman
Ø  Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
Ø  Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
Ø  Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan
B.     Macam-macam surat pengumuman
Ø  Pengumuman untuk kepentingan niaga Pengumuman ini ditujukan kepada konsumen yang ada di dalam ruangan, di kantor, di stasiun, dan sebagainya.
Ø  Pengumuman untuk penerangan
      Pengumuman ini dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta. Isi pengumuman berkaitan dengan kegiatan yang ada di kantor.
Ø  Pengumuman untuk kepentingan pendidikan.
      Pengumuman ini dibuat oleh lembaga pendidikan formal maupun nonformal. Isinya menyangkut kegiatan pendidikan.
Ø  Pengumuman yang berasal dari keluarga
Misalnya: pengumuman tentang duka cita, menikah, kelahiran, pertunangan, dan sebagainya.
Untuk membuat pengumuman yang baik, pembuat pengumuman harus mengetahui :
1. Tujuan yang akan dicapai dari suatu pengumuman.
2. Isi pengumuman; agar tujuan tercapai.
3. Sasaran; kepada siapa pengumuman ditujukan dan
4. Media pengumuman yang sesuai dengan sasaran.
C. Langkah-langkah yang harus diperhatikan saat menyampaikan pengumuman
Ø  Kejelasan.Membaca kalimat demi kalimat dengan jelas.
Ø  PelafalanLafalkan huruf atau kata dengan benar, sehingga tidak menimbulkan makna yang berbeda.
Ø  Intonasi Tinggi rendahnya nada saat membaca.
Ø  JedaWaktu berhenti sesaat ketika membaca.
Ø  Volume SuaraIsi pengumuman harus disampaikan dengan suara yang keras.
D.    Contoh surat pengumuman
PENGUMUMAN
Nomor. 13/PL11.2.8.2/PUM/KP/5.2011

Sehubungan dengan perubahan kedua keputusan bersama Menteri Agama, Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan Menteri Negara Penberdayaan Aparatur Negara R.I Nomor 3 Tahun 2011, KEP.135/MEN/V/2011 dan SKB/02/M.PAN-RB/5/2011 tentang Hari-hari libur Nasional dan Cuti Bersama Tahun 2011 tanggal 20 Mei 2011, maka Universitas Teknik Maju Bersama menetapkan sebagai berikut :
Ø  Tanggal 3 Juni 2011 Universitas Teknik Maju Bersam tidak melakukan
kegiatan belajar mengajar dan memberlakukan cuti bersama.
Ø  Pelaksanaan cuti bersama memotong jumlah cuti tahunan masing-masing pegawai.
Ø  Khusus bagi petugas Satpam yang bertugas pada tanggal 3 Juni 2011 agar di atur kegiatan / kehadirannya oleh Ka. Sub. Umum
Kepada Ka. Unit Kerja diharapkan menyebarkan informasi ini kepada masing-masing unit kerjanya.

Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Bandung, 26 Mei 2011
a.n Direktur,
Pembantu Rektor Bid. Akademik
Gayus Pajak
NIP 0494049440449

Tembusan :
- Rektor (sebagai laporan)
2.4 Surat pernyataan
surat pernyataan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang berisi pernyataan dirinya atau menerangkan orang lain bahwa orang tersebut pernah atau tidak pernah melakukan sesuatu. Ada juga pengertian lain, yaitu surat pernyataan adalah pernyataan tertulis yang mengemukakan kesediaan / kesanggupan seseorang atau kelompok untuk menanggung segala risiko yang berkaitan dengannnya. Surat pernyataan yang menyangkut aspek hukum harus di tulis di atas kertas segel atau kertas biasa yang di bubuhi materai. Dengan hal itu juga terkandung pengertian bahwa surat pernyataan yang menyangkut aspek hukum hanya di buat oleh seseorang yang telah dewasa
Dalam kehidupan sehari-hari surat pernyataan sering dibuat oleh seseorang untuk melengkapi surat lamaran pekerjaan atau untuk keperluannya setelah dia pendidikan atau bekerja dalam suatu instansi tertentu.
Dalam urusan dinas, seseorang pimpinan sering juga membuat surat pernyataan yang isinya menerangkan tentang anak buah atau bawahannya. Surat pernyataan dinas mempunyai bentuk, fungsi, dan penyusunan yang relative sama dengan surat keterangan.
Tidak jarang juga sebuah lembaga yang hendak menyeleksi pegawai baru meminta untuk membuat surat pernyataan. Dalam hal seperti ini sebaiknya lembaga tersebut mempersiapkan blangko surat untuk diisi oleh para peserta sebagai suatu persyaratan. Pembuatan surat pernyataan dalam bentuk blangko memudahkan penelitian isi surat yang masuk karena semua bentuknya sudah lama.
A.    Manfaat surat pribadi
Ø  Bagi si penerima, surat pernyataan berfungsi sebagai alat bukti meminta pertanggungjawaban pihak yang menulis jika ia menempati, atau apa yang dinyatakannya ternyata tidak benar.
Ø  Bagi si pembuat, surat pernyataan berfungsi sebagai alat bukti penguat untuk diakui pihak lain, bahwa dirinya benar-benar seperti apa yang dinyatakan dalam surat tersebut. Oleh karena itu surat lamaran pekerjaan bagi pegawai negeri, biasanya dilampiri berbagai surat pernyataan.
Ø  Bagi pihak yang dinyatakan, surat pernyataan berfungsi sebagai alat pengukuhan atau menguatkan keadaan pihak yang diterangkan/ dinyatakan, baik dalam keadaan positif maupun negatif. Jika surat pernyataan itu dibuat oleh pihak lain.
B.     Bentuk dan Penyusunan Surat Pernyataan Pribadi
Surat pernyataan pribadi mempunyai bentuk yang sederhana. Kita dapat membuatnya dalam bentuk resmi atau setengah balok. Meskipun termasuk surat pribadi, pihak yang menerima surat pernyataan ini sebaiknya membuatkan blangko.
Surat pernyataan dibuat dengan menggunakan kertas HVS tanpa menggunakan kop surat dan ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan atau nama kelompok di atas materai Rp 500,- (disesuaikan dengan aturan bea materai).
Surat pernyataan dalam bentuk blangko/formulir berfungsi memudahkan bentuk untuk mengecek isinya, karena isi pernyataan yang dianggap penting sudah langsung dicetak/diketik. Pihak pribadi yang mengisi tinggal melengkapi bagian-bagian data pribadi saja.
Mengenai susunannya, surat pernyataan terbagi menjadi tiga bagian pokok, yaitu:
Ø  Nama surat pernyataan, biasanya ditulis centering atau di tengah-tengah dengan huruf kapital semua
Ø  Isi pernyataan, meliputi beberapa hal
1.      identitas pihak yang menyatakan
2.      isi pernyataan berupa kesungguhan dalam menyatakan sesuai dengan kenyataan yang ada
3.      identitas pihak yang menyatakan jika surat pernyataan itu dibuat oleh pihak lain
Ø  Penutup pernyataan, meliputi hal-hal:
1.      tempat dan tanggal dibuatnya surat
2.      identitas yang membuat surat
3.      nama terang
4.      tanda tangan
5.       keterangan lain (NIP, dan sebagainya) 
C.     Contoh surat pernyataan
SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama                           : Joko Perdana
Tempat, tanggal lahir  : Yogyakarta, 1 Januari 1985
Pendidikan                  : S1 Teknik Arsitektur
Status perkawinan       : Belum menikah
Alamat                                    : Jl Kaliurang Km 18 Yogyakarta

Dengan ini menyatakan bersedia untuk ditempatkan di mana saja pada kantor PT Maju Terus di seluruh wilayah Indonesia.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari ternyata pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia dituntut di muka pengadilan sesuai dengan hukum yang berlaku.

Yogyakarta, 17 Maret 2011
Yang membuat pernyataan,


Joko Perdana

2.5 Surat pemberitahuan
Surat Pemberitahuan adalah surat dinas yang isinya adalah memberitahukan hal-hal tertentu yang sifatnya kedinasan. Misalnya perubahan alamat, perubahan no telp, no faks, atau perubahan dalam alamat e-mail dan website.
CONTOH SURAT PEMBERITAHUAN
PT ARIZONA LINE
Jln. Dempo Selatan D16/no16 Solo Telp: (0271) 8739221
E-mail: arizonaline@gmail.com; Homepage: http//www.arizonaline.com

No.: 13/PEMB/VII/2009 10 Juli 2009
Yth. PT. franriz
Jalan Kejayaan 30
Jakarta 12650

Dengan hormat,
Untuk mengetahui perkembangan ilmu kesekertarisan dan alat-alat modern, kami bermaksud mengadakan study banding ke beberapa perusahaan di Jakarta, diantaranya ke PT. Franriz jaya
Adapun kunjungan direncanakan berlangsung pada:
hari                          : Sabtu, 25 november 2010
pukul                       : 10:00 Wib
jumlah peserta         : 30 Orang
Demikian, apabila terdapat hal-hal yang kurang jelas silahkan hubungi kami pada nomor (0251)8631611 atau e-mail:arizonaline@gmail.com

Hormat kami,
Yoga candra Arizona

Direktur Utama

2.6 Surat undangan
Surat undangan sering juga disebut surat undangan dinas. Surat undangan berisi harapan tenang kehadiran seseorang  atau sekelompok orang di dalam seluruh kegiatan atau perisiwa dinas yang dilakukan institusi tertentu. Surat  undangan dinas ini biasanya bersifa resmi, jadi format dan bentuknya harus mengikuti kelaziman yang berlaku untuk surat-surat resmi.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:990) pengertian undangan adalah hal (perbuatan, cara) mengundang; panggilan (supayadatang). Kemudian pengertian surat undangan adalah surat untuk mengundang dan pengundang adalah orang mengundang.
A.    Karakeristik bahasa pada surat undangan
Pada prinsipnya, bahasa yang digunakan dalam surat undanganadalah bahasa yang mudah dipahami oleh penerima surat. Agar surat mudah dipahami, penulis surat undangan harus memperhatikan beberapa karakteristik bahasa, bila menggunakan
Bahasa baku, artinya bahasa yang diakui benar menurut kaidah yangsudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dalam surat undangan mencerminkan wibawa pengirimnya.
Bahasa efektif, yaitu bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif sederhana, wajar, ringkas, jelas, sopan, danmenari. 
B.     Susunan
Surat Undangan terdiri atas :
Ø  Kepala Surat Undangan
Kepala Surat undangan, terdiri atas :
1.      Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditempatkan dikanan atas
2.      Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan dibawah nama, tempat, tanggal, bulan dan tahun
3.      Nomor, sifat, lampiran dan hal diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas
Ø  Isi Surat Undangan
Isi Surat Undangan, terdiri atas :
1.      Maksud dan tujuan
2.      Hari penyelenggaraan
3.      Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan
4.      Acara yang akan diselenggarakan
5.      Tulisan penutup
Ø  Bagian Akhir Surat Undangan
Bagian akhir Surat Undangan, terdiri atas :
1.   Nama jabatan pengundang
2.   Tanda tangan pejabat pengundang
3.   Nama jelas pejabat, pangkat dan NIP pengundang
4.   Stempel jabatan/instansi
5.   Catatan yang dianggap perlu
C.     Penandatanganan
Ø  Surat undangan yang ditandatangani oleh Walikota dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Walikota dengan lambang Negara berwarna hitam.
Ø  Surat undangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah atas nama Walikota atau atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Sekretariat Daerah.
Ø  Surat Undangan yang ditanda tangani oleh Pimpinan Perangkat Daerah atas wewenang jabatannya dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah yang bersangkutan. 
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1  Kesimpulan
Bahwa surat dinas adalah media komunikasi dari suatu lembaga, dengan harapan surat ini bisa mengemukakan ide, pesan, harapan, atau hal-hal lainnya kepada pihak lain. Maka dari itu keterampilan menulis surat dinas perlu ditanamkan sejak saat ini, karena manfaatnya akan terasa jika mereka sudah memasuki dunia kerja khususnya dalam sebuah lembaga. 
3.2  Saran
Saran kepada pembaca karena isi dalam makalah ini belum memenuhi apa yang diharapkan, penulis menginginkan kritik dan saran untuk lebih menyempurnakan isi laporan ini.
DAFTAR PUSTAKA
Dr. R Kunjana Rahardi, M. Hum. Aturan Pembuatan dan Pemakaian Bahasa Surat Dinas.Yogyakarta.2008




No comments:

Post a Comment