Pembuatan dan Pengendalian Formulir

A. Pengertian Formulir
Formulir adalah sesuatu bentuk cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya harus diisi dengan angka,jawaban/keterangan yang sesuai dengan pertanyaan/instruksi yang ada.

B. Fungsi Formulir
1. mencari suatu keterangan
2. menghimpun data yang sama
3. menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda
4. sebagai alat bukti fisik
5. sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

C. Tujuan dan Manfaat Formulir
1. mengurangi kesibukan mengutip/menyalin keterangan yang sama-sama berulang-ulang.
2. untuk memudahkan keseragaman atau pembakuan kerja
3. untuk mempermudah dalam mengklasifikasikan data
4. untuk mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
5. sebagai alat pemberian instruksi
6. sebagai alat perencanaan
7. sebagai alat pengeawasan dan evaluasi.

D. hal - hal yang pelu dipehatikan dalam membuat formulir
a. setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
b. perhatikan efektifitas dan efesiensi formulir
c. ada standarisasi dalam pembuatan formulir
d. informasi dibuat secara tersusun,rapi dan logis
e. formullir dibuat sederhana
f. untuk bagian yang diisi informasi,perlu disediakan ruang kosong yg cukup
g. harus ada judul nama formulir
h. menggunakan unkuran tertentu sesuai kebutuhan
i. mencantumkan nama organisasi untuk formulir keluar kantor
j. perancangan desai  formulir harus dilakuakn sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.

E. Proses pembuatan formulir
1. pejabat formulir mengadakan diskusi (tanya jawab) dengan pejabat yang meminta formulir bersangkutan.
2. pembuat formulir mencari menggali informasi dari pihak sehubungan dengan formulir yang akan dirancang.
3. pembuat formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam untuk diuji coba dan didiskusikan kembali dengan pihak terkait.
4. pemmbuat formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya dan minta ijin memberlakukannya kepada yang berwenang.

F. pengendalian formulir
1. mencegah jangan sampai adanya formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya
2. mencegah jangan sampai ada formulir yang di ibah tanpa persetujuan sebelumnya.
3. mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa sepengetahuan yang berwenang.

G. desain formulir
1. pendahuluan
a. identitas perusahaan
b. tanggal dibuat dan tanda tangan
c. nama formulir
d. tuujuan
e. judul formulir
2. tempat pengisisan dapat berupa tempat,tabel,kolom yang memuat instruksi/pertanyaan mengenai data/informasi yang harus diisi
3. penutup
a. tanggal dibuat dan ditanda tangani
b. tanda tangan
c. instruksi tambahan (jika ada)