Karangan Ilmiah Perkantoran

KARANGAN ILMIAH

Surat – menyurat dalam Perkantoran 

Disusun oleh

Resti Aulia Rahmi

Nim : 20110010

HALAMAN PENGESAHAN

Surat – menyurat dalam Perkantoran

Diajukan sebagai salah satu tugas mata kuliah bahasa Indonesia

pada program Diploma III Manajemen Administrasi Perkantoran

Akademi Sekretari dan Manajemen Ariyanti

Bandung

Disususn oleh

Resti Aulia Rahmi

Nim : 20110010

Bandung, Desember 2011

Penulis

ABSTRAK

                Karangan ilmiah ini menyajikan mengenai bagaimana surat – menyurat dalam perkantoran. Karangan ilmiah ini untuk memperoleh data bagaimana bahasa surat yang baik itu. Jenis – jenis surat dan apa fungsi surat – menyurat dalam perkantoran.

                Metode yang dipakai dalam karangan ilmiah ini adalah studi kepustakaan, dengan penelitian ini penulis bisa mengumpulkan data dan informasi dengan sumber seperti buku – buku, dokumen, catatan dan lain – lain.

                Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi atau pesannya ditangkap oleh penerima sesuai dengan yang dimaksdukan oleh pengirim surat. Dalam korespondensi perkantoran, yang dipentingkan adalah informasi yang hendak disampaikan, maka bahasanya harus jelas. Dengan berkembangnya kegiatan bisnis dan pelayanan birokrasi pada zaman sekarang, semakin dirasakan perlunya sumber – sumber yang dapat memberikan pengetahuan mengenai surat – menyurat dalam rangka komunikasi perkantoran.

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Salah satu penyebab utama dalam banyak kegiatan organisasi perkantoran ialah  mengadakan komunikasi. Komunikasi dilakukan untuk menyampaikan maksud diantara orang – orang yang bekerja sama dalam suatu organisasi, mitra kerja dan sebagainya. Singkat kata komunikasi adalah proses penyampaian pesan secara lisan, tertulis, atau melalui media elektronik oleh satu pihak, dan penerima serta tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh pihak lain.

Komunikasi lisan dipergunakan apabila komunikasi itu untuk mengatakan hal – hal yang sudah dibicarakan dan di sepakati sebelumnya. Adapun komunikasi tertulis dipergunakan apabila isi komunikasi tidak penting, isi komunikasi perlu di kerjakan dan ditindaklanjuti, secara lisan memakan waktu lama dan memungkinkan salah tanggap.

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan dari penulisan karangan ilmiah ini adalah :

1.       Untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah bahasa Indonesia

2.       Untuk menambah pengetahuan mengenai Surat – menyurat dalam Perkantoran.

3.       Memberikan gambaran mengenai Surat – menyurat dalam Perkantoran

4.       Mengetahui jenis –jenis surat

1.3 Rumusan Masalah

Penulis akan membahas masalah – masalah yang dihadapi.

Adapun identifikasi masalah tersebut antara lain :

1.       Pengertian Surat

2.       Bagaimana bahasa penggunaan surat yang baik itu ?

3.       Apa saja jenis – jenis surat ?

4.       Apa fungsi surat – menyurat dalam perkantoran ?

ii

SURAT – MENYURAT ADALAM PERKANTORAN

2.1 Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.

Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini,

yaitu :

Ø  Bahasa yang digunakan sesuia dengan etika, estetika, dan logika

Ø  Menarik, padat, dan jelas

Ø  Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat

FORMAT SURAT

Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

Ø  Bentuk lurus penuh ( full block style)

Ø  Bentuk lurus (black style)

Ø  Bentuk setengah lurus (semi block style)

Ø  Bentuk lekuk ( indented style)

Ø  Bentuk paragraf menggantung (hanging paraghrap)

2.2 Bahasa Surat

                Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi atau pesannya ditangkap oleh penerima sesuai dengan yang dimaksud oleh pengirim surat. Oleh sebab itu, bahasa merupakan faktor utama yang harus diperhatikan dengan sungguh – sungguh oleh pembuat surat. Dalam korespondensi perkantoran, yang dipentingkan adalah informasi yang hendak disampaikan, maka bahasanya haruslah jelas (tidak memiliki dua arti), sistematis (teratur), dan padat (singkat, tidak memuat hal yang tidak perlu). Kalimat pembuka, kalimat penutup, dan ungkapan – ungkapan kesopanan tidak diperlukan, namun tidak perlu bertele – tele. Surat yang tidak jelas maksudnya terlalu bertele – tele, itu dapat mengakibatkan penerima surat ragu – ragu atau bahkan keliru menangkap pesan surat tersebut, sehingga si penerima surat akan memberikan tanggapan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.

                Demi kelayakan isi surat, selayaknya kalimat – kalimat di dalam surat dirumuskan dengan tata bahasa dan ejaan yang baku. Di indonesia, pedoman yang dijadikan acuan ialah buku Tata Bahasa Indonesia dan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan yang diterbitkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, sebuah lembaga yang bernaung dibawah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

  

                Demi menjaga hubungan yang baik dan sopan santun, sering kali surat perlu diberi salam pembuka, salam penutup atau ucapan terima kasih. Ungkapan – ungkapan yang bermakna kasar sebaliknya pula dihindarkan. Tentu saja pertimbangan sopan santun jangan sampai mengorbankan kejelasan maksud surat. Artinya, penulis surat perlu memilih kata – kata yang sesopan mungkin, tetapi tetap menjaga agar maksud surat dapat ditangkap oleh penerima surat dengan sejelas mungkin.

2.3 Jenis – jenis surat

1. Jenis surat berdasarkan wujudnya

§  Surat bersampul, yakni lembaran surat yang dimasukan dalam amplop

§  Kartu pos, yakni surat berbentuk sehelai kartu berukuran 15cm x 10cm, sifatnya terbuka dan tidak formal, dan dapat menggunakan hiasan berupa gambar – gambar.

§  Warkat pos, yakni lembaran surat yang dapat dilipat serta berfungsi sebagai amplop, biasanya dipergunakan untuk korespondensi antar negeri karena ringan dan menghemat biaya pos.

§  Memorandum atau Memo ialah dokumen atau komunikasi yang membantu memori dengan rekaman peristiwa atau pengamatan terhadap suatu topik, seperti dapat dipergunakan dalam bisnis kantor.

§  Telegram , yakni surat yang pengirimnya disalurkan melalui mesin telegraf.

2.  Jenis surat berdasarkan cara pengirimnya

§  Surat kilat

§  Surat tercatat

§  Surat elektronik

3.  Jenis surat berdasarkan tujuan penulisan

                Berdasarkan tujuannya, surat dapat berupa :

§  Surat pemberitahuan

§  Surat perintah

§  Surat permohonan

§  Surat peringatan

§  Surat panggilan

§  Surat pengantar

§  Surat keputusan

§  Surat laporan

§  Surat perjanjian

§  Surat penawaran, dan lain sebagainya.

  

4.   Jenis surat berdasarkan sifat isi surat

§  Surat Pribadi adalah surat – surat yang bersifat kekeluargaan, surat – surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan dan sebagainya.

§  Surat Dinas Pribadi, disebut juga surat setengah resmi yakni surat – surat yang dikirim dari seseorang kepada instansi – instansi, perusahaan – perusahaan ataupun jawatan – jawatan.

§  Surat Dinas Swasta, disebut sebagai surat resmi, yakni surat – surat yang dibuat oleh instansi – instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya, langganannya dan atau instansi – instansi yang terkait.

Contoh :

o   Surat undangan rapat untuk para karyawan

o   Surat undangan pertemuan untuk para relasi

§  Surat Niagaadalah surat yang berisi tentang perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para pelanggan.

5.       Jenis surat berdasarkan jumlah penerima surat

§  Surat perorangan, yaitu surat yang dikirim kepada seseorang ataupun organisasi tertentu

§  Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada beberapa pejabat atau beberapa orang tertentu.

§  Surat pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sejumlah orang atau pejabat sekaligus.

6.       Jenis surat berdasarkan segi keamanannya

§  Surat rahasia atau konfidensial

surat – surat atau dokumen mengenai resep – resep produksi.

Dokumen atau surat yang berhubungan dengan keuangan perusahaan

§  Surat sangat rahasia

Surat – surat yang berhubungan dengan strategi perang.

·         Surat – surat yang berhubungan dengan batas – batas negara

·         Surat – surat yang berhubungan dengan alat – alat perang, nuklir, pesawat

§  Surat biasa

7.       Jenis surat berdasarkan kemendesakannya

§  Surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya ditanggapi atau diselesaikan dan atau diketahui si penerima.

§  Surat segera, yakni surat yang isinya harus segera ditanggapi diketahui si pembaca, tetapi tidak perlu waktu dalam sesingkat – singkatnya seperti surat sangat segera.

§  Surat biasa, yakni surat yang isinya tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secara cepat.

2.4 Fungsi surat menyurat dalam perkantoran

                Fungsi surat – menyurat dalam perkantoran yaitu sebagai alat komunikasi tertulis.

1.       Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, surat keputusan,dan sebagainya

2.       Alat pengingat, misalnya surat yang telah diarsipkan

3.       Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.

4.       Pedoman tindakan, misalnya surat keterangan jalan.

5.       Duta atau wakil organisasi, maksudnya surat mencerminkan keadaan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang mengeluarkannya. Surat – surat yang dikirim oleh suatu kantor sering merupakan satu – satunya hubungan kantor yang satu dengan kantor yang lainnya. Karena itu, perlu sekali surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan kesan yang baik dan berwibawa.

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

                Komunikasi tertulis dipergunakan apabila isi komunikasi tidak penting, isi komunikasi perlu di kerjakan dan perlu ditindak lanjuti secara lisan memakan waktu lama dan memungkinkan salah tanggap.

                Dalam perkantoran surat – menyurat masih perlu untuk digunakan. Dalam penyampaiannya perlu memperhatikan bahasa surat dan jenis surat yang dibedakan berdasarkan wujud, cara pengiriman, tujuan penulisan, sifat isi surat, jumlah penerima surat, segi keamanan dan berdasarkan kemendesakannya.

3.2 Saran

                Untk membantu sarana komunikasi surat – menyurat masih dibutuhkan dalam perkantoran. Sebaiknya dalam membuat surat perlu memperhatikan apa yang akan ditulis, jenis surat yang akan ditulis serta memilih bahasa surat Tata Bahasa Indonesia dan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan yang dikeluarkan oleh Pusat Pembinaan.

DAFTAR PUSTAKA

Suparjati dkk.1999.Surat – menyurat dalam perkantoran.Yogyakarta: Kanisius

Cut Rozanna dkk.1995.Surat – menyurat dan komunikasi. Bandung: CV Angkasa

DR Sedarmayanti,M.Pd.2001.Dasar – dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju.