Domisili

DOMISILI

A. Definisi Domisili

Domisili merupakan terjemahan dari Domicile atau woonplaats artinya tempat tinggal.

Menurut Sri Soedewi Masjchoen Sofwan domisili atau tempat tinggal itu adalah “tempat dimana seseorang dianggap hadir mengenai hal melakukan hak-haknya dan memenuhi kewajibannya juga meskipun kenyataannya dia tidak di situ”

Menurut Kitab Undang-Undang Hukum Perdata kediaman itu seringkali ialah rumahnya, kadang-kadang kotanya. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa setiap orang dianggap selalu mempunyai tempat tinggal di mana ia sehari-hari melakukan kegiatannya atau dimana ia berkediaman pokok. Kadang-kadang menetapkan tempat kediaman seseorang itu sulit, karena selalu berpindah-pindah (banyak rumah). Untuk memudahkan hal tersebut dibedakan antara tempat kediaman hukum (secara yuridis) dan tempat kediaman yang sesungguhnya.

Tempat kediaman hukum adalah “tempat dimana seseorang dianggap selalu hadir berhubungan dengan hal melakukan hak-haknya serta kewajiban-kewajibannya,meskipun sesungguhnya mungkin ia bertempat tinggal di lain tempat”.

Menurut pasal 77,pasal 1393; 2 KUHPerdata Tempat tinggal adalah “tempat tinggal dimana sesuatu perbuatan hukum harus dilakukan”.

Bagi orang yang tidak mempunyai tempat kediaman tertentu, maka tempat tinggal dianggap dimana ia sungguh-sungguh berada.

Menurut Vollmar, tempat tinggal merupakan tempat orang melakukan perbuatan hukum.

B. Unsur – Unsur Domisili

1. Adanya tempat tertentu (tetap sementara)

2. Adanya orang yang selalu hadir pada tempat tersebut

3. Adanya hak dan kewajiban

4. Adanya prestasi

C. Pentingnya Domisili

Menurut hukum tiap-tiap orang harus mempunyai tempat tinggal (domisili) dimana ia harus dicari. Pentingnya domisili ini terkait dengan hal-hal berikut,antara lain :

1. Dimana seorang harus menikah (Pasal 78 KUHPer)

2. Dimana seorang harus dipanggil oleh pengadilan (Pasal 1393 KUHPer)

3. Pengadilan mana yang berwenang terhadap seseorang (Pasal 207 KUHPer)

Arti pentingnya domisili untuk seseorang,antara lain:

a. Menurut Sri Soedewi Sofwan

Untuk menentukan atau menunjukkan suatu tempat di mana berbagai perbuatan hukum harus dilakukan, misalnya mengajukan gugatan,pengadilan mana yang berwenang mengadili.

b. Menurut Ridwan Syahrani

Untuk mengetahui dengan siapakah seseorang itu melakukan hubungan hukum serta apa yang menjadi hak dan kewajiban masing-masing

c. Untuk membatasi kewenangan berhak seseorang.

D. Macam – macam Domisili

Domisili dapat dibedakan menurut sistem hukum yang mengaturnya : Common Law dan Eropa Kontinental. Menurut KUH Perdata (termasuk Eropa Kontinental),tempat tinggal dibedakan 2 macam, yaitu : Tempat tinggal yang sesungguhnya dan tempat tinggal pilihan.

1. Tempat tinggal yang sesungguhnya atau Eigenlijke Woonplaats

Adalah tempat melakukan perbuatan hukum pada umumnya,dibedakan menjadi 2 macam :

a. Tempat tinggal suka rela atau mandiri (vrijwillige,onafhank elijke woonplaats),yaitu tempat tinggal yang tidak tergantung pada hubungannya dengan orang lain. Istilah tempat tinggal menurut pembentuk undang-undang pada dasarnya hendak menegaskan bahwa yang dimaksud domisili adalah tempat tinggal dalam pengertian yuridis. Pasal 17BW, menentukkan bahwa setiap orang dianggap memiliki tempat tinggal pokok,yaitu tempat tinggal yang memiliki hubungan tertentu secara terus-menerus-menerus dengan orang bersangkutan. Pada umumnya tempat tinggal yuridis dengan tempat tinggal yang sesungguhnya adalah sama, akan tetapi adakalanya tidak ada demikian. Bagi seseorang yang tidak mempunyai domisili di tempat kediamannya yang tertentu,maka domisilinya dianggap berada ditempat dimana ia sungguh-sungguh berada.

b. Tempat tinggal wajib atau tempat tinggal menurut hukum (Afhankelijke, Noodzakelijke of Ontleende Woodplaats)

Yaitu tempat tinggal yang tidak bergantung pada keadaan-keadaan orang bersangkutan,tetapi bergantung pada keadaan orang lain. Dalam arti yuridis, tempat tinggal wajib ialah tempat tinggal yang ditentukkan oleh hubungan antara seseorang dengan orang lain.

Berdasarkan peraturan perundang-undangan, pihak-pihak yang dianggap mempunyai tempat tinggal wajib,meliputi:

Ø Seorang istri mengikuti suaminya

Ø Anak-anak yang belum dewasa dan masih mengikuti tempat tinggal orang tuanya

Ø Orang dibawah pengampuan dibawah coratornya.

Ø Buruh yang tinggal dirumah majikannya, domisilinya mengikuti majikan.

2. Tempat tinggal yang dipilih (Gezoken Woonplaats)

Adalah tempat tinggal yang berhubungan dengan hal-hal melakukan perbuatan hukum tertentu saja. Tempat tinggal yang dipilih ini untuk memudahkan puhak lain atau untuk kepentingan pihak yang memilih tempat tinggal tersebut.

Tempat tinggal yang dipilih ada 2 macam,yaitu:

Ø Tempat kediaman yang dipilih atas adasar Undang-undang, misalnya dalam hukum acara dalam menentukan waktu eksekusi dari vonis.

Ø Tempat kediaman yang dipilih secara bebas, misalnya dalam melakukan pembayaran memilih kantor notaries (menurut Sri Soedewi,M. Sofwan).

Pada dasarnya terdapat 4 syarat yang harus dipenuhi oleh para pihak dalam menentukkan domisili pilihan, yaitu :

a. Pilihan harus terjadi dengan perjanjian

b. Perjanjian harus diadakan secara tertulis (bentuk perjanjian tertulis)

c. Pilihan hanya dapat terjadi untuk satu atau lebih perbuatan hukum atau hubungan tertentu.

d. Untuk pilihan itu diperlukan adanya kepentingan yang wajar.

E. Perpindahan Tempat Tinggal dan Rumah Kematian

Menurut Subekti ada juga yang disebut “Rumah Kematian” atau “Domisili Penghabisan”.

Adakalanya seseorang karena sesuatu dan lain hal berpindah tempat tinggal dari suatu tempat ke tempat lain. Menurut ketentuan pasal 18 KUH Perdata,perpinadahan tempat tinggal akan terjadi karena: 1) rumah tempat tinggal dengan nyata pindah ke tempat lain, 2) terdapat maksud untuk memindahkan tempat tinggal pokok ke tempat lain dengan cara yang ditunjukkan oleh pasal 19 BW. Berpindahan tempat tinggal suami, wali atau pengampu menurut hukum juga mengakibatkan perpindahan tempat tinggal bagi seorang istri,anak atau anak-anak yang belum dewasa atau anak-anak yang berada dibawah pengampuan.

Sedangkan Rumah Kematian bagi seseorang yang meninggal dunia adalah tempat tinggalnya yang terakhir. Rumah kematian dianggap penting dalam kaitannya dengan urusan-urusan pewarisan. Warisan dianggap jatuh pada rumah kematian. Menurut pasal 962 BW, bahwa setelah pewaris meninggal dunia, maka testamen rahasia harus disampaikan pada balai harta peninggalan yang mewilayahi rumah kematian pewaris.

Daftar Pustaka :

Titik Triwulan Tutik,SH.,MH., Hukum Perdata dalam Sistem Hukum Nasioanal (Kenacan Prenada Media Group: 2010)

Tata Kerja,Prosedur kerja dan Sistem kerja

Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
A.pengertian
1. tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi2 tujuan,peralatan,fasilitas,tenaga kerja,waktu,ruang dan biaya yg tersedia.
2. prosedur kerja : rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu aturan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rngka penyelesaian suatu bidang tugas.
3. sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dlm rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.
B. Manfaat
1.tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja penting sebagai suatu pola kerja yg merupakan penjabaran tujuan,sasaran,program kerja,fungsi” dan kebijaksanaannya ke dlm kegiatan” pelaksanaan yg nyata.
2.melalui tata kerja,prosedur kerja dn sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sbg pedoman.
C. asas-asas penyusunan tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja
1. tertulis,dan disusun secara sistematis dan dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja.
2. dikomunikasikan dan di informasikan secara sistematis kepada semua petugas
3. selaras dengan kebijakan pimpinan
4. evaluasi dan revisi
D. pengaturan pokok di bidang tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja dalam organisasi
1. pimpinan wajib mnrapkan prinsip kordinasi,integrasi,dan sinkronisasi
2. mengkoordinasi bawahan
3. menyampaikan lporan berkla tept waktu.
4. mengolah dan memanfaatkan lporan guna bhn pngmbiln kputusan.
5. adanya tembusan
E. prinsip-prinsip dan teknik penyusunannya
1. segi” tujuan,fasilitas,peralatan,biaya,waktu
2.tujuan pokok orgnsasi,skema,
3. bagan prosedur
4. daftar secara rinci ttg pkerjaan yg hrus dlkukn.
Simbol” dlm prosedur
1. Lingkaran besar : operasi / sesuatu yg hrus dkerjkn
2. Belah ketupat : untuk mnunjukkn pemeriksaan (control,inpection] mengenai mutu/kualitas
3. Segiempat bjr sngkr : mnnjukn pmrksaan mngenai jmlh/kualitas
4. Huruf D (delay) penahanan / penundaan suatu proses krena harus mnunggu tndkn atw pnyelesaian lbh lnjut.
5. Segitiga tungga terbalik :penyimpanan (strorage)secara bertahap (permanen)

Pembuatan dan Pengendalian Formulir

A. Pengertian Formulir
Formulir adalah sesuatu bentuk cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya harus diisi dengan angka,jawaban/keterangan yang sesuai dengan pertanyaan/instruksi yang ada.

B. Fungsi Formulir
1. mencari suatu keterangan
2. menghimpun data yang sama
3. menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda
4. sebagai alat bukti fisik
5. sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

C. Tujuan dan Manfaat Formulir
1. mengurangi kesibukan mengutip/menyalin keterangan yang sama-sama berulang-ulang.
2. untuk memudahkan keseragaman atau pembakuan kerja
3. untuk mempermudah dalam mengklasifikasikan data
4. untuk mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
5. sebagai alat pemberian instruksi
6. sebagai alat perencanaan
7. sebagai alat pengeawasan dan evaluasi.

D. hal - hal yang pelu dipehatikan dalam membuat formulir
a. setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
b. perhatikan efektifitas dan efesiensi formulir
c. ada standarisasi dalam pembuatan formulir
d. informasi dibuat secara tersusun,rapi dan logis
e. formullir dibuat sederhana
f. untuk bagian yang diisi informasi,perlu disediakan ruang kosong yg cukup
g. harus ada judul nama formulir
h. menggunakan unkuran tertentu sesuai kebutuhan
i. mencantumkan nama organisasi untuk formulir keluar kantor
j. perancangan desai  formulir harus dilakuakn sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.

E. Proses pembuatan formulir
1. pejabat formulir mengadakan diskusi (tanya jawab) dengan pejabat yang meminta formulir bersangkutan.
2. pembuat formulir mencari menggali informasi dari pihak sehubungan dengan formulir yang akan dirancang.
3. pembuat formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam untuk diuji coba dan didiskusikan kembali dengan pihak terkait.
4. pemmbuat formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya dan minta ijin memberlakukannya kepada yang berwenang.

F. pengendalian formulir
1. mencegah jangan sampai adanya formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya
2. mencegah jangan sampai ada formulir yang di ibah tanpa persetujuan sebelumnya.
3. mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa sepengetahuan yang berwenang.

G. desain formulir
1. pendahuluan
a. identitas perusahaan
b. tanggal dibuat dan tanda tangan
c. nama formulir
d. tuujuan
e. judul formulir
2. tempat pengisisan dapat berupa tempat,tabel,kolom yang memuat instruksi/pertanyaan mengenai data/informasi yang harus diisi
3. penutup
a. tanggal dibuat dan ditanda tangani
b. tanda tangan
c. instruksi tambahan (jika ada)

Analisis Pekerjaan Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

BAB I 

PENDAHULUAN 

A. Latar Belakang Masalah

Organisasi pada dasarnya merupakan kerjasama dua orang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan. Menurut Sutarto (dalam Usman, 2009:146) organisasi adalah kumpulan orang, proses pembagian kerja, dan sistem kerja sama atau sistem sosial. Defenisi yang dikemukakan Sutarto menekankan kepada tiga hal yaitu (1) adanya kumpulan orang, (2) ada proses pembagian kerja antara orang-orang tersebut, dan (3) ada sistem kerjasama atau sistem sosial di antara orang-orang tersebut.

Dalam mencapai tujuannya, organisasi memerlukan berbagai macam sumber daya. Mulai dari sumber daya manusia, peralatan, mesin, keuangan, dan sumber daya informasi. Setiap sumber daya memiliki tugas dan fungsinya masing-masing. Sebagai suatu sistem, sumber daya-sumber daya tersebut akan berinteraksi dan saling bekerja sama sehingga tujuan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

Sumber daya manusia sebagai salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi memegang peranan yang penting dalam keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Sumber daya manusia menggunakan sumber daya-sumber daya lain yang dimiliki oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Mesin-mesin berteknologi canggih sekalipun tidak akan ada artinya, jika sumber daya manusia yang menjalankannya tidak berkualifikasi untuk mengerjakannya. Demikian juga dengan sumber daya informasi. Sebaik dan selengkap apapun informasi yang diterima oleh organisasi, tidak akan berarti apa-apa, jika kualitas sumber daya manusia yang ada tidak mampu menterjemahkannya menjadi informasi yang berguna bagi perkembangan dan kemajuan organisasi.

Sumber daya manusia adalah penduduk yang siap, mau dan mampu memberikan sumbangan terhadap usaha mencapai tujuan organisasional. Dalam ilmu kependudukan, konsep sumber daya manusia ini dapat disejajarkan dengan konsep tenaga kerja (manpower) yang meliputi angkatan kerja(labor force) dan bukan angkatan kerja. Angkatan kerja yang bekerja disebut juga dengan pekerja. (Ndraha, 1999)

B. Indentifikasi Masalah

Pertanyaan mendasar adalah mengapa manajemen sumber daya manusia menjadi begitu penting bagi organisasi? Barangkali hal ini terkait dengan keinginan semua manajer yang tidak ingin karyawannya melakukan kesalahan. Misalnya, seorang manajer tentu saja tidak ingin, (1) mempekerjakan orang yang salah untuk pekerjaan tersebut, (2) mengalami proses penggantian karyawan yang tinggi, (3) orang-orang yang diandalkan tidak melakukan yang terbaik, (4) menghabiskan waktu untuk wawancara yang tidak berguna, (5) membuat perusahaan dituntut oleh pengadilan karena tindakan diskriminatif, (6) membuat perusahaan diawasi oleh pengawas undang-undang keamaan pekerjaan federal karena tidak memerhatikan keamanan, (7) mengakibatkan sebagian karyawan berpikir bahwa gaji mereka tidak adil dan tidak sebanding dengan karyawan lain dalam organisasi, (8) membiarkan kurangnya pelatihan mengakibatkan berkurangnya efektivitas, dan (9) melakukan praktik pekerjaan yang tidak adil. (Dessler, 2006:5)

Siagian (1995) melihat adanya suatu fenomena adminsitratif yang belum pernah terlihat sebelumnya, yaitu semakin besarnya perhatian dan semakin banyaknya pihak yang menyadari pentingnya manajemen sumber daya manusia. Politisi, tokoh industri, para pembentuk opini seperti pimpinan media massa, para birokrat di lingkungan pemerintahan, dan para ilmuwan yang menekuni berbagai cabang ilmu terutama ilmu-ilmu sosial menunjukkan perhatian yang semakin besar terhadap manajemen sumber daya manusia.

Penerapan manajemen sumber daya manusia sebagai salah satu bidang kajian manajemen di lapangan, juga menjalankan fungsi-fungsi manajemen yang ada pada umumnya, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengontrolan dan sebagainya. Hanya saja, dalam manajemen sumber daya manusia, kajian manajemen lebih diarahkan dan dititikberatkan kepada manusia sebagai salah satu sumber daya dalam organisasi. Hal ini akan berkaitan erat nantinya dengan manusia sebagai makhluk individu, makhluk sosial, yang memiliki berbagai macam kebutuhan yang ingin dipenuhinya dengan bergabung ke dalam organisasi.

Flippo (1994) mengidentifikasi, setidaknya ada sepuluh fungsi-fungsi yang dijalankan oleh manajemen sumber daya manusia. Flippo membaginya ke dalam dua kelompok besar, yaitu fungsi-fungsi manajemen, dan fungsi-fungsi operasional. Fungsi-fungsi manajemen yang diterapkan dalam manajemen sumber daya manusia terdiri dari, (1) perencanaan (planning), (2) pengorganisasian (organizing), (3) pengarahan (directing), dan (4) pengendalian (controlling). Adapun fungsi-fungsi operasional yang dijalankan oleh manajemen sumber daya manusia yaitu, (1) pengadaan tenaga kerja (procurement), (2) pengembangan (development), (3) kompensasi, (4) integrasi, (5) pemeliharaan (maintenance), dan (6) pemutusan hubungan kerja (separation).

Salah satu kegiatan penting yang dilakukan dalam manajemen sumber daya manusia khususnya dalam fungsi perencanaan yaitu analisis pekerjaan. Dengan menganalisis suatu pekerjaan, akan diketahui tugas-tugas apa yang akan dilakukan dalam pekerjaan itu, apa kompetensi-kompetensi yang harus dikuasai oleh sumber daya manusia yang akan menduduki posisi itu.

C. Tujuan

Dalam makalah ini akan dibahas mengenai analisis pekerjaan sebagai salah satu bidang pekerjaan perencanaan manajemen sumber daya manusia.

BAB II 

PEMBAHASAN 

A. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Marwansyah (2010:3), manajemen sumber daya manusia dapat diartikan sebagai pendayagunaan sumber daya manusia di dalam organisasi, yang dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan dan pengembangan karir, pemberian kompensasi dan kesejahteraan, keselamatan dan kesehatan kerja, dan hubungan industrial.

Manajemen Sumber daya manusia sering disebut juga dengan manajemen personalia. Manajemen personalia merupakan proses manajemen yang diterapkan terhadap personalia yang ada di organisasi. Menurut Flippo (1994:5), manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.

Sastrohadiwiryo (2002) menggunakan istilah manajemen tenaga kerja sebagai pengganti manajemen sumber daya manusia. Menurutnya,

manajemen tenaga kerja merupakan pendayagunaan, pembinaan, pengaturan, pengurusan, pengembangan unsur tenaga kerja, baik yang berstatus sebagai buruh, karyawan, maupun pegawai dengan segala kegiatannya dalam usaha mencapai hasil guna dan daya guna yang sebesar-besarnya, sesuai dengan harapan usaha perorangan, badan usaha, perusahaan, lembaga, maupun instansi.

Dari beberapa pendapat ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan terhadap sumber daya manusia dalam organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B. Fungsi-Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Sebagaimana yang telah dikemukakan pada bab pendahuluan, fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia, menurut Flippo (1994) secara garis besar dibagi dua, yaitu fungsi-fungsi manajemen dan fungsi-fungsi operasional. Berikut akan di bahas satu persatu.

Perencanaan

Manajer yang efektif menyadari bahwa bagian terbesar dari waktu yang harus mereka sediakan adalah perencanaan. Dalam manajemen sumber daya manusia, perencanaan berarti penentuan program sumber daya manusia yang akan membantu tercapainya sasaran yang telah disusun oleh organisasi.

Pengorganisasian

Pengorganisasian menyangkut kepada penyusunan serangkaian tindakan yang telah ditentukan, sehingga dapat dilaksanakan dengan baik. Manajemen sumber daya manusia merancang struktur hubungan antara pekerjaan, sumber daya manusia, dan faktor-faktor fisik yang akan dilibatkan. Para manajer harus hati-hati terhadap hubungan yang rumit yang ada di antara satu unit khusus dan unit-unit organisasi lainnya.

Pengarahan

Fungsi pengarahan ini menyangkut kepada pelaksanaan rencana yang telah disusun dan telah diorganisasikan. Dalam fungsi pengarahan ini, terdapat pemotivasian, pelaksanaan pekerjaan, pemberian perintah, dan sebagainya. Intinya bagaimana menyuruh orang untuk bekerja secara efektif.

Pengendalian

Pengendalian berarti pengamatan atas tindakan dan perbandingannya dengan rencana dan perbaikan atas setiap penyimpangan yang mungkin terjadi. Pada saat-saat tertentu juga diadakan penyusunan kembali rencana-rencana dan penyesuaiannya terhadap penyimpangan yang tidak dapat diubah.

Pengadaan tenaga kerja

Pengadaan tenaga kerja adalah fungsi operasional pertama dari manajemen sumber daya manusia, yaitu berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam pengadaan tenaga kerja adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi dan penempatan.

Pengembangan

Pengembangan sumber daya manusia merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat. Pengembangan sumber daya manusia ini diperlukan karena adanya perubahan-perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, dan tugas manajemen yang semakin rumit.

Kompensasi

Kompensasi dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada sumber daya manusia atas sumbangan mereka kepada pencapaian tujuan organisasi. Kompensasi ini berkaitan erat dengan pokok-pokok seperti evaluasi pekerjaan, kebijakan pengupahan, sistem pengupahan, dan lain sebagainya.

Integrasi

Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan, masyarakat dan organisasi. Adanya tumpang tindih kepentingan yang cukup berarti antara perorangan, masyarakat dan organisasi, menyebabkan perlukan mempertimbangkan perasaan, dan sikap personalia dalam menerapkan asas-asas dan kebijakan organisasi.

Pemeliharaan

Fungsi pemeliharaan ini terkait dengan bagaimana usaha untuk mengabadikan keadaan baik yang sudah tercipta. Memiliki angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan kemampuan untuk bekerja perlu di pelihara dengan baik.

Pemisahan (separation)

Pemisahan merupakan fungsi terakhir dari manajemen sumber daya manusia. Hal ini berkaitan dengan memutuskan hubungan kerja dengan sumber daya manusia yang ada, dan mengembalikannya kepada masyarakat. Pemutusan hubungan kerja ini bisa terjadi karena pensiun, pemberhentian sementara, penempatan luar, meninggal dunia, dan pemecatan.

C. Analisis Pekerjaan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

1. Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan terdiri atas dua kata, analisis dan pekerjaan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan pekerjaan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127)

Analisis pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan, (1) aktivitas pekerjaan, (2) perilaku manusia, (3) mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan, (4) standar prestasi, (5) konteks pekerjaan, dan (6) persyaratan manusia.

2. Tujuan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan. Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu, (1) memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat, (2) memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja, (3) menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

Sedangkan menurut Flippo (1994), hasil-hasil dari analisis pekerjaan, seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut, (1) pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan, (2) pelatihan, (3) evaluasi pekerjaan, (4) penilaian prestasi, (5) pengembangan karir, (6) organisasi, (7) perkenalan, (8) penyuluhan, (9) hubungan perburuhanm dan (10) penataan kembali pekerjaan. Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan menunjukkan bahwa hasil proses analisis pekerjaan dipergunakan untuk, membuat rincian kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji (90%), menilai personalia (60%), pemindahan dan promosi (70%), pengorganisasian (50%), orientasi karyawan baru (36%), penyuluhan (25%), dan seterusnya.

3. Metode Analisis Pekerjaan

Pertanyaan berikutnya adalah bagaimana metode yang digunakan dalam menganalisis pekerjaan? Menurut Sastrohadiwiryo (2002), metode yang biasa digunakan dalam analisis pekerjaan adalah metode kuesioner, metode wawancara, metode pencatatan rutin, dan metode observasi,

Metode kuesioner digunakan sebagai alat pengumpul data secara tertulis dibagikan kepada tenaga kerja operasional atau para kepala departemen, untuk mengisi keterangan dan fakta yang diharapkan. Pada umumnya kuesinoer memuat (1) pertanyaan mengenai pekerjaan yang dilakukan, (2) tanggung jawab yang diberikan, (3) kecakapan, keahlian, atau pelatihan yang diperlukan, (4) kondisi yang diharapkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, dan (5) figur atau jenis yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut.

Metode wawancara dilakukan denga tenaga kerja operasional atau dengan kepala departemen mereka, dan dapat juga dengan kedua-duanya. Di samping itu, para penyelia sering ditugaskan untuk memperoleh data analisis pekerjaan. Keuntungan dari metode ini adalah penyajian keterangan dan fakta dari pihak pertama. Namun metode ini sangat membutuhkan waktu yang cukup lama.

Metode selanjutnya yang dapat digunakan dalam analisis data yaitu metode pencatatan rutin. Dalam metode ini, tenaga kerja diperintahkan mencatat hal yang dikerjakan tiap hari secara rutin, alokasi yang dibutuhkan, saat dimulai dan saat akhir tiap-tiap tugas itu dilakukan. Alokasi waktu yang lama, dan pengerjaan yang cermat dan rutin merupakan kelemahan dari metode ini.

Metode observasi pada umumnya dilakukan oleh job analyst yang sebelumnya memperoleh pelatihan dan upgrading secara khusus. Metode observasi biasanya tidak dilakukan bersamaan dengan metode wawancara job analyst mengadakan observasi terhadap masing-masing pekerjaan dan mengadakan wawancara dengan tenaga operasional serta kepala departemen mereka.

BAB III 

PENUTUP 

A. Kesimpulan

Dari pembahasan bab-bab sebelumnya, dapat diambil beberapa kesimpulkan sebagai berikut.

Manajemen sumber daya manusia adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan terhadap sumber daya manusia dalam organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Fungsi-fungsi manajemen yang diterapkan dalam manajemen sumber daya manusia terdiri dari, (1) perencanaan (planning), (2) pengorganisasian (organizing), (3) pengarahan (directing), dan (4) pengendalian (controlling). Adapun fungsi-fungsi operasional yang dijalankan oleh manajemen sumber daya manusia yaitu, (1) pengadaan tenaga kerja (procurement), (2) pengembangan (development), (3) kompensasi, (4) integrasi, (5) pemeliharaan (maintenance), dan (6) pemutusan hubungan kerja (separation).

Salah satu kegiatan penting yang dilakukan dalam manajemen sumber daya manusia khususnya dalam fungsi perencanaan yaitu analisis pekerjaan. Dengan menganalisis suatu pekerjaan, akan diketahui tugas-tugas apa yang akan dilakukan dalam pekerjaan itu, apa kompetensi-kompetensi yang harus dikuasai oleh sumber daya manusia yang akan menduduki posisi itu.

B. Saran

Dalam makalah ini penulis menyarankan agar manajemen sumber daya manusia hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi. Perkembangan psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi manajer sumber daya manusia, dalam rangka melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia dalam organisasi.



Daftar Pustaka

Dessler, Gary. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks.

Flippo, Edwin B. 1994. Manajemen Personalia: Edisi Keenam, Jilid 1. Jakarta: Erlangga.

Marwansyah. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua. Bandung: Alfabeta.

Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia: Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara.

Siagian, Sondang P. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Usman, Husaini. 2009. Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara.

Tata Kerja,Prosedur Kerja dan Sistem Kerja

A. Pengertian
-Tata kerja : cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan,peralatan,fasilitas,tenaga kerja,waktu,ruang dan biaya yang tersedia.
-Prosedur kerja : rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.
-Sistem kerja: suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kegiatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

B. Manfaat
1.sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan,sasaran,progran kerja,fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
2.dapat dialkukan standarisasi dan pengendalian kerja
3.bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun smeua ;pihak yang berkepentingan.

C. Asas-asas penyesuaian tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
1. dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis dituangakan dalam bentuk manual/pedoman kerja pelaksanaannya.
2. dikomunikasikan/diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas/pihak yang bersangkutan.
3. selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
4. mendorong pelaksanaan kerja secara efesien.
5. secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu dievaluasi dan disesuaikan dengan keadaan.

D. Pengaruh pokok di bidang Tata kerja, Prosedur kerja dan Sistem kerja dalam organisasi
1. setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi,integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan instansi
2. setiap pimpinan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasi bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksana tugas bawahannya.
3. setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat waktu.
4. skema pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna pengambilan laporan.
5. dalam menyampaikan satu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yg secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

E. Prinsip-prinsip dan Teknik Penyesuaian
1. disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan,fasilitas,peralatan,material,biaya dan waktu yang tersedia.
2. mempersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok,organisasi,skema organisasi,klasifikasi jabatan dan analisis jabatan.
3. tentukan satu bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya
4. daftar secara rici tentang pekerjaan yang harus dialkukan brkut lamanya waktu diperlukan
5. adanya hubungan untuk menetapkan satu tujuan
6. perlunya pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tenaga kerja yang dibutuhkan
7. perli ditetapkan kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang dibutuhkan
8. disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibel
9. disesuaikan dengan perkembangan teknologi
10. gunakan simbol dan skema bagan prosedur yang tepat
11. gubakan buku pedoman yang baku.

Perencanaan Kerja

perencanaan adalah proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
perencanaan ialah aktivitas-aktivitas pengumpulan data dan informasi beserta pemikiran untuk menentukkan hal yang akan dicapai.

unsur-unsur perencanaan :
1. pemikiran rasional dan operasional
2. fakta atau estimate (pemikiran yang mendekati)
3. (preparasi) sebagai persiapan
4. untuk keperluan tindakan selanjtnya

tujuan perencanaan:
1. memebrikan pengarahan baik untuk manajer ataupun non-manajerial
2. mengurangi ketidakpastian
3. meminimalisir pemborosan
4. menetapkan tujuan dan standar yg digunakan dlm fungsi selanjtnya
(stephen robbins and marry coolter)

Proses perencanaan :
1.menyusun rencana
  -meninnjau keadaan
  -memperkirakan keadaan waktu yang akan dilalui (forcasting)
  -mengidentifikasi/mempelajari ciri-ciri kebijaksanaan atau usaha-usaha yg perlu dilakukan bagi rencana
  -menyusun pengesahan rencana
2.menyusun program kerja
3.pelaksanaan kerja
4.pengawasan terhadap pelaksanaan rencana
  -mengusahakan agar pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan apa yang sudah direncanakan
  -untuk melihat adanya deviasi (penyimpangan) dalam pelaksanaan evaluasi terhadap proses perencanaan.

PENGGUNAAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM

 A.            ORGANISASI BISNIS

Sistem informasi manajemen dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan, sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer perusahaan pada tingkat strategis, dan lima sistem (sistem informasi pemasaran, sistem informasi manufaktur, sistem informasi keuangan, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi sumber daya informasi) menunjukan kebutuhan-kebutuhan informasi yang unik dari berbagai area bisnis.

Sistem informasi dihubungkan pada organisasi fisik, yaitu suatu cara di mana sumber daya fisik (manusia, material, mesin dan uang ) di tempatkan pada berbagai area fisik perusahaan. Inovasi teknologi informasi memungkinkan beberapa aktivitas perusahaan di lakukan tanpa kendala fisik. Struktur organisasi dinamakan organisasi maya dan ini diawali dari otomatisasi kantor dan konsep kantor maya.

B.             OTOMATISASI KANTOR (OFFICE AUTOMATION)

Otomatisasi kantor meliputi semua sistem elektronik formal dan nonformal dengan terutama yang berhubungan dengan mengomunikasikan informasi ke  dan dari orang di dalam perusahaan.

Salah satu kelebihan otomatisasi kantor adalah kemampuannya menyediakan media komunikasi yang menghubungkan antara orang di dalam perusahaan dan luar perusahaan. Metode ini menunjukan aplikasi berbasis komputer di hubungkan dengan database yang berisi informasi berasal dalam dan lingkungan perusahaan.

·         Kantor Maya

Konsep kantor maya ini dimulai dari telecommuniting (bekerja di rumah dan tetap berhubungan dengan kantor melalui alat komunikasi elektronik) dan diperbaharui untuk mencapai standar fasilitas kantor yang di namakan hoteling.

Kantor maya mengatasi kendala fisik yang berhubungan dengan tempat kerja, dank arena itu memiliki beberapa keunggulan, di antaranya :

Ø  Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian besar pegawai bekerja di tempat lain sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

Ø  Pengurangan biaya peralatan.Perusahaan tidak perlu menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai.

Ø  Pengurangan jadwal libur. Bila ada hambatan seperti bencana alam yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan tetap di lanjutkan.

Ø  Kontribusi sosial. Kantor maya mrmungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Dengan adanya kantor maya perusahaan dapat menujukan tanggung jawab sosialnya.

Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, maka perusahaan tersebut harus menyadari bahwa strategi kantor maya dapat memiliki  dampak-dampak negatif, seperti :

Ø  Moral Rendah. Sejumlah faktor dapat menimbulkan rendahnya moral pegawai. Salah satunya adalah tidak adanya timbal balik positif yang biasa didapatkan dari tatap muka dan interaksi antara teman dan atasan.

Ø  Kekhawatiran terhadap resiko keamanan. Keamanan data dan informasi mungkin lebih sulit dikendalikan dalam lingkungan kantor maya.

·         Telecommuting

Istilah telecommuting di gunakan karena kelihatannya istilah ini lebih tepat di gunakan untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “pulang-pergi” (commute) ke tempat kerja secara electronik.

Kelebihan telecommuting bagi pegawai antara lain adalah :

Ø  Fasilitas ini dapat memberikan fleksibilitas dalam mengatur jadwal pekerjaan mereka, sehingga pekerjaan-pekerjaan pribadi dapat dilakukan juga.

Ø  Kebebasan dalam mengatur jadwal

Ø  Pemberian perhatian lebih besar pada kebutuhan komunikasi para telecommuter dari perusahaan.

Walaupun memiliki sejumlah kelebihan, tetapi telecommuting juga mempunyai beberapa kelemahan-kelemahan, diantaranya :

Ø  Telecommuting dapat membangun ‘rasa tidak memiliki’ terhadap perusahaan.

Ø  Kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau turunnya karier.

Ø  Pegawai dapat memiliki perasaan tidak di butuhkan

Ø  Semakin meningkatnya tekanan dalam keluarga

Ø  Telecommuting menyebabkan pembagian tanggung jawab rumah dan kantor menjadi bias.

   Walaupun telecommuting merangsang terbentuknya kantor maya, tetapi tampaknya hanya memiliki peranan kecil saja.

·    Hoteling

Konsep hoteling adalah perusahaan menyediakan fasilitas sentral yang dapat di pakai bersama-sama oleh pegawai karena kebutuhan akan ruang kantor dan sarana penunjang kantor lainnya terus meningkat.

Supaya visi dapat tercapai, fasilitas kantor pusat harus ditangani oleh staf yang sesuai dan mampu menyediakan teknologi yang diperlukan. Petunjuk pokok untuk mencapai hoteling meliputi :

Ø  Rancangan ruangan sesuai dengan kebutuhan – kebutuhan fungsional

Ø  Buat kantor dengan ukuran yang sesuai

Ø  Sediakan ruang penyimpanan terpusat

Ø  Kurangi jumlah ruangan kantor yang tertutup

Ø  Hilangkan peruntukan khusus ruang kantor bagi pegawai.

          Manfaat hoteling adalah meningkatkan efektifitas penggunaan ruangan dan sumber daya serta meningkatkan fokus pada apa saja yang di perlukan untuk mendukung aktivitas pegawai.

          Resikonya termasuk kehilangan bonus bagi pegawai yang jarang ke kantor, kehilangan perasaan kebersamaan, dan berpotensi mempunyai dampak negatif terhadap budaya perusahaan.

C.             ORGANISASI MAYA (VIRTUAL ORGANIZATION)

Keberhasilan kantor maya telah melahirkan visi baru yang melihat kemungkinan konsep kantor maya diterapkan di perusahaan secara menyeluruh, membentuk sesuatu yang di sebut organisasi maya. Dalam organisasi maya, perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga tidak terikat pada lokasi fisik.

·         Dampak sosial organisasi maya

Walaupun kantor maya dan organisasi maya telah diidentifikasi sebagai strategi bisnis, konsep ini mempunyai implikasi terhadap kehidupan sosial.

Industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberi menghasilkan produk-produk dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan. Hasil- hasil produk tersebut di sebut Three I Economy.

D.            ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI

Penggunaan istilah pelayanan informasi untuk menggambarkan unit perusahaan yang mempunyai tanggung jawab utama terhadap sumber daya informasi.

·         Sumber daya informasi

Sebagian besar sumber daya berada di lokasi pelayanan informasidan menjadi tanggung jawab chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang berada di lokasi pengguna menjadi tanggung jawab manajer di area pengguna yang bersangkutan.

·         Ahli informasi

Istilah ahli informasi di gunakan untu menggambarkan pegawai yang bertanggung jawab penuh dan berkontribusi dalam menyediakan sumber daya informasi yang di perlukan perusahaan. Berikut ini adalah profesi-profesi yang mengawali ahli informasi :

Ø  Analisis Sistem, adalah ahli informasi yang bekerja bersama pengguna untuk membangun sistem baru atau meningkatkan kemampuan sistem yang telah ada. Analisis sistem memiliki keahlian dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumen tertulis untuk menerangkan bagaimana komputer akan membantu dalam menyelesaikan masalah tersebut.

Ø  Adminisator Database, adalah ahli informasi yang bertanggung jawab terhadap database. Tugas adminisator di bagi menjadi empat area utama yaitu : perencanaan, implementasi, operasional, dan sekuriti.

Ø  Webmaster, bertanggung jawab terhadap isi dan tampilan dari situs web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan ahli jaringan untuk memastikan bahwa jaingan komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan dan rekan bisnis selalu terbuka. Salah satu tugas penting dari Webmaster adalah menelusuri orang yang berkunjung ke halaman web perusahaan. Statistik ini dapat memberikan informasi yang penting tentang efektifitas situs web.

Ø  Ahli jaringan, bekerja sama dengan analis sistem dan pengguna dalam membangun jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya informasi yang tersebar luas. Ahli jaringan mengombinasikan keahlian dari bidang komputer dan telekomunikasi. Pemeliharaan network memerluan aplikasi berbasis web, memiliki tingkat kesulitan yang khusus, karena sebagian besar komunikasi berlangsung di luar perusahaan.

Ø  Progamer, menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sitem untuk mengkode program – program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang diperlukan oleh pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi analis sitem dan programer yang menghasilkan posisi analis programer.

Ø  Operator, menjalankan peralatan omputre berukuran besar yang biasanya di tempatkan ruangan khusus untuk fasilitas komputer skala besar dalam lingkungan perusahaan. Operator mengawasi konsol, mengganti kertas printer, menangani pengaturan kumpulan tape serta penyimpanan disket dan melakukan pekerjaan sejenis lainnya.

Para ahli tersebut juga bertanggung jawab untuk memelihara sistem setelah sistem tersebut diimplementasikan.

·         Struktur organisasi pelayanan informasi

Ahli informasi dalam pelayanan informasi dapat dikelompokkan dalam berbagai cara. Pertama kali unit organisasi dipusatkan di perusahaan, dalam pelaksanaannya semua sumber daya informasi berada dalam unit tekhnologi informasi. Struktur organisasi bersifat operasional tersentralisasi. Strukur organisasi ini digabungkan dalam siklus hidup sistem. Unit – unit operasional, database, administrasi, dan network memberikan kontribusi dalam mengembangkan serta memelihara sistem. 

·         Inovasi sturktur organisasi

Struktur organisasi perusahaan ada dua, yaitu sentralisasi dan desentralisasi, yang keduanya terbukti mempunyai kelebihan masing – masimg. Struktur desentralisasi dapat dicapai dengan memberikan kewenangan terhadap unit sistem informasi perusahaan untuk membuat keputusan yang bersangkutan dengan infrastruktur tekhnologi informasi, dan memberikan kewenangan kepada area bisnis untuk membuat keputusan mengenai strategi penggunaan tekhnologi informasi di areanya masing – masing. Struktur ini dihadapkan pada beberapa kesulitan karena dua alasan, yaitu pertama tekhnologi informasi saat ini memegang pernana lebih penting dalam perusahaan dibandingkan beberapa tahun sebelumnya; dan yang kedua, cepatnya perubahan tekhnologi mengharuskan struktur organisasi memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan informasi dan keterampilan dibidang informasi baik dari pihak pengguna maupun dari pihak pengembang sistem.

Dalam merespon kebutuhan ini teridentifikasi tiga struktur inovatif :

Ø Model Partner. Landasan untuk model partner adalah ide yang mengemukakan bahwa tekhnologi informasi bekerja dengan area bisnis dalam pengguanaan tekhnologi infirmasi untuk mencapai inovasi – inovasi bisnis. Struktur tersebut menggambarkan unit tekhnologi informasi bertanggung jawab dalam inovasi nilai, perencanaan strategis, pengelolaan infrasturktur, pengelolaan keuangan, pengelolaan sumber daya manusia, dan ketersediaan pelayanan.

Ø Model Platform. Model ini mengasumsikan bahwa tekhnologi informasi tidak akan berinisiatif secara aktif untuk memulai inovasi bisnis, tetapi akan menyediakan jaringan sehingga inovasi dapat dilakuan oleh area bisnis.

Ø Model Terskala. Beberapa perusahaan, khususnya beroperasi secara berulang – ulang, perlu secara cepat menyesuaikan tingkat sumber daya informasi mereka untuk merspon kondisi pasar. Sumber daya harus cepat didapatkan ketika mendapatkan kesempatan merebut pasar dan harus cepat disimpan ketika kondisi pasar tidak memungkinkan untuk mempertahankan biaya untuk tetap minimum.

Masing – masing model inovatif bergabung dengan tiga jaringan komunikasi. Visioning network memungkinkan CIO bekerja bersama manajemen puncak untuk membuat perencanaan strategi sumber daya informasi. Jaringan inovasi digunakan oleh CIO untuk berhubungan dengan area – area bisnis sehingga aplikasi inovatif dapat dikembangkan untuk area tersebut. Sourcing Network dimanfaatkan sebagai interface dengan vendor dengan tujuan untuk mendapatkan sumber daya informasi.

Ketiga model tersebut menunjukkan bahwa fungsi tekhnologi informasi bukan merupakan unit yang berdiri sendiri, yang mampu mengakomodasi semua sumber daya informasi dan memberikan semua sistem informasi pada pengguna. Untuk memperolah fungsinya tekhnologi informasi memerlukan :

1.      Interface tekhnologi informasi dengan pengguna dan vendor

2.      Dan tanggung jawab untuk fungsi – fungsi tertentu dilimpahkan.

E.                  END-USER COMPUTING

End-user computing ( EUC ) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pengguna. End-user computing berkembang karena adanya empat pengaruh utama, yaitu :

Ø Meningkatnya pengetahuan tentang komputer

Ø Masalah penumpukan dalam pelayanan informasi

Ø Penurunan harga perangkat keras

Ø Perangkat lunak prewritten

Para pengguna tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem, tetapi mereka harus turut berpartisipasi dalam pemngembangan sistem. Dalam banyak kasus, pengguna akan bergabung dengan para ahli informasi dan bekerja sama mengembangkan sistem. Karena itu, konsep end-user computing tidak berarti bahwa para ahli informasi tidak dibutuhkan lagi. Sebaliknya, ini berarti bahwa para ahli akan lebih banyak melasanakan peran konsultasi daripada sebelumnya.

Pengguna sistem informasi perusahaan merupaan sumber daya informasi penting yang dapat memberikan kontribusi nyata untuk mencapai tujuan strategis dan mencapai keuntungan kompetitif.

End-user computing memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama, yaitu :

Ø Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan, pemindahan beban kerja pengembangan sistem ke area pengguna membuat para ahli dapat lebih berkonsentrasi pada sistem organisasi yang lebih luas dan lebih kompleks, sehingga dapat bekerja lebih baik pada area – area tesebut

Ø Mengurangi kesenjangan komunikasi. Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para ahli informasi telah mengganggu pengembangan sistem sejak awal adanya penggunaan komputer. Pada saat pengguna mampu mengembangkan aplikasi mereka sendiri maka tidak ada lagi kesenjangan komunikasi.

Kedua manfaat ini menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik daripada jika ahli informasi berusaha mengejakan sebagian besar pekerjaan itu sendiri.

Disamping memberikan manfaat – manfaat, jika end-user computing mengembangkan sistem mereka sendiri, perusahaan dihadapkan pada sejumlah resiko, yaitu :

Ø  Lemahnya penerapan sistem.End-user mungkin menggunakan dan menerapkan aplikasi komputer dengan beberapa cara yang berlainan, seperti cara manual.

Ø  Lemahnya perancangan dan dokumentasi sistem. Walaupun end-user mungkin mempunyai kemampuan tekhnis yang tinggi, biasanya tidak mampu menyamai professionalisme dari ahli informasi ketika mereka merancang sistem. End-user cenderung mengabaikan pentingnya dokumentasi dalam perancangan sistem, padahal dokumentasi ini diperlukan untuk memelihara sistem.

Ø  Tidak efisien dalam penggunaan simber daya informasi. Bila tidak ada pengendalian terpusat terhadap perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan akan mendapatkan perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak sesuai dengan kebutuhannya.

Ø  Hilangnya integritas data. End-user mungkin kurang berhati – hati sehingga salah dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan.

Ø  Hilangya keamanan. Dengan cara yang serupa, end-user mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya. Hal ini mengakibatkan perilaku kriminal komputer dapat mengakses sistem dan membahayakan perusahaan dalam berbagai cara.

Ø  Hilangya pengendalian.End-user mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan dengan rencana yang dibuat perusahaan untuk penggunaan komputer yang mendukung operasional perusahaan.

Karena potensi manfaatnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan end-user computing untuk tumbuh dan berkembang. Untuk mengatasi resiko yang timbul, harus diterapkan sistem pengendalian pelayanan informasi pada area pengguna seperti yang telah dilakukan sebelumnya.

F.PENGETAHUAN DAN KETERAMPILAN MENGEMBANGKAN SISTEM

Pengembangan sistem informasi memerlukan keterampilan dan pengetahuan khusus. Ahli informasi menerapkan keterampilan dan pengetahuannya secara professional dengan jam kerja penuh waktu. Pengguna menerapkan keterampilan dan pengetahuannya dalam menangani sistem informasi hanya sampai tingkat tertentu. 

·         Pengetahuan pengembangan sistem

Jenis pengetahuan yang memungkinan seseorang berkontribusi dalam pengembangan sistem termasuk diantaranya :

Ø  Pemahaman Komputer, adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer untuk menyelesaikan proses pengolahan – pengolahan data yang dibutuhkan.

Ø  Pemahaman Informasi, terdiri dari pemahaman bagaimana menggunakan informasi pada setiap tahapan dalam proses penyelesaian masalah dimana informasi didapatkan dan bagaimana informasi dipakai bersama – sama dengan yang lainnya.

Ø  Dasar-dasar bisnis, adalah topik-topik yang biasanya di masukan dalam kurikulum utama sarjana dan pasca sarjana program bisnis.

Ø  Teori sistem, menggambarkan bagaimana fenomena sebagai stuktur sistem yang normatif.

Ø  Proses pengembangan sistem, terdiri dari langkah-langkah yang harus dilalui dalam membangun sistem informasi.

Ø  Pemodelan sistem, terdiri dari berbagai cara untuk mendokumentasikan sistem.

·         Keterampilan pengembangan sistem.

Keterampilan pengembangan meliputi komunikasi, kemampuan analitik, kreativitas, dan kepemimpinan.

Ø  Keterampilan komunikasi, melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu atau beberapa orang dengan menggunakan ucapan, tulisan atau gambar grafik.

Ø  Kemampuan analitik, adalah kemampuan memahami dan mempelajari situasi untuk menentukan formula yang sesuai dalam merespons atau membuat solusi permasalahan.

Ø  Kreativitas, merupakan pengembangan dari seluruh atau sebagian ide dan solusi baru.

Ø  Kepemimpinan, merupakan kemampuan mengarahkan orang lain untu melakukan tugas.

·         Manajemen pengetahuan

Pengembang dan pengguna sistem informasi yaitmerupakan penyedia sumber daya informasi. Hal ini menjadikan pengetahuan mengenai orang – orang yang terlibat dalam organisasi perusahaan merupakan sumber daya yang berharga dan harus dikelola dengan baik. Pengetahuan ini berhubungan dengan proses perusahaan, tekhnologi, manajemen, dan interaksi dengan elemen lingkungannya. Perusahaan memulai proyek membangun sistem manajemen pengetahuan untuk mencapai keuntungan kompetitif.

Sejak awal pengetahuan manajemen, perusahaan dihadapkan kepada beberapa isu utama sehingga perusahaan berusaha membentuk strategi yang ditujukan untuk mengatasi masalah tersebut. Isu tersebut di kategorikan dalam empat kelompok  yaitu : manajemen strategis/esekutif, biaya , manfaat serta resiko, manajemen operasional, dan standar.

Ada beberapa tantangan yang harus di hadapi oleh perusahaan yang sedang menhembangkan sistem pengeyahuan manajemen, di antaranya sebagai berikut :

Ø Manajemen strategik/eksekutif, manajemen senior harus mengikutsertakan pengetahuan manajemen dalam perencanaan strategik. Pengetahuan manajemen merupakan sebuah usaha terus menerus dalam iklim organisasi yang mendorong perlunya berbagai informasi. Pengetahuan manajemen harus manjadi landasan untuk peningkatan kreativitas dan inovasi dalam perusahaan.

Ø Biaya keuntungan, resiko, biaya pengetahuan manajemen harus di evaluasi dari sisi tingkat pengembalian yang dapat di ukur terhadap perusahaan agar dapat mempertahankan kekayaan intelektual perusahaan. Manajemen harus mengidentifikasi tingkat investasi yang tepa dalam pengetahuan manajemen.

Ø Manajemen operasional, arsitektur sistem pengetahuan manajemen harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ø Standar, standar tekhnis untuk data pengetahuan manajemen harus di tetapkan.

Nortel network melaksanakan proyek pengetahuan manajemennya dengan cara membuat transmisi dari technology-focus company pada seseorang/ konsumen/calon konsumen.Proyek meliputi pengembangan dari sistem newdevelopment product (NDP)yang memungkinkan Nortel untuk :

1.       Meningkatkan asset pengetahuan NDP.

2.      meningkatkan pengambilan keputusan NDP.

3.      memfasilitasi pertukaran pembelajaran dan pengetahuan.

   G.                 TANTANGAN DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI GLOBAL

Perusahaan multinasional adalah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, bangsa, dan tersebar secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan, kebijakan, dan prosedur tersendiri.

Sistem informasi global adalah istilah yang di kenal untuk menggambarkan sistem yang digunakan oleh perusahaan multinasional. Berikut ini adalah beberapa kendala yang akan di hadapi dan harus di tangani oleh pengembangan sistem informasi global.

·         Kendala politis, karena infrastruktur telekomunikasi, termasuk jaringan telepon, biasanya di miliki dan di operasikan oleh pemerintah bukan oleh perusahaan swasta, hal ini merupakan kendala yang efektif bagi operasional perusahaan-perusahaan asing.

·         Kendala budaya dan komunikasi,tingkat interaksi tekhnologi dapat berbeda-beda dalam setiap budaya. Bila perusahaan memutuskan untuk mendirikan sistem informasi global, maka harus di sertai kesanggupan untuk mengadaptasikan sistem tersebut terhadap berbagai kebutuhan masyarakat global yang berbeda-beda.

·         Pembatasan pembelian dan impor perangat keras. Kebijakan ini dapat mempengaruhi kemampuan interoperasional sistem perangkat keras dan perangkat lunak karena di produksi secara tidak standar.

·         Pembatasan pengolahan data. Kebijakan nasional suatu Negara mungkin mengharuskan data di proses di dalam negri dari pada di kirimkan ke luar negri dan di proses di tempat lain.

·         Pembatasan komunikasi data. Pembatasan komunikasi data yang paling umum adalah pembatasan terhadap arus data lintas – batas, adalah perpindahan data yang dapat di baca mesin melintasi perbatasan Negara.

·         Permasalahan tekhnologi. Dengan kualitas transmisi yang buruk, sirkuit telekomunikasi hanya dapat mengirim data dengan kecepatan rendah , perangkat lunak juga dapat menjadi masalah.

·         Kurangnya dukungan dari manajer anak perusahaan. Sebagian yakin bahwa para manajer dapat menjalankan anak perusahaan tersebut tanpa bantuan, dan menganggap standar baru sebagai hal yang tidak perlu.

H.          PELETAKAN AHLI INFORMASI DAN PENGGUNA SISTEM DALAM PERSPEKTIF.

Elemen manusia akan selalu menjadi komponen penting dalam pengembangan penggunaan sistem informasi. Pengembangan sistem pada awalnya di lakukan semuanya oleh ahli informasi, tetapi kemudian pengguna memainkan peranan yang semakin meningkat. Dapat di katakana secara ekstrem pengguna dapat melakukan semua pekerjaan pengembang sistem.

Bentuk organisasi perusahaan juga tida selalu bersifat fisik yang mengharskan pekerja serta pekerjaannya ada di satu lokasi fisik tertentu. Jaringan komunikasi secara elektronik memungkinkan perusahaan membentuk organisasi maya, di mana pekerjaan dapat di lakukan di mana saja secara maya.