Selasa, 05 Juni 2012

Faksimil dan Telegram


BAB I
PENDAHULUAN
1.     Latar Belakang
Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespodensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rankaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi, merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat.
Dalam penyusunan korespodensi harus mempehatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampaidengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang.
Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh karena itu korespodensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam perkantoran maka korespodensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi gangguan dalam proses korespodensi pada sebuah perkantoran maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.
Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu melihat seseorang mengirimkan surat kepada orang yang dikehendakinya. Salah satu contoh yaitu seseorang mengirimkan surat telegram kepada rekan kerjanya atau kepada perusahaan lain, serta mengirimkan suratnya melalui faximile. Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan  yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis dalam hal ini, penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat. Namun terkadang kita tidak mengerti apa pengertian dari surat telegram dan faximile,  jenis surat telegram dan faximile .

Untuk itu dalam makalah ini akan dibahas mengenai pengertian surat telegram dan faximile,  jenis -jenis dari format surat tersebut, serta bagaimana cara menggunakan mesin faximile. Dalam makalah  ini juga terdapat contoh surat telegram dan faximile yang dapat dijadikan acuan dalam pembuatan atau pengetahuan surat telegram dan faximile.

2.     Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan untuk :
1.       Terwujudnya pedoman dalam pengiriman surat dinas maupun surat niaga;
2.       Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedinasan dan perniagaan dan    kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya;
3.       Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaan surat dinas serta surat niaga dan pengolahan arsip;
4.       Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan, termasuk keseragaman
 pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas dan niaga di lingkungan pendidikan maupun di lingkungan pekerjaan.
BAB II
LANDASAN TEORI 
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, sedangkan dalam arti luas komunikasi merupakan proses penyampai pendapat, pesan atau lambang yang mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan.
Jadi, maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari. Apabila seorang pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinya sampai dengan hal yang sekecil-kecilnya tentu akan menyita waktu pimpinan tersebut yang sebaiknya dapat dipergunakan untuk tugas lain yang lebih penting. Diharapkan pimpinan cukup mengdiktekan pokok isi surat saja sedangkan penyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikanya dapat diserahkan kepada staf atau pegawai lainya, termasuk pula kepada siapa tembusan, alamat dan lampiran perlu disampaikan.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering digunakan selain surat, adalah memo, laporan, dan dll. Untuk membantu kelancaran komunikasi tertulis, maka prinsip yang harus diterapkan adalah 7C, yaitu :


1.      Compliteness ( lengkap)
2.      Conciseness ( ringkas )
3.      Consideration ( pertimbangan )
4.      Concreteness ( kongkrit)
5.      Clarity (jelas)
6.      Courtesy (sopan)
7.      Correctness (benar)
BAB III
SURAT TELEGRAM DAN SURAT FAKSIMIL
TELEGRAM
1.                  Pengertian
Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh) dan gram (artinya tanda atau bentuk), jadi telegram berarti tanda-tanda atau berita yang disampaikan dari jarak jauh. Ciri berita telegram adalah singkat. Huruf yang dipakai adalah huruf besar semua untuk surat telegram dinas pemerintah, sedang huruf kecil semua untuk telegram instansi swasta atau umum.

Telegram adalah fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan cepat, akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh alat yang disebut telegraf, dengan menggunakan kabel-kabel yang menghubungkan satu lokasi dengan lokasi yang lain melalui bawah laut. Atau Telegram juga dapat didefinisikan sebagai Naskah Dinas berisi berita singkat yang perlu disampaikan dengan cepat, menggunakan kata-kata singkat dan jelas yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik. Cara kerja telegram adalah peralihan pada sebuah sirkuit listrik yang berubah pada arus listrik.
Samuel F. B. Morse, seorang berkebangsaan Amerika adalah orang pertama yang menemukan telegraf sebagai alat pengirim telegram. Isi atau berita yang ada di dalam telegraf disebut telegram. Telegram mulai dipopulerkan pada tahun 1920-an. Pada saat itu tarif pengiriman telegram lebih murah daripada tarif telepon. Tarif mengirim telegram dihitung berdasarkan jumlah karakternya, termasuk tanda baca. Jangkauan pengiriman berita melalui telegram meliputi lokal maupun internasional. Waktu yang dibutuhkan untuk mengirim telegram adalah kurang dari satu hari. Keunikan dari telegram adalah tanda baca dituliskan. Telegram yang popular di Indonesia berada dibawah naungan perusahaan Telkom. Alat komunikasi jarak jauh pertama ini dapat mengirimkan data dalam bentuk sinyal elektromagnetik. Sinyal-sinyal yang kirimkan merupakan kode-kode sederhana yang mewakili pesan yang dikirimkan. Sebelum telepon jarak jauh (interlokal) diperkenalkan dan digunakan, telegram ini sangat terkenal pemakaiannya. Telegram biasanya digunakan untuk keperluan bisnis, dan tidak sama dengan email. Telegram sering digunakan untuk pengiriman dokumen resmi dalam perjanjian bisnis.
Telegram pernah sangat populer di Indonesia sekitar tahun 1900-an. Hampir semua perusahaan jasa pengiriman, terutama Pos dan Giro menggunakan telegraf untuk pengiriman pesan dengan cepat. Sampai dengan saat ini, telegram masih banyak digunakan untuk dunia pelayaran, militer dan situasi darurat lainnya.
Kerugian menggunakan telegram yaitu dalam penggunaannya memerlukan kabel penghubung, dan kelebihannya yaitu bisa mengirim pesan dari jarak jauh dengan waktu yang cukup singkat.
Telegram dibagi menjadi dua jenis :
  • Telegram biasa
  • Telegram Indah
  Telegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indah, merupakan telegram yang dikirimkan khusus pada hari-hari tertentu contohnya hari raya maupun tahun baru.
            Menurut jenisnya, yaitu : telegram pemerintah (sipil atau militer) formulirnya berwarna biru muda, hijau muda, atau kuning muda. Dan telegram partikuler, formulirnya berwarna putih.
2.                   Susunan
Surat Telegram terdiri atas :
a) Kepala Telegram;
b) Isi Telegram;
c) Bagian akhir Telegram.
Ad.a Kepala Telegram terdiri atas :
1. Pejabat yang mengirim berita berikut pangkat dan NIP;
2. Pejabat/alamat yang dituju;
3. Tembusan.
Ad.b. Isi Telegram terdiri atas :
1. Klasifikasi;
2. Nomor;
3. Uraian isi berita dirumuskan dalam kalimat singkat dan jelas;
4. Singkatan titel jabatan Gubernur;
5. Tanggal, bulan dan tahun.
Ad.c. Bagian akhir Telegram terdiri atas :
1. Nama Pejabat yang mengirim;
2. Nama jabatan yang mengirim;
3.  Tanda tangan Pejabat yang mengirim.
3.1.    Penandatanganan
a.       Naskah Berita Telegram yang dikirim dengan menggunakan Telekomunikasi Elektronik    Sekretaris Daerah dibuat dalam formulir Sekretaris Daerah;
b.       Naskah Berita Telegram yang dikirim melalui Kantor Telegram menggunakan formulir sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
c.        Keabsahan Isi Berita Telegram yang dirumuskan dalam formulir berita dimaksud pada huruf a setelah ditandatangani oleh pejabat dimaksud huruf c;
d.      Pengiriman Berita Telegram dilakukan oleh bagian Sandi dan Telkom.     
4.    Pengiriman Berita Telegram dilaksanakan dengan menggunakan Telekomunikasi Elektronik Sekretariat Daerah atau Kantor-Kantor Telegram.
3.                  Sistem Kerja
            Pesan pada telegraf dikirimkan oleh operator telegraf (telegrapher) menggunakan kode morse yang dikenal dengan nama “telegram” atau “kabelgram”, dan sering disingkat dengan pesan kabel atau kawat.
            Pesan-pesan yang disampaikan harus diterjemahan terlebih dahulu sehingga dapat dibaca. Untuk memudahkan dalam penerjemahan, biasanya setiap pengiriman telegraf, dibatasi dalam kata-kata. Sistem kerja mesin telegraf ini adalah elektromagnetik.
            Sinyal yang ditampilkan secara umum merupakan titik dan garis, setiap sinyal dalam bentuk titik dan garis mempunyai makna tersendiri seperti pada daftar berikut ini.
            Sistem telegraf diwakili oleh kode-kode yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
-       Kode Morse
            Merupakan kombinasi dari kedua elemen-elemen titik-titik dan garis-garis.
-       Kode Undulator
            Kode ini dikembangkan untuk komunikasi yang menggunakan kabel laut. Kode ditentukan dengan plus, minus, dan nol sertamempunyai kombinasi yang sama dari arus-arus panjang dan pendek seperti kode morse.
-       Kode Telegraf Printing
Kode ini digunakan oleh teleprinter.
-       Kode Transmisi Data
            Kode ini dipakai untuk transmisi data. Kode transmisi data seperti ASCII, BCD, EBCDIC.
            Sistem pengiriman informasi yang dipakai di Amerika Serikat dan beberapa hasil industri adalah sebagai berikut:
-       Full Duplex
            Jika ada kemungkinan pengiriman kedua belah arah secara bersamaan.
-       Half Duplex
            Jika ada kemungkinan pengiriman kedua arah akan tetapi pada satu saat hanya dapat mengirim ke satu arah saja.
-      Simplex
            Jika hanya dapat mengirim kesatu arah saja.
Dari kode morse yang dikirimkan, telegrafi dapat dibagi menjadi dua macam yaitu :
-       Telegrafi arus searah
-       Telegrafi arus bolak-balik
Terminal untuk gambar dapat dibagi menjadi dua bagian besar yaitu:
-       Gambar diam
-       Gambar bergerak
4.                  Dampak Positif dan Negatif
Dampak positif dari adanya telegram adalah kita tidak perlu bertemu dengan orang lain di tempat yang berbeda untuk berkomunikasi. Kita bisa berkomunikasi melalui telegram dari tempat yang berbeda. Hanya saja dampak positif ini hanya begitu terasa bagi orang-orang yang hidup pada awal terciptanya alat komunikasi jarak jauh.
Kita yang sudah hidup di zaman modern ini mungkin belum pernah atau tidak akan pernah menggunakan telegram. Dilihat dari sistem kerja dan hasil yang didapatkan, alat komunikasi di zaman modern ini jauh lebih baik. Baik dari segi waktu yang cukup singkat maupun biaya yang semakin murah. Sedangkan telegram membutuhkan waktu yang sangat lama dan biaya yang cukup mahal.
Dampak negatif dari telegram tidak ada karena hanya diciptakan untuk mempermudah komunikasi antarmanusia. Alat komunikasi ini terus berkembang beriringan dengan perkembangan pengetahuan manusia.
Contoh format surat telegram

FORMULIR BERITA
Registrasi No : …………..

PANGGILAN
JENIS
NOMOR
DERAJAT
DARI : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
UNTUK : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
TEMBUSAN : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM

KLASIFIKASI          : SEGERA
Nomor : …………………………………..
AAA TTK MMMMMMMMMMMMMMMMMMMM KMA MMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMM TTK
BBB TTK MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM TTK
CCC TTK DSTNYA TTK HABIS


Tanggal waktu pembuatan……………
No. Kode
Waktu
Lalu
Lintas
Paraf
Operator
Pengirim :
Nama :
Catatan :
Tanda tangan :
Terima
Kirim
 FAKSIMIL
1.      Pengertian
Faximile atau biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata ‘fac simile’ (make similar), dalam bahasa latin yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang lain, mesin faks dapat juga disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan satu perangkat yang mampu beriperasi melalui jaringan tetepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.
                 Surat faksimil merupakan surat yang dikirim berupa copy surat melalui mesin faksimil dari jarak jauh, sedangkan format surat asli harus dikirim melalui pos.
Mesin faksimil mampu mengirim dan menerima naskah/gambar dari dan kemana saja dengan cepat dan tepat.  Sistem kerja faksimil adalah pemanfaatan teknologi telepon dan fotocopy. Beberapa keuntungan menggunakan faksimil, antara lain :
1.      Dapat mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya.
2.      Berita yang dikirim dapat berbentuk naskah atau foto/gambar.
3.      Menghemat biaya.
4.      Kesalahan mengetik surat, tidak mungkin terjadi, karena naskah yang dikirim surat sudah jadi.
Pada saat ini keberadaan mesin faksimil sudah mulai ditinggalkan, akan tetapi mesin faksimil masih memiliki fungsi yang sangat fital. Mesin faksimil dapat digunakan jika kita tidak sempat mengirim surat menggunakan email. Dengan mesin faksimil proses pengiriman surat akan lebih cepat, apalagi jika surat yang dikirim membutuhkan tanda tangan, mesin faksimil adalah solusi yang cukup jitu untuk menjadi pilihan. Terlebih jika tidak memiliki mesin scanner, pilihan mesin faksimil adalah yang terakhir. Berikut beberapa cara yang bisa menjadi acuan kita dalam mengoperasikan mesin faksimil.

           
Langkah 1
Membuat surat pengantar untuk memastikan untuk siapa dan kemana dokumen ini akan dikirim dan apakah nomor yang akan dituju benar atau salah. Masukkan surat pengantar terlebih dahulu sebelum dokumen yang akan dikirim ke dalam mesin faksimil feeder yang menghadap ke arah mesin.
Langkah 2
Masukkan nomor faksimil ke dalam mesin. Akan ada tombol angka seperti telepon pada mesin faksimil. Hati-hati pada saat mengetik nomor tujuan agar tidak membuat kesalahan dalam pengiriman surat, karena sulit untuk mengetahui apabila telah menghubungi nomor faksimil yang salah.
Langkah 3
Tekan tombol kirim jika telah benar memasukkan semua angka ke dalam mesin. Ini akan memulai pengiriman dokumen. Tombol kirim biasanya lebih besar dari  tombol yang lain dan mudah untuk ditemukan.
Langkah 4
Tunggu sampai dokumen melewati mesin dan kumpulkan jika sudah selesai. Apa pun yang telah dikirimkan akan melewati serangkaian rol dan direkam secara digital oleh mesin faksimil.
Langkah 5
Tunggu sampai ada konfirmasi yang akan memberitahukan apakah pengirimian faks telah berhasil terkirim atau tidak, berupa laporan pengiriman yang muncul pada layar mesin faksimil. Apabila telah terkirim akan ada konfirmasi berupa tulisan Ok, dan apabila pengiriman gagal akan muncul konfirmasi berupa tulisan Failed.
Bagian - bagian mesin faximile :
1.      Modem 
2.      Mesin fotokopi
3.      Alat pemindai gambar
4.      Alat pencetak data (printer)
Jenis mesin fax terdiri dari inkjet, laser, ribbon/plain, dan thermal.
Merk mesin fax terdiri dari Brother, canon, panasonic, dan sharp.
Daftar harga mesin fax:
1.      Brother  fax-235s
Mesin fax Thermal. Ukuran kertas A4, resolusi cetak 400dpi, Rp. 1.100.000,00
2.      Brother fax-575
Mesin fax Ribbon/plain. Ukuran kertas A4, resolusi cetak 400 dpi, Rp. 850.000,00
3.      Brother intelliFAX 775
Mesin fax Ribbon/plain.ukuran kertas A4, resolusi cetak  400 dpi, Rp. 950.000,00
4.      Panasonic kx-fl402
Mesin fax Laser. Ukuran kertas A4, resolusi cetak 600 dpi , Rp. 2.800.000,00
5.      Panasonic kx-ft983cx
Mesin fax Thermal.ukuran kertas: A4, resolusi cetak 400 dpi , Rp. 1.300.000,00
6.      Canon L140
Mesin fax laser ukuran kertas:A4 resolusi cetak 600 dpi , Rp. 3.300.000,00
7.      Sharp UX-73
Mesin fax Thermal, ukuran kertas A4, Rp. 1.100.000,00
BAB IV
PENUTUP

Simpulan
1.      Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
2.      Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
Saran
                 Berdasarkan simpulan diatas, maka korespondensi sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses korespondensi ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya korespondensi yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
KATA PENUTUP
             
                 Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.\
                 Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman dusi memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan dan penulisan makalah di kesempatan-kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang budiman pada umumnya.



                                                                                                Penulis
DAFTAR PUSTAKA

1.     Jahidi,S.Pd., M.Si. Idi. 2009. handout korespondensi bisnis indonesia 1.Bandung:
4.      http://ml.scribd.com/doc/15892253/Makalah-Korespondensi-Manajemen-Perkantoran
6.     Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta.

1 komentar:

  1. Tiket Pesawat Murah Online, dapatkan segera di SELL TIKET Klik disini:
    selltiket.com
    Booking di SELLTIKET.COM aja!!!
    CEPAT,….TEPAT,….DAN HARGA TERJANGKAU!!!

    Ingin usaha menjadi agen tiket pesawat??
    Yang memiliki potensi penghasilan tanpa batas.
    Bergabung segera di agen.selltiket.com

    INFO LEBIH LANJUT HUBUNGI :
    No handphone : 085365566333
    PIN : D2E26405

    Segera Mendaftar Sebelum Terlambat. !!!

    BalasHapus