Friday, May 25, 2012

pengertian dan fungsi surat

pengertian
menurut bratawidjaja, Thomas Wiyasa (1995), surat adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain.
fungsi surat :

  • bukti tertulis yang autentik
  • alat pengingat bila sewaktu-waktu diperlukan
  • dokumentasi historis
  • pedoman atau dasar bertindak
bentuk/model surat :

  1. full block style (bentuk lurus penuh)
  2. block style (bentuk lurus)
  3. semi block style (bentuk setengah lurus)
  4. indented style (bentuk lekuk)
  5. hanging paraghrap style (bentuk alinea menggantung)
  6. official style (resmi indonesia lama)
  7. new official style (resmi indonesia baru)
bagian - bagian surat :
menurut bratawidjaja, thomas wiyasa (1995) surat yang baik harus memperlihatkan cara penulisan bagian-bagiannya, karena setiap bagian surat memiliki fungsi.

  • kepala surat (kop surat), memudahkan dalam mengetahui nama dan alamat atau keterangan lain mengenai badan/organisasi atau instansi yang membuat/mengirim surat.
  • nomor surat, memudahkan dalam penyimpanan dan pengarsipan,memudahkan dalam komunikasi surat-menyurat,memudaahkan dalam pencarian bila diperlukan,mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan. contoh : Nomor : 001/GM/DIR/IV/2003
  • tanggal surat, memudahkan dalam mengetahui kapan surat dibuat/diterbitkan. tanggal,bulan dan tahun ditulis Lengkap tidak boleh disingkat.
  • lampiran, surat yang disertai brosur,kuitansi,faktur dll.
  • hal atau perihal, mengetahui isi surat secara umum. Contoh : Hal : rapat pimpinan
  • alamat surat, alat petunjuk bagi penerima, memudahkan petugas kearsipan yang menggunakan alphabetic system. contoh : Yth. Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia
  • salam pembuka,sebagai tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan.
  • isi surat,terdiri atas alinea pembuka,isi dan penutup.
  • salam penutup, menunjukan rasa hormat dan keakraban penulis kepada pembaca surat
  • nama perusahaan/organisasi
  • nama terang dan tanda tangan
  • tembusan (c.c= carbon copy) atau tindasan surat dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat bersangkutan.
  • inisial atau singkatan nama
                                                 

No comments:

Post a Comment