PENGGUNAAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM

 A.            ORGANISASI BISNIS

Sistem informasi manajemen dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan, sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer perusahaan pada tingkat strategis, dan lima sistem (sistem informasi pemasaran, sistem informasi manufaktur, sistem informasi keuangan, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi sumber daya informasi) menunjukan kebutuhan-kebutuhan informasi yang unik dari berbagai area bisnis.

Sistem informasi dihubungkan pada organisasi fisik, yaitu suatu cara di mana sumber daya fisik (manusia, material, mesin dan uang ) di tempatkan pada berbagai area fisik perusahaan. Inovasi teknologi informasi memungkinkan beberapa aktivitas perusahaan di lakukan tanpa kendala fisik. Struktur organisasi dinamakan organisasi maya dan ini diawali dari otomatisasi kantor dan konsep kantor maya.

B.             OTOMATISASI KANTOR (OFFICE AUTOMATION)

Otomatisasi kantor meliputi semua sistem elektronik formal dan nonformal dengan terutama yang berhubungan dengan mengomunikasikan informasi ke  dan dari orang di dalam perusahaan.

Salah satu kelebihan otomatisasi kantor adalah kemampuannya menyediakan media komunikasi yang menghubungkan antara orang di dalam perusahaan dan luar perusahaan. Metode ini menunjukan aplikasi berbasis komputer di hubungkan dengan database yang berisi informasi berasal dalam dan lingkungan perusahaan.

·         Kantor Maya

Konsep kantor maya ini dimulai dari telecommuniting (bekerja di rumah dan tetap berhubungan dengan kantor melalui alat komunikasi elektronik) dan diperbaharui untuk mencapai standar fasilitas kantor yang di namakan hoteling.

Kantor maya mengatasi kendala fisik yang berhubungan dengan tempat kerja, dank arena itu memiliki beberapa keunggulan, di antaranya :

Ø  Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian besar pegawai bekerja di tempat lain sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

Ø  Pengurangan biaya peralatan.Perusahaan tidak perlu menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai.

Ø  Pengurangan jadwal libur. Bila ada hambatan seperti bencana alam yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan tetap di lanjutkan.

Ø  Kontribusi sosial. Kantor maya mrmungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Dengan adanya kantor maya perusahaan dapat menujukan tanggung jawab sosialnya.

Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, maka perusahaan tersebut harus menyadari bahwa strategi kantor maya dapat memiliki  dampak-dampak negatif, seperti :

Ø  Moral Rendah. Sejumlah faktor dapat menimbulkan rendahnya moral pegawai. Salah satunya adalah tidak adanya timbal balik positif yang biasa didapatkan dari tatap muka dan interaksi antara teman dan atasan.

Ø  Kekhawatiran terhadap resiko keamanan. Keamanan data dan informasi mungkin lebih sulit dikendalikan dalam lingkungan kantor maya.

·         Telecommuting

Istilah telecommuting di gunakan karena kelihatannya istilah ini lebih tepat di gunakan untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “pulang-pergi” (commute) ke tempat kerja secara electronik.

Kelebihan telecommuting bagi pegawai antara lain adalah :

Ø  Fasilitas ini dapat memberikan fleksibilitas dalam mengatur jadwal pekerjaan mereka, sehingga pekerjaan-pekerjaan pribadi dapat dilakukan juga.

Ø  Kebebasan dalam mengatur jadwal

Ø  Pemberian perhatian lebih besar pada kebutuhan komunikasi para telecommuter dari perusahaan.

Walaupun memiliki sejumlah kelebihan, tetapi telecommuting juga mempunyai beberapa kelemahan-kelemahan, diantaranya :

Ø  Telecommuting dapat membangun ‘rasa tidak memiliki’ terhadap perusahaan.

Ø  Kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau turunnya karier.

Ø  Pegawai dapat memiliki perasaan tidak di butuhkan

Ø  Semakin meningkatnya tekanan dalam keluarga

Ø  Telecommuting menyebabkan pembagian tanggung jawab rumah dan kantor menjadi bias.

   Walaupun telecommuting merangsang terbentuknya kantor maya, tetapi tampaknya hanya memiliki peranan kecil saja.

·    Hoteling

Konsep hoteling adalah perusahaan menyediakan fasilitas sentral yang dapat di pakai bersama-sama oleh pegawai karena kebutuhan akan ruang kantor dan sarana penunjang kantor lainnya terus meningkat.

Supaya visi dapat tercapai, fasilitas kantor pusat harus ditangani oleh staf yang sesuai dan mampu menyediakan teknologi yang diperlukan. Petunjuk pokok untuk mencapai hoteling meliputi :

Ø  Rancangan ruangan sesuai dengan kebutuhan – kebutuhan fungsional

Ø  Buat kantor dengan ukuran yang sesuai

Ø  Sediakan ruang penyimpanan terpusat

Ø  Kurangi jumlah ruangan kantor yang tertutup

Ø  Hilangkan peruntukan khusus ruang kantor bagi pegawai.

          Manfaat hoteling adalah meningkatkan efektifitas penggunaan ruangan dan sumber daya serta meningkatkan fokus pada apa saja yang di perlukan untuk mendukung aktivitas pegawai.

          Resikonya termasuk kehilangan bonus bagi pegawai yang jarang ke kantor, kehilangan perasaan kebersamaan, dan berpotensi mempunyai dampak negatif terhadap budaya perusahaan.

C.             ORGANISASI MAYA (VIRTUAL ORGANIZATION)

Keberhasilan kantor maya telah melahirkan visi baru yang melihat kemungkinan konsep kantor maya diterapkan di perusahaan secara menyeluruh, membentuk sesuatu yang di sebut organisasi maya. Dalam organisasi maya, perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga tidak terikat pada lokasi fisik.

·         Dampak sosial organisasi maya

Walaupun kantor maya dan organisasi maya telah diidentifikasi sebagai strategi bisnis, konsep ini mempunyai implikasi terhadap kehidupan sosial.

Industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberi menghasilkan produk-produk dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan. Hasil- hasil produk tersebut di sebut Three I Economy.

D.            ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI

Penggunaan istilah pelayanan informasi untuk menggambarkan unit perusahaan yang mempunyai tanggung jawab utama terhadap sumber daya informasi.

·         Sumber daya informasi

Sebagian besar sumber daya berada di lokasi pelayanan informasidan menjadi tanggung jawab chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang berada di lokasi pengguna menjadi tanggung jawab manajer di area pengguna yang bersangkutan.

·         Ahli informasi

Istilah ahli informasi di gunakan untu menggambarkan pegawai yang bertanggung jawab penuh dan berkontribusi dalam menyediakan sumber daya informasi yang di perlukan perusahaan. Berikut ini adalah profesi-profesi yang mengawali ahli informasi :

Ø  Analisis Sistem, adalah ahli informasi yang bekerja bersama pengguna untuk membangun sistem baru atau meningkatkan kemampuan sistem yang telah ada. Analisis sistem memiliki keahlian dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumen tertulis untuk menerangkan bagaimana komputer akan membantu dalam menyelesaikan masalah tersebut.

Ø  Adminisator Database, adalah ahli informasi yang bertanggung jawab terhadap database. Tugas adminisator di bagi menjadi empat area utama yaitu : perencanaan, implementasi, operasional, dan sekuriti.

Ø  Webmaster, bertanggung jawab terhadap isi dan tampilan dari situs web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan ahli jaringan untuk memastikan bahwa jaingan komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan dan rekan bisnis selalu terbuka. Salah satu tugas penting dari Webmaster adalah menelusuri orang yang berkunjung ke halaman web perusahaan. Statistik ini dapat memberikan informasi yang penting tentang efektifitas situs web.

Ø  Ahli jaringan, bekerja sama dengan analis sistem dan pengguna dalam membangun jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya informasi yang tersebar luas. Ahli jaringan mengombinasikan keahlian dari bidang komputer dan telekomunikasi. Pemeliharaan network memerluan aplikasi berbasis web, memiliki tingkat kesulitan yang khusus, karena sebagian besar komunikasi berlangsung di luar perusahaan.

Ø  Progamer, menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sitem untuk mengkode program – program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang diperlukan oleh pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi analis sitem dan programer yang menghasilkan posisi analis programer.

Ø  Operator, menjalankan peralatan omputre berukuran besar yang biasanya di tempatkan ruangan khusus untuk fasilitas komputer skala besar dalam lingkungan perusahaan. Operator mengawasi konsol, mengganti kertas printer, menangani pengaturan kumpulan tape serta penyimpanan disket dan melakukan pekerjaan sejenis lainnya.

Para ahli tersebut juga bertanggung jawab untuk memelihara sistem setelah sistem tersebut diimplementasikan.

·         Struktur organisasi pelayanan informasi

Ahli informasi dalam pelayanan informasi dapat dikelompokkan dalam berbagai cara. Pertama kali unit organisasi dipusatkan di perusahaan, dalam pelaksanaannya semua sumber daya informasi berada dalam unit tekhnologi informasi. Struktur organisasi bersifat operasional tersentralisasi. Strukur organisasi ini digabungkan dalam siklus hidup sistem. Unit – unit operasional, database, administrasi, dan network memberikan kontribusi dalam mengembangkan serta memelihara sistem. 

·         Inovasi sturktur organisasi

Struktur organisasi perusahaan ada dua, yaitu sentralisasi dan desentralisasi, yang keduanya terbukti mempunyai kelebihan masing – masimg. Struktur desentralisasi dapat dicapai dengan memberikan kewenangan terhadap unit sistem informasi perusahaan untuk membuat keputusan yang bersangkutan dengan infrastruktur tekhnologi informasi, dan memberikan kewenangan kepada area bisnis untuk membuat keputusan mengenai strategi penggunaan tekhnologi informasi di areanya masing – masing. Struktur ini dihadapkan pada beberapa kesulitan karena dua alasan, yaitu pertama tekhnologi informasi saat ini memegang pernana lebih penting dalam perusahaan dibandingkan beberapa tahun sebelumnya; dan yang kedua, cepatnya perubahan tekhnologi mengharuskan struktur organisasi memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan informasi dan keterampilan dibidang informasi baik dari pihak pengguna maupun dari pihak pengembang sistem.

Dalam merespon kebutuhan ini teridentifikasi tiga struktur inovatif :

Ø Model Partner. Landasan untuk model partner adalah ide yang mengemukakan bahwa tekhnologi informasi bekerja dengan area bisnis dalam pengguanaan tekhnologi infirmasi untuk mencapai inovasi – inovasi bisnis. Struktur tersebut menggambarkan unit tekhnologi informasi bertanggung jawab dalam inovasi nilai, perencanaan strategis, pengelolaan infrasturktur, pengelolaan keuangan, pengelolaan sumber daya manusia, dan ketersediaan pelayanan.

Ø Model Platform. Model ini mengasumsikan bahwa tekhnologi informasi tidak akan berinisiatif secara aktif untuk memulai inovasi bisnis, tetapi akan menyediakan jaringan sehingga inovasi dapat dilakuan oleh area bisnis.

Ø Model Terskala. Beberapa perusahaan, khususnya beroperasi secara berulang – ulang, perlu secara cepat menyesuaikan tingkat sumber daya informasi mereka untuk merspon kondisi pasar. Sumber daya harus cepat didapatkan ketika mendapatkan kesempatan merebut pasar dan harus cepat disimpan ketika kondisi pasar tidak memungkinkan untuk mempertahankan biaya untuk tetap minimum.

Masing – masing model inovatif bergabung dengan tiga jaringan komunikasi. Visioning network memungkinkan CIO bekerja bersama manajemen puncak untuk membuat perencanaan strategi sumber daya informasi. Jaringan inovasi digunakan oleh CIO untuk berhubungan dengan area – area bisnis sehingga aplikasi inovatif dapat dikembangkan untuk area tersebut. Sourcing Network dimanfaatkan sebagai interface dengan vendor dengan tujuan untuk mendapatkan sumber daya informasi.

Ketiga model tersebut menunjukkan bahwa fungsi tekhnologi informasi bukan merupakan unit yang berdiri sendiri, yang mampu mengakomodasi semua sumber daya informasi dan memberikan semua sistem informasi pada pengguna. Untuk memperolah fungsinya tekhnologi informasi memerlukan :

1.      Interface tekhnologi informasi dengan pengguna dan vendor

2.      Dan tanggung jawab untuk fungsi – fungsi tertentu dilimpahkan.

E.                  END-USER COMPUTING

End-user computing ( EUC ) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pengguna. End-user computing berkembang karena adanya empat pengaruh utama, yaitu :

Ø Meningkatnya pengetahuan tentang komputer

Ø Masalah penumpukan dalam pelayanan informasi

Ø Penurunan harga perangkat keras

Ø Perangkat lunak prewritten

Para pengguna tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem, tetapi mereka harus turut berpartisipasi dalam pemngembangan sistem. Dalam banyak kasus, pengguna akan bergabung dengan para ahli informasi dan bekerja sama mengembangkan sistem. Karena itu, konsep end-user computing tidak berarti bahwa para ahli informasi tidak dibutuhkan lagi. Sebaliknya, ini berarti bahwa para ahli akan lebih banyak melasanakan peran konsultasi daripada sebelumnya.

Pengguna sistem informasi perusahaan merupaan sumber daya informasi penting yang dapat memberikan kontribusi nyata untuk mencapai tujuan strategis dan mencapai keuntungan kompetitif.

End-user computing memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama, yaitu :

Ø Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan, pemindahan beban kerja pengembangan sistem ke area pengguna membuat para ahli dapat lebih berkonsentrasi pada sistem organisasi yang lebih luas dan lebih kompleks, sehingga dapat bekerja lebih baik pada area – area tesebut

Ø Mengurangi kesenjangan komunikasi. Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para ahli informasi telah mengganggu pengembangan sistem sejak awal adanya penggunaan komputer. Pada saat pengguna mampu mengembangkan aplikasi mereka sendiri maka tidak ada lagi kesenjangan komunikasi.

Kedua manfaat ini menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik daripada jika ahli informasi berusaha mengejakan sebagian besar pekerjaan itu sendiri.

Disamping memberikan manfaat – manfaat, jika end-user computing mengembangkan sistem mereka sendiri, perusahaan dihadapkan pada sejumlah resiko, yaitu :

Ø  Lemahnya penerapan sistem.End-user mungkin menggunakan dan menerapkan aplikasi komputer dengan beberapa cara yang berlainan, seperti cara manual.

Ø  Lemahnya perancangan dan dokumentasi sistem. Walaupun end-user mungkin mempunyai kemampuan tekhnis yang tinggi, biasanya tidak mampu menyamai professionalisme dari ahli informasi ketika mereka merancang sistem. End-user cenderung mengabaikan pentingnya dokumentasi dalam perancangan sistem, padahal dokumentasi ini diperlukan untuk memelihara sistem.

Ø  Tidak efisien dalam penggunaan simber daya informasi. Bila tidak ada pengendalian terpusat terhadap perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan akan mendapatkan perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak sesuai dengan kebutuhannya.

Ø  Hilangnya integritas data. End-user mungkin kurang berhati – hati sehingga salah dalam memasukkan data ke dalam database perusahaan.

Ø  Hilangya keamanan. Dengan cara yang serupa, end-user mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya. Hal ini mengakibatkan perilaku kriminal komputer dapat mengakses sistem dan membahayakan perusahaan dalam berbagai cara.

Ø  Hilangya pengendalian.End-user mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan dengan rencana yang dibuat perusahaan untuk penggunaan komputer yang mendukung operasional perusahaan.

Karena potensi manfaatnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan end-user computing untuk tumbuh dan berkembang. Untuk mengatasi resiko yang timbul, harus diterapkan sistem pengendalian pelayanan informasi pada area pengguna seperti yang telah dilakukan sebelumnya.

F.PENGETAHUAN DAN KETERAMPILAN MENGEMBANGKAN SISTEM

Pengembangan sistem informasi memerlukan keterampilan dan pengetahuan khusus. Ahli informasi menerapkan keterampilan dan pengetahuannya secara professional dengan jam kerja penuh waktu. Pengguna menerapkan keterampilan dan pengetahuannya dalam menangani sistem informasi hanya sampai tingkat tertentu. 

·         Pengetahuan pengembangan sistem

Jenis pengetahuan yang memungkinan seseorang berkontribusi dalam pengembangan sistem termasuk diantaranya :

Ø  Pemahaman Komputer, adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer untuk menyelesaikan proses pengolahan – pengolahan data yang dibutuhkan.

Ø  Pemahaman Informasi, terdiri dari pemahaman bagaimana menggunakan informasi pada setiap tahapan dalam proses penyelesaian masalah dimana informasi didapatkan dan bagaimana informasi dipakai bersama – sama dengan yang lainnya.

Ø  Dasar-dasar bisnis, adalah topik-topik yang biasanya di masukan dalam kurikulum utama sarjana dan pasca sarjana program bisnis.

Ø  Teori sistem, menggambarkan bagaimana fenomena sebagai stuktur sistem yang normatif.

Ø  Proses pengembangan sistem, terdiri dari langkah-langkah yang harus dilalui dalam membangun sistem informasi.

Ø  Pemodelan sistem, terdiri dari berbagai cara untuk mendokumentasikan sistem.

·         Keterampilan pengembangan sistem.

Keterampilan pengembangan meliputi komunikasi, kemampuan analitik, kreativitas, dan kepemimpinan.

Ø  Keterampilan komunikasi, melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu atau beberapa orang dengan menggunakan ucapan, tulisan atau gambar grafik.

Ø  Kemampuan analitik, adalah kemampuan memahami dan mempelajari situasi untuk menentukan formula yang sesuai dalam merespons atau membuat solusi permasalahan.

Ø  Kreativitas, merupakan pengembangan dari seluruh atau sebagian ide dan solusi baru.

Ø  Kepemimpinan, merupakan kemampuan mengarahkan orang lain untu melakukan tugas.

·         Manajemen pengetahuan

Pengembang dan pengguna sistem informasi yaitmerupakan penyedia sumber daya informasi. Hal ini menjadikan pengetahuan mengenai orang – orang yang terlibat dalam organisasi perusahaan merupakan sumber daya yang berharga dan harus dikelola dengan baik. Pengetahuan ini berhubungan dengan proses perusahaan, tekhnologi, manajemen, dan interaksi dengan elemen lingkungannya. Perusahaan memulai proyek membangun sistem manajemen pengetahuan untuk mencapai keuntungan kompetitif.

Sejak awal pengetahuan manajemen, perusahaan dihadapkan kepada beberapa isu utama sehingga perusahaan berusaha membentuk strategi yang ditujukan untuk mengatasi masalah tersebut. Isu tersebut di kategorikan dalam empat kelompok  yaitu : manajemen strategis/esekutif, biaya , manfaat serta resiko, manajemen operasional, dan standar.

Ada beberapa tantangan yang harus di hadapi oleh perusahaan yang sedang menhembangkan sistem pengeyahuan manajemen, di antaranya sebagai berikut :

Ø Manajemen strategik/eksekutif, manajemen senior harus mengikutsertakan pengetahuan manajemen dalam perencanaan strategik. Pengetahuan manajemen merupakan sebuah usaha terus menerus dalam iklim organisasi yang mendorong perlunya berbagai informasi. Pengetahuan manajemen harus manjadi landasan untuk peningkatan kreativitas dan inovasi dalam perusahaan.

Ø Biaya keuntungan, resiko, biaya pengetahuan manajemen harus di evaluasi dari sisi tingkat pengembalian yang dapat di ukur terhadap perusahaan agar dapat mempertahankan kekayaan intelektual perusahaan. Manajemen harus mengidentifikasi tingkat investasi yang tepa dalam pengetahuan manajemen.

Ø Manajemen operasional, arsitektur sistem pengetahuan manajemen harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ø Standar, standar tekhnis untuk data pengetahuan manajemen harus di tetapkan.

Nortel network melaksanakan proyek pengetahuan manajemennya dengan cara membuat transmisi dari technology-focus company pada seseorang/ konsumen/calon konsumen.Proyek meliputi pengembangan dari sistem newdevelopment product (NDP)yang memungkinkan Nortel untuk :

1.       Meningkatkan asset pengetahuan NDP.

2.      meningkatkan pengambilan keputusan NDP.

3.      memfasilitasi pertukaran pembelajaran dan pengetahuan.

   G.                 TANTANGAN DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI GLOBAL

Perusahaan multinasional adalah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, bangsa, dan tersebar secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan, kebijakan, dan prosedur tersendiri.

Sistem informasi global adalah istilah yang di kenal untuk menggambarkan sistem yang digunakan oleh perusahaan multinasional. Berikut ini adalah beberapa kendala yang akan di hadapi dan harus di tangani oleh pengembangan sistem informasi global.

·         Kendala politis, karena infrastruktur telekomunikasi, termasuk jaringan telepon, biasanya di miliki dan di operasikan oleh pemerintah bukan oleh perusahaan swasta, hal ini merupakan kendala yang efektif bagi operasional perusahaan-perusahaan asing.

·         Kendala budaya dan komunikasi,tingkat interaksi tekhnologi dapat berbeda-beda dalam setiap budaya. Bila perusahaan memutuskan untuk mendirikan sistem informasi global, maka harus di sertai kesanggupan untuk mengadaptasikan sistem tersebut terhadap berbagai kebutuhan masyarakat global yang berbeda-beda.

·         Pembatasan pembelian dan impor perangat keras. Kebijakan ini dapat mempengaruhi kemampuan interoperasional sistem perangkat keras dan perangkat lunak karena di produksi secara tidak standar.

·         Pembatasan pengolahan data. Kebijakan nasional suatu Negara mungkin mengharuskan data di proses di dalam negri dari pada di kirimkan ke luar negri dan di proses di tempat lain.

·         Pembatasan komunikasi data. Pembatasan komunikasi data yang paling umum adalah pembatasan terhadap arus data lintas – batas, adalah perpindahan data yang dapat di baca mesin melintasi perbatasan Negara.

·         Permasalahan tekhnologi. Dengan kualitas transmisi yang buruk, sirkuit telekomunikasi hanya dapat mengirim data dengan kecepatan rendah , perangkat lunak juga dapat menjadi masalah.

·         Kurangnya dukungan dari manajer anak perusahaan. Sebagian yakin bahwa para manajer dapat menjalankan anak perusahaan tersebut tanpa bantuan, dan menganggap standar baru sebagai hal yang tidak perlu.

H.          PELETAKAN AHLI INFORMASI DAN PENGGUNA SISTEM DALAM PERSPEKTIF.

Elemen manusia akan selalu menjadi komponen penting dalam pengembangan penggunaan sistem informasi. Pengembangan sistem pada awalnya di lakukan semuanya oleh ahli informasi, tetapi kemudian pengguna memainkan peranan yang semakin meningkat. Dapat di katakana secara ekstrem pengguna dapat melakukan semua pekerjaan pengembang sistem.

Bentuk organisasi perusahaan juga tida selalu bersifat fisik yang mengharskan pekerja serta pekerjaannya ada di satu lokasi fisik tertentu. Jaringan komunikasi secara elektronik memungkinkan perusahaan membentuk organisasi maya, di mana pekerjaan dapat di lakukan di mana saja secara maya.

                                                                                  

Surat Telegram dan Surat Faksimil

Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, sedangkan dalam arti luas komunikasi merupakan proses penyampai pendapat, pesan atau lambang yang mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan.

Jadi, maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari. Apabila seorang pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinya sampai dengan hal yang sekecil-kecilnya tentu akan menyita waktu pimpinan tersebut yang sebaiknya dapat dipergunakan untuk tugas lain yang lebih penting. Diharapkan pimpinan cukup mengdiktekan pokok isi surat saja sedangkan penyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikanya dapat diserahkan kepada staf atau pegawai lainya, termasuk pula kepada siapa tembusan, alamat dan lampiran perlu disampaikan.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering digunakan selain surat, adalah memo, laporan, dan dll. Untuk membantu kelancaran komunikasi tertulis, maka prinsip yang harus diterapkan adalah 7C, yaitu :

1.      Compliteness ( lengkap)

2.      Conciseness ( ringkas )

3.      Consideration ( pertimbangan )

4.      Concreteness ( kongkrit)

5.      Clarity (jelas)

6.      Courtesy (sopan)

Correctne

SURAT TELEGRAM DAN SURAT FAKSIMIL

TELEGRAM

1.                  Pengertian

Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh) dan gram (artinya tanda atau bentuk), jadi telegram berarti tanda-tanda atau berita yang disampaikan dari jarak jauh. Ciri berita telegram adalah singkat. Huruf yang dipakai adalah huruf besar semua untuk surat telegram dinas pemerintah, sedang huruf kecil semua untuk telegram instansi swasta atau umum.

Telegram adalah fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan cepat, akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh alat yang disebut telegraf, dengan menggunakan kabel-kabel yang menghubungkan satu lokasi dengan lokasi yang lain melalui bawah laut. Atau Telegram juga dapat didefinisikan sebagai Naskah Dinas berisi berita singkat yang perlu disampaikan dengan cepat, menggunakan kata-kata singkat dan jelas yang dikirim melalui telekomunikasi.

Mesin Tik Manual

PENGERTIAN DAN SEJARAH MESIN TIK

Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas. Dari awal penemuannya sebelum tahun 1870 sampai pada abad ke-20, mesin ketik banyak digunakan oleh para penulis profesional dan pekerja di kantor. Sejak saat itu, mesin ketik telah menjadi bagian dari bisnis perusahaan dan menjadi produk komersil di seluruh dunia. Walaupun masih populer dengan beberapa profesi, seperti penulis, mesin ketik fungsinya telah teralihkan dengan kehadiran mesin lain. Pada akhir dasawarsa 1980-an, mesin pengolah kata dan komputer pribadi (personal computer) telah menggantikan fungsi mesin ketik di beberapa negara di dunia bagian barat. Walaupun demikian, mesin ketik masih digunakan di beberapa negara tertentu di dunia hingga saat ini.


Akan tetapi karena belum adanya standarisasi listrik dan perbedaan yang ada di tiap kota, maka pada tahun 1909, Charles dan Howard Krum mendapatkan hak paten atas penemuannya. Pada tahun 1914 diciptakan sebuah mesin ketik yang dapat dioperasikan dengan daya tertentu. Model mesin ketik elektrik ini menyingkirkan hubungan mekanik langsung antara tombol-tombol dengan elemen yang menyangkut pada kertas.


IBM dan Remington Rand merupakan model mesin ketik yang terkemuka, hingga pada suatu saat IBM memperkenalkan mesin ketik ”IBM Selectric” pada tahun 1961, yang menggantikan typebar dengan typeball. Desain seperti ini memiliki banyak keuntungan antara lain yaitu kemudahan dan kelancaran dalam pengoperasian mesin ketik serta kualitas hasil ketik yang lebih tinggi.


Inovasi selanjutnya yaitu ”Correcting Selectrics”, sebuah fitur yang berfungsi untuk mengoreksi kesalahan pada hasil ketik. Cara kerja sistem ini yaitu selotip yang berada di depan pita karbon film dapat menghapus bubuk hitam pada pada karakter yang diketik di kertas. Ada dua tipe mesin ketik yang mempunyai konsep penjarakan proporsional, yaitu ”IBM Electronic Typewriter 50” dan ”Selective Composer”, yang dilengkapi dengan fitur justifikasi pada margin kanan.


PAPAN KETIK


Tata letak ”qwerty” pada papan ketik sudah menjadi standarisasi dan tetap digunakan hingga saat ini. Pada tahun 1874, Sholes dan Glidden menciptakan mesin ketik dengan tata letak papan ketik ”qwerty”. Tata letak ini telah menjadi standar dalam mesin ketik dan papan ketik komputer yang berbahasa Inggris. Tipe ”qwerty” disesuaikan di beberapa negara lain, seperti ”qzerty” di Itali, ”azerty” di Perancis, dan ”qwertz” di Jerman. Tata letak ini dianggap kurang efisien karena memperlambat juru tulis dalam mengetik. Walaupun demikian, tata letak seperti ini dapat mengurangi frekuensi typebar yang mengganjal dan macet pada mesin.


Kemudian muncul sejumlah usulan mengenai tata letak yang radikal, seperti “Dvorak”, tetapi tidak ada yang mampu menggantikan ”qwerty”. Mesin ketik ”Blickebsderfer” dengan tata letak ”Dhiatensor” mempunyai kemungkinan sebagai usaha pertama yang mengoptimalkan tata letak mesin ketik untuk keuntungan efisiensi.


Berikut adalah beberapa kata yang masih berlaku dari era mesin ketik hingga era komputer pribadi:


§ Backspace – tombol yang memindahkan kursor mundur satu posisi. Tombol ini dapat berfungsi untuk menggabungkan karakter tertentu seperti titik, tanda seru, dan karakter yang hilang, atau untuk mengoreksi karakter yang sudah diketik.


§ Carbon copy (CC) – istilah untuk membuat salinan sebuah pesan elektronik (pada faktanya tidak membutuhkan kertas karbon secara harfiah).


§ Carriage Return (CR) – mengindikasikan akhir baris dan kembali ke kolom pertama dari teks.


§ Cursor – sebuah penanda yang mengindikasikan lokasi sebuah karakter yang akan diketik.


§ Cut and Paste – istilah untuk ’mengambil’ teks, tabel, atau gambar dan kemudian menyalinnya di tempat atau dokumen lain.


§ Line Feed (LF) atau newline – memindahkan kursor pada layar berikutnya pada teks dalam dokumen yang memproses kata-kata.


§ Shift – sebuah tombol yang memodifikasi karakter tertentu, misalnya membuat huruf cetak biasa menjadi kapital.


§ Tty – singkatan dari teletypewriter, biasa digunakan untuk sistem operasi mirip Unix untuk menunjukkan perhentian.


JENIS MESIN KETIK


A. Berdasarkan ukuran mesin


1. Mesin ketik portable - Ukuran mesin ketik kecil dan ringan sehingga dapat dibawa kemana saja. Mesin jenis ini dilengkapi dengan satu buah tutup yang menyerupai tas kecil. Ciri – cirinya adalah :


- Panjang rol gandaran 10 inci


- Bentuknya kecil sehingga praktis dan mudah dibawa kemana – mana


- Tidak memiliki sistem tabulator


- Dapat mengetik dengan kertas ukuran folio


2. Mesin ketik semi standar - Ukuran mesin ketik sedang dan memiliki komponen yang lebih lengkap dari jenis mesin ketik portable. Ciri – cirinya adalah :


- Panjang rol/gandaran 13 inci


- Dapat mengetik dengan ukuran kertas 1,5 kali folio


- Tabulatornya sederhana


- Ada sistem tabulator tetap dengan 3 entakan setiap tabulatornya


3. Mesin ketik standar - Ukuran mesin ketik besar dan berat sehingga sulit dipindahkan. Mesin jenis ini mempunyai perlengkapan yang lebih sempurna dari kedua jenis mesin ketik lainnya.


Ciri – cirinya adalah :


- Panjang rol gandaran 13 – 27 inci


- Dapat mengetik dengan ukuran kertas double folio ( A2 dan A3)


- Papan tuts lengkap dengan sistem tabulator penuh


- Nama lain bentuk mesin tik jenis ini adalah mesin tik serba guna (all purposes typewriter)


B. Berdasarkan ukuran huruf


1. Mesin ketik huruf Pica (Pica type) - Mesin ketik ini biasanya digunakan untuk menulis karya ilmiah. Huruf Pica adalah jenis huruf ukuran besar, setiap satu inci ketikan menempati sepuluh hentakan.


2. Mesin ketik huruf Elite (Elite type) - Mesin ketik ini digunakan untuk mengetik huruf elite, yang ukurannya lebih kecil dari huruf Pica. Setiap satu inci ketikan memuat dua belas hentakan.


3. Hard writing yaitu huruf mesin tik seperti tulisan tangan.


4. Script yaitu mesin tik yang ukurannya sebesar pica tetapi berbentuk balok/persegi.


C. Berdasarkan tenaga penggerak


1. Mesin ketik manual (manual typewriter) - Jenis mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik tangan, karena digerakkan oleh tangan manusia yang meliputi memencet tombol, menggeser gindaran, dan sebagainya.


2. Mesin ketik listrik (electric typewriter) - Mesin ketik ini digerakkan oleh tenaga listrik. Dalam pengoperasiannya, manusia berperan sebagai pengendali.


BAGIAN – BAGIAN MESIN TIK


Secara umum, mesin tik terdiri dari tiga bagian utama yaitu :


A. Gandaran ( carriage ), adalah bagian mesin tik yang bisa bergeser ke kiri dan ke kanan. Gandaran terdiri dari beberapa bagian, yaitu :


1. Rol, terletak dibagian depan, berbentuk bulat panjang seperti silinder, berfungsi untuk menggulung kertas.


2. Tombol penggulung, terletak disebelah kiri dan kanan rol, berfungsi untuk memutar rol ke depan dan ke belakang.


3. Penuntun kertas, terletak didepan rol, berguna untuk menentukan ketepatan posisi kertas sebelah kiri.


4. Skala penuntun kertas, terletak di belakang penuntun kertas, berguna untuk menentukan penempatan penuntun kertas dan untuk mengetahui lebar kertas.


5. Papan kertas, terletak di belakang rol, berfungsi untuk meletakkan kertas pada waktu dipasang dan sebagai landasan apabila ingin menghapus kesalahan ketik.


6. Pemegang kertas/ pembebas kertas, terletak dibagian kanan rol berfungsi untuk menjepit kertas pada waktu dipasang dan untuk membebaskan kertas apabila kertas hendak dikeluarkan.


7. Pengatur jarak baris, terletak disebelah kiri rol. Pada mesin tik ukuran portabel ( kecil ) bertuliskan angka 1, 1 ½, 2, dan huruf R. Sedangkan pada mesin tik ukuran standar bertuliskan angka 1, 1 ½, 2, 2 ½, 3, 3 ½, dan 4. Berguna untuk menentukan jarak baris ketikan. Misalnya jika kita ingin mengetik dengan jarak baris 1, maka pengatur jarak barisnya ditempatkan pada angka 1 dan seterusnya.


8. Pembebas jarak baris, jika pada mesin tik ukuran portabel, satu alat dengan pengatur jarak baris. Alat ini sangat berguna apabila kita ingin mengetik diatas kertas bergaris atau mengetik blangko formulir.


9. Pembebas gandaran, terletak disebelah kanan rol, berfungsi untuk membebaskan gandaran sehingga mudah digerakkan ke kiri dan ke kanan.


10. Pasak garis tepi ( margin ), terletak dibelakang rol, terdiri dari dua buah, berfungsi untuk menentukan batas kiri dan kanan ketikan.


11. Kait, terletak disebelah kiri, berfungsi untuk mendorong gandaran ke kanan secara otomatis menaikkan kertas ke atas dan membuat baris baru.


12. Penegak/penopang kertas, terletak di belakang rol ( tengah – tengah ), berfungsi untuk menegakkan kertas pada saat pengetikan berlangsung.


B. Papan tuts ( key board )


Terdiri dari 4 baris secara horizontal mendatar, memuat bermacam – macam tuts, yakni :


1. Tuts, terdiri dari 26 buah tuts huruf, 10 buah tuts angka, tuts tanda baca dan tuts tanda lainnya.


2. Tuts pemundur ( back space ). Berfungsi untuk memundurkan gandaran spasi ke kanan.


3. Tuts pembebas margin. Berfungsi untuk menambah ketikan walaupun gandaran sudah tidak bisa bergerak lagi.


4. Tuts pengubah ( shift lock ). Berfungsi untuk mengetik huruf besar/ kapital atau tanda – tanda yang terdepan dibagian atas tuts.


5. Kunci pengubah ( shift key/ caps lock ). Berfungsi untuk mengunci tuts pengubah, tuts ini digunakan apabila ingin mengetik tanda – tanda yang berada dibagian atas dari tuts atau huruf – huruf besar kapital secara berturut – turut.


6. Bilah/ balok spasi, terletak dibagian paling depan berbentuk balok panjang. Berfungsi untuk menggeser gandaran ke kiri satu demi satu entakan dan untuk memberi jarak antar huruf, antar kata, dan antar tanda – tanda lainnya.


7. Repeat specer terletak disebelah kanan balok spasi. Berfungsi untuk menggeser gandaran ke kiri secara cepat.


8. Tuts taulator ( bertuliskan tab ). Berfungsi untuk menggeserkan gandaran pada titik – titik tertentu.


C. Kerangka/ badan ( body )


Kerangka adalah bagian mesin tik yang tidak termasuk ke dalam bagian gandaran ataupun papan tuts. Kerangka meliputi :


1. Mata huruf, berisi huruf – huruf, angka, tanda – tanda baca dan tanda – tanda lainnya, berguna untuk menuliskan sesuatu yang diketik.


2. Penuntun titik pengetikan, terletak ditengah – tengah, berbentuk huruf V terbalik, berfungsi untuk mengarahkan agar setiap ketikan jatuh pada satu titik.


3. Pemegang pita mesin, terletak di sebelah kiri dan kanan penuntun titik pengetikan, berguna untuk menyangkutkan pita mesin.


4. Alat pengembalian putaran pita, terletak disebelah kiri dan kanan, berfungsi untuk mengembalikan arah putaran pita mesin.


5. Pengatur pita, berfungsi untuk mengatur pemakaian pita, terdiri dari 3 bagian yaitu :


1. Bagian atas ( hitam/biru ) artinya pita yang terkena pukulan adalah bagian atas


2. Bagian tengah ( putih ) artinya pita tidak terkena pukulan ( tidak berfungsi ), hal ini digunakan apabila kita mengetik pada kertas stensil ( sheet stencil ). Sheet stencil, yaitu kertas yang digunakan apabila hasil ketikan akan digandakan/ diperbanyak dengan menggunakan mesin stensil.


3. Bagian bawah ( merah ) artinya pita yang terkena pukulan adalah bagian bawah.


6. Bel, terletak dibagian belakang/bawah gandaran, berfungsi untuk mengingatkan kita bahwa ketikan tinggal 6 huruf lagi sampai pada batas margin kanan.


7. Kunci gandaran, terletak disebelah kanan/bawah gandaran, berfungsi untuk mengunci gandaran agar tidak bergeser ke kiri ataupun ke kanan.


Proses mengetik biasanya disebut typing, adalah suatu proses seorang user dalam menggunakan keyboard sebagai fasilitas untuk mengetik data yang pasti cepat dan tepat dan diefektifkan mengunakan sepuluh jari tangan untuk mengetik.


Sebelum melakukan pengetikan, hendaknya anda harus mengetahui posisi yang benar diwaktu mengetik. Adapun posisi yang benar ketika mengetik adalah:


1. Pusatkan pandangan mata anda mengarah pada bagian sisi atas screen atau monitor anda. Ingat jangan melihat keyboard saat anda mengetik.


2. Duduklah dengan badan tegap, jangan membungkuk atau tangan terlalu menumpu pada meja.


3. Tangan kanan dan tangan kiri diletakkan diatas tombol keyboard.


4. Kaki rileks tegak seperti tegaknya kaki pada meja.


Setelah melakukan petunjuk di atas, ada baiknya jika anda juga mengenal bagaimana cara anda memposisikan kedua tangan di keyboard. Keyboard adalah sebuah papan ketik, hampir mirip seperti mesin ketik konvensional akan tetapi lebih dilengkapi dengan tombol-tombol lainnya yang dipergunakan secara khusus untuk mengoperasikan sistem pada kamputer. Sebagian dari papan ketik di keyboard disebut juga dengan typewriter keys. Petunjuk mengunakan keyboard dalam praktek Typing :


1. Left hand and Right hand.


Gunakanlah kedua tangan anda yaitu tangan kiri dan kanan saat anda berlatih typing dengan keyboard.


2. Home Keys


Home Keys disebut juga home base atau guide keys. Yang merupakan posisi sentral jari-jari pada saat mengetik. Posisi home base diperuntukkan saat anda mencari tombol lain selain dari posisi home base karena letak tombol selain itu adalah sifatnya relatif. Pada saat anda melakukan pengetikan, posisikan selalu jari tangan anda pada posisi home base ini


Home base masing-masing jari di tiap tangan adalah :





Secara lengkap penempatan masing-masing jari pada saat menekan typewriter keys dalam keyboard adalah sebagi berikut :





1. Tombol Enter


Pastikan jari anda berada pada home keys, tombol enter seharusnya ditekan dengan menggunakan jari keempat tangan kanan anda atau jari kelingking tangan kanan anda. Tombol Enter ini dipakai untuk ganti baris atau ganti dalam mengetik naskah.


2. Tombol SPASI


Spasi digunakan untuk memberi jarak antar dalam penulisan, tombol spasi ditekan mengunakan jari di masing-masing tangan. Tetapi digunakan satu ibu jari saja.


3. Lower case dan Upper Case


Beberapa tombol terkadang dipakai untuk satu atau lebih karakter, anda dapat melihat perbedaannya ketika melakukan latihan mengetik misal huruf kecil ataupun besar, sebagai contoh karakter khusus seperti (!, ?, @.%, & dan lain sebagainya)


Untuk mengetahui karakter yang berada disisi atas, tekan tombol Shift dengan mengunakan jari kelingking diikuti dengan menekan tombol yang dinginkan,tekan tombol SHIFT kiri jika tombol yang ditekan berada di jangkauan jari tangan kanan, demikian sebaiknya gunakan tombl shift kanan jika tombol yang ditekan berada di jangkauan jari tangan kiri.


Tips and Trik dalam mengetik adalah berikut ini :


Awali kegiatan mengetik dengan pemanasan lebih dahulu pada kedua tangan anda, agar tidak menimbulkan cedera. Ini adalah cara melakukan pemanasan pada jari-jari anda :


1. Letakkan salah satu telapak tangan diatas meja dengan seluruh jari tangan anda berada pada bidang datar meja, dengan mengunakan satu tangan yang lain regangkan satu persatu jari tangan anda dalam hitungan 1 sampai 8;


2. Silangkan kedua belah jari jari masing - masing tangan anda kemudian tarik ke arah bawah agar terjadi regangan ditelapak tangan anda. Lakukan dengan hitungan 1 sampai 8 juga;


3. Masih dalam posisi yang sama seperti genggam dengan erat pada saat kedua telapak tangan masih bersilangan. Lakukan dari hitungan 1 sampai 8.


Beberapa tips dan trik ketepatan dalam mengetik (accuracy)


a. Bila anda memposisikan jari-jari kedua tangan anda di keyboard pada posisinya dengan tepat maka kemungkinan kesalahan dalam penulisan akan cenderung lebih kecil.


b. Tiap kali menuliskan sebuah karakter , sangat penting untuk mengembalikan posisi jari anda ke home base , tombol lain akan berada diposisi relatif dari home keys jika anda mencarinya.


c. Saat anda menulis , bayangkalah posisi tombol-tombol pada keyboard di pikiran anda karena dengan membayangkannya nantinya akan banyak diperlukan dalam membangun kecepatan dan akurasi.


d. Mengetik dalam waktu lama membuat anda jenuh dan cepat lelah untuk pertama kalinya. Kelelahan jari akan mengakibatkan kurang ketepatannya. Maka istirahatlah dulu sejenak untuk melanjutkan ke berikutnya


e. Mengetik dengan cepat biasanya menghasilkan banyak kesalahan jadi fokuslah pada ketepatan lebih dulu, dengan ketepatan maka secara otomatis akan dicapai tingkat kecepatan yang anda inginkan seiring berjalan waktu dan latihan terus menerus.


Bagi anda yang sudah melewati langkah di atas barulah kita menuju langkah selanjutnya yaitu memahami kecepatan dengan baik. Adapun tips dan trik kecepatan dalam mengetik (speed) yaitu :


1. Hanya ada satu kunci saja, jika anda bisa mempertahankan ketepatan dalam mengetik secara otomatis dapat meningkatkan frekuensi kecepatan kecepatan kamu dalam mengetik.


2. Jagalah posisi jari anda, usahakanlah selalu berada pada keyboard dan dengan ritme yang tetap terjaga, maka anda dapat lebih meningkatkan lagi kecepatan mengetik.


3. Bayangkanlah huruf atau kata yang anda tulis di dalam pikiran anda sebelum anda mengetiknya.


4. Latihan secara terus menerus dengan beraneka tema atau masalah dapat memotivasi untuk menambah porsi ketepatan dan kecepatan anda dalam mengetik.


http://w22.indonetwork.co.id/pdimage/34/718334_mesin-tik.jpg