Makalah Sistem Informsi Perkantoran dan Pemanfaatan Teknologi

SISTEM INFORMASI PERKANTORAN

DAN

PEMANFAATAN TEKNOLOGI

Disusun oleh :

DISUSUN OLEH :

RESTI AULIA RAHMI    20110010

tahapan sistem informasi perkantoran

1.tahap pertama,menggunakan sistem informasi mulut ke mulut (word of mouth information system),hanya menggunakan warkat.

2.tahap kedua,menggunakan sistem informasi yang dilakukan secara manual dalam bentuk tulisan (paper-pencil information system),penggunaan alat mekanik seperti mesin tik dan mesin hitung.

3.tahap ketiga, pada tahap ini sistem informasi dengan sistem informasi berbasis komputer (Computer-bassed information system,CBIS)

karakteristik kualitas informasi, informasi yang berguna manakala : lengkap,akurat,tepat waktu,relevan.

informasi yang berguna yakni yang ditandai oleh :

Quality,Timeliness,Completeness menurut thomson.Sistem adalah kumpulan elemen yang terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut untuk mencapai suatu tujuan”.

            Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan menyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi informasi sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi  perkantoran, pengiriman surat  maupun tata laksana arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yabg positifd maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor yang mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail., kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi faximile (facsimile transmission), dan juga desktop publishing.

            Informasi merupakan obyek atau data apapun yang bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai. Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general. informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual.Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan perkembangan ilmut teknologi informasi.

            Menurut Hershner Cross sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan, pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan.

            Haynes dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi pengertian management information dalam 3 kategori yang berikut:

a.       Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang     strategis).

b.       Management control information (informasi untuk control oleh pimpinan).

c.       Operational information (informasi pengerjaan).

            Salah satu perkembangan dalam bidang informasi perkantoran adalah dengan banyaknya sistem kerja kantor yang menggunakan teknologi pemrosesan data ataupun sistem jaringan untuk publikasi informasi.

            Kini secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sisteminformasi manajemen perkantoran meliputi 4 unsur pokok berikut :

1.      Sumber daya       : berupa data yang kemudian menjadi informasi

2.      Hampiran            : kerangka sistem

3.      Aktivitas               : pengolahan

4.      Perlengkapan      : berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.

            Demikianlah, berdasarkan hampiran sistem yang meninjau sesuatu hal sebagai satu kebulatan yang terdiri dari unsur-unsur yang saling bersangkutan/berkaitan mempengaruhi untuk mencapai tujuan tertentu dapatlah ke-empat unsur sistem informasi manajemen berikut pertautannya digambarkan menjadi bagan yang berikut :

(1)                       (a)                                   (c) (2)                             (b)                                            (4)                                                   (E)                                                                         (d)                                   (f)                                                                                         (3)

            Sumber daya

Kete-rangan

Kerangka sistem

otomasi

 

Hampiran                                                                                               perlengkapan

Pengo-lahan

 

            Aktivitas

Keempat unsur masing-masing saling bertautan sehingga menimbulkan unsur-unsur sebagai berikut :

(1) Data/informasi dengan (2) Kerangka sistem melahirkan : (a) Sistem informasi (information system)

(1) Data/informasi dengan (3) Aktivitas pengolahan melahirkan : (b) Pengolahan data (data processing)

(1) Data/informasi dengan (4) Peralatan otomasi melahirkan : (c) Otomasi perkantoran (office automation)

(2) Kerangka sistem dengan (3) aktifitas pengolahan melahirkan : (d) Sistem pengolahan data (data processing system)

(2) Kerangka sistem dengan (4) Peralatan otomasi melahirkan : (e) sistem komputer (computer system)

(3) Aktivitas pengolahan dengan (4) Peralatan otomatisasi melahirkan : (f) Pengolahan data secara elektonik (elektronic data processing, disingkat EDP).

Keempat unsur pokok (1) sampai (4) bersama-sama ke-enam unsur gabungan (a) sampai (f) sebagai suatu kebulatan membentuk sebuah sistem informasi manajemen yang dapat dijalankan dalam sesuatu organisasi untuk mendukung tercapainya tujuan yang ditentukan.

PEMANFAATAN TEKNOLOGI

            Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan di bidang perkantoran menjadi lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya dibidang elektronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas – tugas perkantoran.

            Pengaruh teknologi modern, menunjukan dan memungkinkan pemakaian mesin – mesin secara otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan bidang teknologi adalah dimungkin-kannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat.

            Dengan semakin banyaknnya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efesien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronik.

Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to-dat.

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

            1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan- persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.

Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.

Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.

Proses dan pengiriman informasi akan semakincepat.

Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.

Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.

Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

            2. Implikasi terhadap karyawan kantor

            a. Keuntungan:

Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.

Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .

Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

Lebih sedikit pekerjaan

            b. Kerugian:

Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.

Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer , dan sebagainya.

Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

Implikasi terhadap pemberi kerja.

Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.

Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah ;

Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

Harga teknologi baru ini relatif murah.

Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .

Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.

Produktivitas meningkat secara cepat.

Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.

Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

                                                Otomatisasi Kantor ( OA )

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Definisi OA

Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

 Pengguna OA

OA diguankan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 (empat) katagori pemakai manajer, profesional, sekretaris dan pegawai administratif.

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

·         The Liang Gie,2000, Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:Liberty