BAB I
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah
satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespodensi).
Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi
atau surat-meyurat merupakan rankaian aktivitas yang berkenaan dengan
pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai
dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu,
proses korespondensi, merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi
tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan,
permintaan, pertanyaan adalah surat.
Dalam penyusunan korespodensi harus mempehatikan berbagai unsur-unsur
dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang harus benar
dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf,
kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam
perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai serangkaian arti
pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampaidengan surat, menjadi
pengarang dan menyusun atau merancang.
Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti
ketepatan dalam pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar. Oleh
karena itu korespodensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam
perkantoran maka korespodensi harus di perhatikan secara baik karena apabila
terjadi gangguan dalam proses korespodensi pada sebuah perkantoran maka akan
terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.
Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu
melihat seseorang mengirimkan surat kepada orang yang dikehendakinya. Salah
satu contoh yaitu seseorang mengirimkan surat telegram kepada rekan kerjanya
atau kepada perusahaan lain, serta mengirimkan suratnya melalui faximile. Surat
adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan,
atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat. Surat juga dapat
berfungsi sebagai wakil penulis dalam hal ini, penulis tidak perlu langsung
bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan
diwakili oleh surat. Namun terkadang kita tidak mengerti apa pengertian dari
surat telegram dan faximile, jenis surat
telegram dan faximile .
Untuk itu dalam makalah ini akan dibahas
mengenai pengertian surat telegram dan faximile, jenis -jenis dari format surat tersebut,
serta bagaimana cara menggunakan mesin faximile. Dalam makalah ini juga terdapat contoh surat telegram dan
faximile yang dapat dijadikan acuan dalam pembuatan atau pengetahuan surat
telegram dan faximile.
2.
Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan
untuk :
1. Terwujudnya pedoman dalam pengiriman surat dinas maupun surat niaga;
2. Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden
kedinasan dan perniagaan
dan kemudahan dalam pengendalian
pelaksanaannya;
3. Meningkatnya dayaguna dan hasilguna
pengelolaan surat dinas serta surat niaga
dan pengolahan arsip;
4. Diperolehnya keseragaman dalam
penyelenggaraan, termasuk keseragaman
pola/bentuk dan
tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas
dan niaga di lingkungan pendidikan maupun di lingkungan pekerjaan.
BAB
II
LANDASAN
TEORI
Korespodensi atau surat
menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai
alat, sedangkan dalam arti luas komunikasi merupakan proses penyampai pendapat,
pesan atau lambang yang mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan.
Jadi, maka dapat ditarik
kesimpulan, bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari. Apabila
seorang pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinya sampai dengan hal yang
sekecil-kecilnya tentu akan menyita waktu pimpinan tersebut yang sebaiknya
dapat dipergunakan untuk tugas lain yang lebih penting. Diharapkan pimpinan
cukup mengdiktekan pokok isi surat saja sedangkan penyusunan selanjutnya sampai
kepada pengetikanya dapat diserahkan kepada staf atau pegawai lainya, termasuk
pula kepada siapa tembusan, alamat dan lampiran perlu disampaikan.
Surat adalah alat komunikasi
tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk
menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya
dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu
perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif
terhadap akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
Bentuk komunikasi tertulis
lainnya yang sering digunakan selain surat, adalah memo, laporan, dan dll.
Untuk membantu kelancaran komunikasi tertulis, maka prinsip yang harus
diterapkan adalah 7C, yaitu :
1.
Compliteness (
lengkap)
2.
Conciseness (
ringkas )
3.
Consideration (
pertimbangan )
4.
Concreteness (
kongkrit)
5.
Clarity (jelas)
6.
Courtesy (sopan)
7.
Correctness (benar)
BAB III
SURAT TELEGRAM DAN SURAT FAKSIMIL
TELEGRAM
1.
Pengertian
Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh)
dan gram (artinya tanda atau bentuk), jadi telegram berarti tanda-tanda atau
berita yang disampaikan dari jarak jauh. Ciri berita telegram adalah singkat.
Huruf yang dipakai adalah huruf besar semua untuk surat telegram dinas
pemerintah, sedang huruf kecil semua untuk telegram instansi swasta atau umum.
Telegram adalah
fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan cepat,
akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi kombinasi kode yang ditransmisikan
oleh alat yang disebut telegraf,
dengan menggunakan kabel-kabel yang menghubungkan satu lokasi dengan lokasi
yang lain melalui bawah laut. Atau Telegram juga
dapat didefinisikan sebagai Naskah Dinas berisi berita singkat yang perlu
disampaikan dengan cepat, menggunakan kata-kata singkat dan jelas yang dikirim
melalui telekomunikasi elektronik. Cara
kerja telegram adalah peralihan pada sebuah sirkuit listrik yang berubah pada
arus listrik.
Samuel
F. B. Morse, seorang berkebangsaan
Amerika adalah orang pertama yang menemukan telegraf sebagai alat pengirim
telegram. Isi
atau berita yang ada di dalam telegraf disebut telegram. Telegram
mulai dipopulerkan pada tahun 1920-an. Pada saat itu tarif pengiriman telegram
lebih murah daripada tarif telepon. Tarif mengirim telegram dihitung
berdasarkan jumlah karakternya, termasuk tanda baca. Jangkauan pengiriman
berita melalui telegram meliputi lokal maupun internasional. Waktu yang
dibutuhkan untuk mengirim telegram adalah kurang dari satu hari. Keunikan dari
telegram adalah tanda baca dituliskan. Telegram yang popular di Indonesia
berada dibawah naungan perusahaan Telkom. Alat komunikasi jarak jauh pertama ini dapat mengirimkan
data dalam bentuk sinyal elektromagnetik. Sinyal-sinyal yang kirimkan merupakan
kode-kode sederhana yang mewakili pesan yang dikirimkan. Sebelum telepon jarak jauh
(interlokal) diperkenalkan dan digunakan, telegram ini sangat terkenal
pemakaiannya. Telegram biasanya digunakan untuk keperluan bisnis, dan tidak sama dengan email. Telegram sering digunakan untuk
pengiriman dokumen resmi dalam perjanjian bisnis.
Telegram pernah sangat populer di
Indonesia sekitar tahun 1900-an. Hampir semua perusahaan jasa pengiriman,
terutama Pos dan Giro menggunakan telegraf untuk pengiriman pesan dengan cepat.
Sampai dengan saat ini, telegram masih banyak digunakan untuk dunia pelayaran, militer dan
situasi darurat lainnya.
Kerugian menggunakan telegram yaitu dalam penggunaannya memerlukan kabel penghubung, dan kelebihannya yaitu bisa mengirim pesan dari jarak jauh dengan waktu
yang cukup singkat.
Telegram dibagi menjadi dua jenis :
- Telegram
biasa
- Telegram Indah
Menurut
jenisnya, yaitu : telegram pemerintah (sipil atau militer) formulirnya berwarna
biru muda, hijau muda, atau kuning muda. Dan telegram partikuler, formulirnya
berwarna putih.
2.
Susunan
Surat Telegram
terdiri atas :
a) Kepala Telegram;
b) Isi Telegram;
c) Bagian akhir Telegram.
Ad.a Kepala
Telegram terdiri atas :
1. Pejabat yang
mengirim berita berikut pangkat dan NIP;
2. Pejabat/alamat
yang dituju;
3. Tembusan.
Ad.b. Isi
Telegram terdiri atas :
1. Klasifikasi;
2. Nomor;
3. Uraian isi berita
dirumuskan dalam kalimat singkat dan jelas;
4. Singkatan titel
jabatan Gubernur;
5. Tanggal, bulan
dan tahun.
Ad.c. Bagian
akhir Telegram terdiri atas :
1. Nama Pejabat
yang mengirim;
2. Nama jabatan
yang mengirim;
3. Tanda tangan
Pejabat yang mengirim.
3.1. Penandatanganan
a. Naskah Berita
Telegram yang dikirim dengan menggunakan Telekomunikasi Elektronik Sekretaris Daerah dibuat dalam formulir
Sekretaris Daerah;
b. Naskah Berita Telegram yang dikirim
melalui Kantor Telegram menggunakan formulir sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
c. Keabsahan Isi Berita Telegram yang
dirumuskan dalam formulir berita dimaksud pada huruf a setelah ditandatangani
oleh pejabat dimaksud huruf c;
d. Pengiriman
Berita Telegram dilakukan oleh bagian Sandi dan Telkom.
4. Pengiriman Berita
Telegram dilaksanakan dengan menggunakan Telekomunikasi Elektronik Sekretariat
Daerah atau Kantor-Kantor Telegram.
3.
Sistem Kerja
Pesan pada telegraf dikirimkan oleh
operator telegraf (telegrapher) menggunakan kode morse yang dikenal dengan nama “telegram” atau “kabelgram”, dan sering
disingkat dengan pesan kabel atau kawat.
Pesan-pesan yang disampaikan harus
diterjemahan terlebih dahulu sehingga dapat dibaca. Untuk memudahkan dalam
penerjemahan, biasanya setiap pengiriman telegraf, dibatasi dalam kata-kata.
Sistem kerja mesin telegraf ini adalah elektromagnetik.
Sinyal yang ditampilkan secara umum
merupakan titik dan garis, setiap sinyal dalam bentuk titik dan garis mempunyai
makna tersendiri seperti pada daftar berikut ini.
Sistem telegraf diwakili oleh
kode-kode yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
- Kode Morse
Merupakan kombinasi dari kedua
elemen-elemen titik-titik dan garis-garis.
- Kode Undulator
Kode ini dikembangkan untuk
komunikasi yang menggunakan kabel laut. Kode ditentukan dengan plus, minus, dan
nol sertamempunyai kombinasi yang sama dari arus-arus panjang dan pendek
seperti kode morse.
- Kode Telegraf Printing
Kode ini digunakan oleh teleprinter.
- Kode Transmisi Data
Kode ini dipakai untuk transmisi
data. Kode transmisi data seperti ASCII, BCD, EBCDIC.
Sistem pengiriman informasi yang
dipakai di Amerika Serikat dan beberapa hasil industri adalah sebagai berikut:
- Full Duplex
Jika ada kemungkinan pengiriman
kedua belah arah secara bersamaan.
- Half Duplex
Jika ada kemungkinan pengiriman
kedua arah akan tetapi pada satu saat hanya dapat mengirim ke satu arah saja.
- Simplex
Jika hanya dapat mengirim kesatu
arah saja.
Dari kode morse yang dikirimkan, telegrafi dapat dibagi
menjadi dua macam yaitu :
- Telegrafi arus searah
- Telegrafi arus
bolak-balik
Terminal untuk gambar dapat dibagi menjadi dua bagian besar
yaitu:
- Gambar diam
- Gambar bergerak
4.
Dampak Positif dan Negatif
Dampak positif dari adanya telegram
adalah kita tidak perlu bertemu dengan orang lain di tempat yang berbeda untuk
berkomunikasi. Kita bisa berkomunikasi melalui telegram dari tempat yang
berbeda. Hanya saja dampak positif ini hanya begitu terasa bagi orang-orang
yang hidup pada awal terciptanya alat komunikasi jarak jauh.
Kita yang sudah hidup di zaman
modern ini mungkin belum pernah atau tidak akan pernah menggunakan telegram.
Dilihat dari sistem kerja dan hasil yang didapatkan, alat komunikasi di zaman modern
ini jauh lebih baik. Baik dari segi waktu yang cukup singkat maupun biaya yang
semakin murah. Sedangkan telegram membutuhkan waktu yang sangat lama dan biaya
yang cukup mahal.
Dampak negatif dari telegram tidak
ada karena hanya diciptakan untuk mempermudah komunikasi antarmanusia. Alat
komunikasi ini terus berkembang beriringan dengan perkembangan pengetahuan
manusia.
.JPG) |
| Contoh format surat telegram |
FORMULIR
BERITA
Registrasi
No : …………..
PANGGILAN
|
JENIS
|
NOMOR
|
DERAJAT
|
|
DARI
: MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
UNTUK
: MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
TEMBUSAN
: MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
|
||||
KLASIFIKASI : SEGERA
Nomor
: …………………………………..
AAA TTK MMMMMMMMMMMMMMMMMMMM KMA MMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMM TTK
BBB TTK MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM TTK
CCC TTK DSTNYA TTK HABIS
Tanggal
waktu pembuatan……………
No. Kode
|
Waktu
|
Lalu
Lintas
|
Paraf
Operator
|
||
Pengirim
:
Nama
:
Catatan
:
Tanda
tangan :
|
Terima
|
Kirim
|
|||
FAKSIMIL
1.
Pengertian
Faximile atau biasa dikenal dengan
faks, berasal dari kata ‘fac simile’ (make similar), dalam bahasa latin yang
artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang lain, mesin faks
dapat juga disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang
digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan satu perangkat yang
mampu beriperasi melalui jaringan tetepon dengan hasil yang serupa dengan
aslinya.
Surat
faksimil merupakan surat yang dikirim berupa copy surat melalui mesin faksimil dari
jarak jauh, sedangkan format surat asli harus dikirim melalui pos.
Mesin faksimil mampu mengirim
dan menerima naskah/gambar dari dan kemana saja dengan cepat dan tepat. Sistem kerja faksimil adalah pemanfaatan
teknologi telepon dan fotocopy. Beberapa keuntungan menggunakan faksimil,
antara lain :
1. Dapat
mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya.
2. Berita
yang dikirim dapat berbentuk naskah atau foto/gambar.
3. Menghemat
biaya.
4. Kesalahan
mengetik surat, tidak mungkin terjadi, karena naskah yang dikirim surat sudah
jadi.
Pada saat ini
keberadaan mesin faksimil
sudah
mulai
ditinggalkan, akan tetapi mesin faksimil masih memiliki fungsi yang sangat fital. Mesin faksimil dapat digunakan jika kita tidak
sempat mengirim surat menggunakan email. Dengan mesin faksimil proses pengiriman surat akan lebih cepat, apalagi
jika surat yang dikirim membutuhkan tanda tangan, mesin faksimil adalah solusi
yang cukup jitu untuk menjadi pilihan. Terlebih jika tidak memiliki mesin scanner, pilihan mesin
faksimil adalah yang terakhir. Berikut beberapa cara yang bisa menjadi acuan kita dalam
mengoperasikan mesin faksimil.
Langkah 1
Membuat surat pengantar untuk
memastikan untuk siapa dan kemana dokumen ini akan dikirim dan apakah nomor
yang akan dituju
benar atau salah. Masukkan surat pengantar terlebih dahulu sebelum dokumen yang akan dikirim ke dalam mesin faksimil
feeder yang menghadap ke arah mesin.
Langkah 2
Masukkan nomor faksimil ke dalam mesin. Akan ada
tombol angka seperti telepon pada mesin faksimil. Hati-hati pada saat mengetik nomor tujuan agar tidak membuat kesalahan dalam pengiriman
surat, karena
sulit untuk mengetahui apabila telah menghubungi nomor faksimil yang salah.
Langkah 3
Tekan tombol kirim jika telah benar memasukkan semua
angka ke dalam mesin. Ini akan memulai pengiriman dokumen. Tombol kirim
biasanya lebih besar dari tombol yang lain dan mudah untuk ditemukan.
Langkah 4
Tunggu sampai dokumen melewati mesin dan
kumpulkan jika sudah selesai. Apa pun yang telah dikirimkan akan melewati serangkaian rol dan direkam secara
digital oleh mesin faksimil.
Langkah 5
Tunggu sampai ada konfirmasi yang akan
memberitahukan apakah pengirimian faks telah berhasil terkirim atau tidak, berupa laporan
pengiriman yang muncul pada layar mesin faksimil. Apabila telah terkirim akan
ada konfirmasi berupa tulisan Ok, dan apabila pengiriman gagal akan muncul
konfirmasi berupa tulisan Failed.
Bagian - bagian mesin faximile :
1. Modem
2. Mesin
fotokopi
3. Alat
pemindai gambar
4. Alat
pencetak data (printer)
Jenis mesin fax terdiri dari inkjet, laser,
ribbon/plain, dan thermal.
Merk mesin fax terdiri dari Brother, canon,
panasonic, dan
sharp.
Daftar
harga mesin fax:
1. Brother fax-235s
Mesin
fax Thermal. Ukuran kertas A4, resolusi cetak 400dpi, Rp. 1.100.000,00
2. Brother
fax-575
Mesin
fax Ribbon/plain. Ukuran kertas A4, resolusi cetak 400 dpi, Rp. 850.000,00
3. Brother
intelliFAX 775
Mesin
fax Ribbon/plain.ukuran kertas A4, resolusi cetak 400 dpi, Rp. 950.000,00
4. Panasonic
kx-fl402
Mesin
fax Laser. Ukuran kertas A4, resolusi cetak 600 dpi , Rp. 2.800.000,00
5. Panasonic
kx-ft983cx
Mesin
fax Thermal.ukuran kertas: A4, resolusi cetak 400 dpi , Rp. 1.300.000,00
6. Canon
L140
Mesin
fax laser ukuran kertas:A4 resolusi cetak 600 dpi , Rp. 3.300.000,00
7. Sharp
UX-73
Mesin
fax Thermal, ukuran kertas A4, Rp. 1.100.000,00
BAB IV
PENUTUP
Simpulan
1.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita
dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
2.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik,
sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian
negatif dalam organisasi.
Saran
Berdasarkan simpulan diatas, maka korespondensi
sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah
satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan,
proses korespondensi ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi
yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya
korespondensi yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan
organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
KATA PENUTUP
Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi
yang menjadi pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan
dan kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau
referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.\
Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman
dusi memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya
makalah ini dan dan penulisan makalah di kesempatan-kesempatan berikutnya.
Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang
budiman pada umumnya.
Penulis
DAFTAR PUSTAKA
1.
Jahidi,S.Pd., M.Si. Idi. 2009. handout korespondensi bisnis indonesia 1.Bandung:
4.
http://ml.scribd.com/doc/15892253/Makalah-Korespondensi-Manajemen-Perkantoran
6.
Gie, The Liang. 2000. Administrasi
Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta.
No comments:
Post a Comment