Monday, May 28, 2012

Hakikat Konsep Administrasi

secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa inggris dari kata administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. dalam Qxford Advanced Learner's Dictionary of Current English (1974), kata to administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau direct (menggerakkan). kata administrator juga dapat berasal dari bahasa belanda dari kata administraite yang mempunyai pengertian yang mencakup stelselmatige vekrijging en verwerking van gegeven (tata usaha), bestuur (manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi),dan bheer (manajemen dari sumber daya,seperti finansial,personel,gudang). istilah pengertian dan hakikat administrasi di indonesia pada mulanya berasal dari eropa barat atau eropa konstinental melalui penjajahan belanda. eropa barat seperti hal yang sama juga di jerman,prancis,italia,memperolehnya dari bangsa romawi. di zaman romawi terdapat banyak istilah yang berhubungan dengan administrasi, antara lain.

  • administer = pembantu,abdi,kaki tangan,penganut.
  • administratio= pemberian bantuan,pemeliharaan,perlakuan,pelaksanaan,pimpinan.
  • administro=membantu,mengabdi,memelihara,menguruskan,memimpin.
  • administrator=pengurus,pengelola,pemimpin.
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. data dan informasi yang dimaksud hubungan dengan aktifitas organisasi, baik untuk kepentingan intern disebut ekstern. administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tata usaha (office work). tatauasaha pada akhirnya merupakan pekerjaan pengendalian informasi (prajudi Atmosudirjo,1980).
kegiatan adminitrasi meliputi pekerjaan tatausaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan (J.Wajong,1962).
Administrasi dalam ari Luas,dengan semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan informasi atau keberuntungan masyarakat yang mau tidak mau harus berhubungan dengan urusan-urusan kantor dewasa ini, maka istilah administrasi sudah populer dikenal. hakikat dan arti administrasi sesungguhnya angat luas seperti yang dikembangkan oleh para pelopor teori administrasi seperti Henry Fayol. sesungguhnya administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. maka administrasi dalam arti luas adalah segenap rangkaian kegiatan penetapan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

Friday, May 25, 2012

Manajemen

manajemen adalah proses perencanaan,mengorganisasikan,memimpin,dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi yang telah ditetapkan. setelah kita ketahui aspek utama manajemen adalah pengaturan,disamping hubungan/kepemimpinan. sedangkan untuk melakukan pengaturan yang baik maka perlu adanya perencanaan,pembagian tugas koordinasi tugas-tugas. jadi perencanaan merupakan aspek yang paling utama dan pertama kali harus dilakukan didalam pengaturan tersebut.
Perencanaan
perencanaan adalah suatu jenis keputusan untuk massa depan yang spesifikasi yang dikehendaki oleh manajer bagi perusahaan atau sebuah organnisasi. perencanaan bisa dikatakan sebuah proses berkesinambungan yang mencerminkan dan menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi dilingkungan sekitar setiap organisasi. perencanaan bukan peristiwa tunggal,dengan awal dan akhir yang jelas.
perencanaan terbagi menjadi 6 tahapan :

  1. hakikat perencanaan
  2. proses perencanaan
  3. bentuk-bentuk perencanaan
  4. proyeksi masa depan
  5. strategi mendirikan dan mengembangkan usaha
  6. perencanaan oprasional perusahaan.
  • hakikat perencanaan, aspek utama dalam manajemen ialah pengaturan,di samping hubungan/kepemimpinan,sedangkan untuk dapat melakukan pengaturan yang baik maka perlu adanya perencanaan. hasil dari perencanaan adalah tentu saja sebuah trencana kerja. tanpa adanya rencana maka tujuan tidak akan dapat tercapai dengan efektif dan efesien. perencanaan merupakan tugas penting dari organisasi. keperluan perencanaan ini terletak pada kenyataan bahwa manusia dapat mengubah masa depan. dalam hal ini perencanaan harus mengandung unsur-unsur yang dapat menjawab kepada 6 pertanyaan yaitu :WHAT,WHY,WHERE,WHEN,WHO dan HOW. seperti a. tindakan apa yg ahrus dilakukan? b. apa sebabnya tindakan itu harus dikerjakan? c.dimana tindakan itu harus dikerjakan? d.kapan rencana tindakan harus dikerjakan? e. siapa yang akan mengerjakan tindakan itu? f. bagaimana cara melaksanakan tindakan itu?.
  • proses perencanaan adalah suatu proses tentang bagaimana suatu kegiatan itu kita rencanakan. adapun proses perencanaan ini secara keseluruhan dapat kita lakukan dengan tiga pendekatan,yaitu (1). pendekatan perkembangan yang menguntungkan (2). pendekatan SWOT/strenght,weaknesss,oppertunity,Treath (c).pendekatan portofolio dan kesenjangan perencanaan.
  • bentuk-bentuk perencanaan,atas dasar luas cakupan masalah serta jangkauan waktu yang terkandung dalam suatu rencana maka rencana dapat dibedakan 3 macam bentuk yaitu: (1). rencana global (Global plan) merupakan penentuan tujuan yang menyeluruh atau keseluruhan dan yang menyangkut jangka panjang dari organisasi tersebut sebagai keseluruhan atau totalitas. (2). rencana strategis (strategis plann) dalam hal ini rencana disusun guna menentukan tujuan-tujuan kegiatan atau tugas-tugas yang mempunyai arti strategi dan mempunyai dimensi jangka yang cukup panjang. (3)rencana operasional (operational Plann) meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional yang berjangka pendek guna menopang pencapaian global maupun perencanaan strategis.
  • proyeksi masa depan, langkah yang paling awal dalm perusahaan adalah mencoba untuk mengetahui pertumbuhan atau perkembangan yang terjadi dalam masyarakat,khususnya terhadap kebutuhannya. beberapa sumber data dapat kita gunakan dalam melakukan analisa permintaan pasar tersebut: (1)pendapat Konsumen (2) pendapat langgana (3) catatan pendapat distributor (4) catatan penjualan dari perusahaan sendiri
  • strategi mendirikan dan mengembangkan usaha,seperti (a) periode pengambilan (b)net present value dari procced (c) portability index atau benefit cost ratio (d) internal rate of return
  • perencanaan operasional perusahaan, dalam menjalankan usaha, hal-hal yang penting untuk diperlukan sebagai pedoman perencanaan operasionalnya terdapat beberapa,diantaranya yang paling penting dan paling sering dipergunakan adalah apa yang sering dikenal dengan methode break open point titik pulang pokok (suatu titik dimana dititik tersebut hasil yang diperoleh dari usaha yang kita jalankan besarnya hnya sama besarnya).

Komunikasi

komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media) yang nantinya menghasilkan feedback (umpan balik).
proses komunikasi
Prinsip komunikasi
  1. komunikasi adalah sarana yang berada diantara pikiran seseorang dan pikiran orang lain.
  2. orang hanya dapat mengerti sesuatu dengan menghubungkannya dengan sesuatu yang pernah dipahaminya.
  3. komunikator berkewajiban untuk membuat dirinya mengerti
  4. orang yang tidak mengerti sesuatu berkewajiban untuk meminta penjelasan.
peranan dalam komunikasi

  1. peranan kosmopolit, orang yang memiliki tingkat yang tinggi dalam sistem, ia pun akan mempunyai posisi sentral dalam lingkungannya.
  2. peranan pemimpin opini, orang yang secara informal memiliki kemampuan untuk mempengaruhi sikap dan pandangan orang lain.
  3. peranan penghubung, orang yang memperoleh tempat diantara dua buah kelompok tanpa menjadi atau tergolong ke dalam salah satu atau kedua kelompok tersebut.
  4. peranan "penjaga gawang", orang yang mampu mengawasi  segala pesan yang mengalir dalam jaringan komunikasi.
sistem dan pemilihan media komunikasi

  1. kecepatan
  2. kecermatan
  3. keamanan
  4. kerahasiaan
  5. warkat
  6. kesan
  7. biaya

Surat Niaga Bagian II


  1. surat keluhan/pengaduan, adalah surat yang dibuat oleh pembeli (konsumen) karena barang yang dikirim oleh penjual (produsen) tidak sesuai dengan yang dipesan atau ada kerusakan.
contoh surat keluhan/pengaduan
_______,  ___  _______ 2010
Nomor    : ………..
Perihal    : ……….

Kepada,
Yth. _____________
PT ______________
Jln. ______________

Dengan hormat,

    Bersama dengan ini, kami beritahukan bahwa pengiriman ….. pesanan kami telah tiba sesuai waktu dan dalam keadaan baik. Namun setelah kami periksa, terdapat kesalahan antara model …… yang kami pesan dengan …… yang Anda kirim.

    Ketidaksesuaian itu sebagai berikut :
1.    ……………………..
2.    ……………………..

    Kami persilakan Anda untuk mencocokkan pesanan kami dengan barang yang Anda kirim. Kami yakin bahwa tidak ada unsur kesengajaan dalam kesalahan pengiriman ini. Namun demikian, kami sangat berharap Anda dapat segera menyelesaikan persoalan ini.

    Atas segala perhatiannya, kami ucapkan teriama kasih.


Hormat kami,


………………………..
………………………..
2.  surat tuntutan, adalah surat tuntuan ganti kerugian dari pihak pembeli kepada pihak penjual. ganti kerugian yang diajukan ini umpamanya karena barang yang dibeli hilang di perjalanan,rusak berat atau mutu tidak sesuai dengan pesanan, sehingga pembeli merasa dirugikan.
contoh surat tuntutan
Kepada :
Yth. Kepala Kejaksaan Negeri Purworejo
di tempat
Dengan Hormat,
Berdasarkan temuan-temuan dan keluhan-keluhan masyarakat desa Dlangu yang kami terima, kami menyimpulkan bahwa Pemerintahan Desa Dlangu berjalan tidak sesuai aturan dan banyak melakukan pelanggaran. Untuk memudahkan, dibawah ini kami buat daftar permasyalahan yang kami anggap melanggar peraturan.
I. Berdasarkan surat Badan Permusyawaratan Desa NOMOR 01/BPD/VII/2008 tanggal 11 juni 2008 menanyakan sebagai berikut :
1. Mesin pompa air merk KUBOTA 8PK + water pump 4 dim bantuan dari Dinas Pertanian tahun 2007 bagaimana statusnya.
2. Hasil penjualan tanah bengkok Bondo Desa Blok SIKEBO selama dua musim tahun 2007/2008.
3. Hasil penjualan tanah bengkok Bondo Desa selama dua misim tahun 2007/2008.
4. Hasil penjualan tanah bengkok Kepala Desa selama satu musim tahun 2007/2008.
(Bengkok Kepala Desa seluas 8 bahu).
5. Uang pengembalian dari Pengadilan Negeri Purworejo senilai 40 juta.
Berdasarkan hal tersebut diatas, kami berpendapat terjadi tindak penggelapan dan korupsi. Karna sampai saat ini tidak ada laporannya baik kepada Badan Permusyawaratan Desa maupum di intern sesama Perangkat Desa. (Surat Badan Permusyawaratan Desa terlampir).
II. Tentang Tunjangan Penghasilan Aparat Perangkat Desa (TPAPD) triwulan IV tahun 2008. (Surat pertanggung jawaban terlampir).
1. Berdasarkan surat pertanggungjawaban Kepala Desa Dlangu tanggal 9 desember 2008,
- Saudara Suprapto Hadi jabatan Kepala Dusun Dua seharusnya berhak mendapat TPAPD Rp. 1.500.000,-
- Saudara Amat Baderi jabatan PTL Kaum I seharusnya berhak mendapat TPAPD Rp. 1.500.000,-
- Saudara Burus jabatan PTL Kaum II seharusnya berhak mendapat TPAPD Rp. 1.500.000,-
Pada kenyataannya ketiga Perangkat Desa tersebut hanya diberi TPAPD sebesar Rp. 500.000,-. Kami berpendapat Kepala Desa Dlangu melakukan pemotongan terhadap hak ketiga perangkat tersebut.
III. Tentang pemutihan sertifikat tanah masal / ajudikasi.
Dalam proyek ajudikasi ini kami berpendapat telah terjadi kesalahan prosedur dan tindakan manipulasi yang berakibat memberatkan dan merugikan masyarakat.
Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari Kabag Pemerintahan Kabupaten Purworejo, semestinya dalam program ajudikasi ini melalui rapat / musyawarah dengan BPD dengan melibatkanmasyarakat untuk menentukan biaya. Pada kenyataannya dalam hal ini Kepala Desa mmmmenentuka menentukan
Menentukan biaya secara sepihak tanpa melalui musyawarah. Adapun dalam penentuan kepala Desa membuat pengelompokan sebagai berikut :
1. Bagi yang sudah leter C tahun 1997 kebawah dikenakan tarip Rp. 200.000,- perbidang.
2. Bagi yang sudah leter C tahun 1997 keatas dikenakan tarip Rp. 300.000,- perbidang.
3. Bagi yang belum leter C dikenakan tarip Rp. 300.000,- perbidang ditambah pologoro 2% dari nilai jual tanah.
Untuk menentukan pologoro 2% Kepala Desa membagi menjadi dua kelompok. Harga jual tanah untuk perkotaan Rp. 500.000,-/ ubin, untuk tanah perdesaan Rp. 300.000,-/ ubin.
Berdasarkan hal tersebut diatas, setelah kami lakukan pengecekan langsung kepada masyarakat terjadi manipulasi / penipuan, karna pologoro tidak 2%. Tetapi tidak jelas pola penghitungannya alias membohongi masyarakat. Untuk itu kami lampirkan hasil pengecekan di sebagian masyarakat, selebihnya kami serahkan kepada kejaksaan untuk melakukaan investigasi keseluruh masyarakat.
IV. Tentang lumbung desa.
Berdasarkan RAPBDes tahun 2009, pada kolom rencana pengeluaran disebutkan ada kucuran dana sebesar Rp. 1.000.000,- untuk lumbung desa.
Pada kenyataannya lumbunng desa sudah bertahun-tahun kosong tidak ada isinya.
V. Tentang hibah gubernur
Pada tahun 2009 desa Dlangu mendapat hibah gubernur senilai Rp. 5.000.000,- untuk perlengkapan kantor (meubeler). Pada kenyataannya hanya ada satu lemari yang menurut kami harganya tidak lebih dari Rp. 1.500.000,-.
Berdasarkan kenyataan yang kami sebutkan diatas, kami melaporkan Pemerintahan desa Dlangu (Kepala desa sdr. Istiqmal).
Kepada yth. Kepala Kejaksaan Negeri Purworejo untuk melakukan tindakan hokum.
Demikian laporan dari kami, selanjutnya kami harapkan untuk segera ditindaklanjuti.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Tembusan :
1. Bupati Purworejo
2.Bawasda Kabupaten Purworejo
3.Camat Butuh
4.Kepala BPD Desa Dlangu

Percaya Diri Vs Minder


Percaya diri VS Minder
                Orang yang minder biasanya self esteem-nya rendah,  dia lebih suka membandingkan dirinya dengan orang lain dan membesar – besarkan kekurangan atau kecacatannya dibandingkan menggali potensi yang dimilikinya. Rasa minder ini bisa sangat destruktif dan berpengaruh negatif, olokan manusia lain merupakan bumbu pelengkap yang membuatnya depresi sampai ingin bunuh diri, sementara yang mengolok – olok sudah lupa.
Percaya diri = cantik
          Semakin kita kehilangan  suatu kepercayaan diri, maka akan semakin sulit kita memutuskan yang terbaik apa yang harus dilakukan pada diri kita sendiri. Cantik merupakan satu yang terpancar dari kepercayaan diri yang telah kita bangun. Kecantikan tidak hanya dilihat dari keindahan fisik saja namun kecantikan yang abadi dapat dilihat dari kecantikan dari dalam diri (inner beauty). Kecantikan ialah perpaduan antara keindahan lahiriah dan batiniah, keindahan lahiriah tanpa keindahan batiniah akan terasa hambar tetapi keindahan batiniah akan memancarkan keindahan lahiriah.
Syukuri apa yang kamu miliki sekarang, karena dengan rasa syukur yang dikaruniakan tuhan kepada kamu akan membuat diri kamu selalu merasa bahagia pada setiap harinya. Kamu menjadi orang yang tidak pernah mengeluhkan suatu hal, kamu selalu dapat menempatkan diri kamu pada porsi yang sesungguhnya, kamu menghargai diri kamu sendiri dengan apa pun bentuk kekurangan dan kelebihan kamu. Alangkah bahagianya jika kita dapat mensyukuri siapa pun diri kita. Kita akan terhindar dari perasaan iri, dengki, rendah diri, dan tgertekan. Banyak orang yang mengatakan keindahan batiniah (inner beauty) sangat sulit untuk dimiliki tapi itulah kecantikan yang mutlak harus dimiliki oleh setiap orang.        
Tips dan triks percaya diri
1.     First, you must love your self.
Harga diri bisa didefinisikan sebagai penerimaan diri, kepuasan diri, menghormati diri sendiri, dan merasa diri ini berharga. Pembentukan harga diri juga dipengaruhi oleh lingkungan sekitar. Seseorang yang rendah diri akan selalu merasa tidak puas terhadap dirinya sendiri, tidak menerima apa yang ada dalam dirinya sendiri, tidak merasa nyaman dan bahagia dengan dirinya. Dia cenderung akan membenci dirinya sendiri, tidak menghormati dirinya dan kadang –kadang menghukun dirinya sendiri.
2.    Persepsi adalah kunci
Persepsi diri adalah aspek yang paling terbuka untuk berubah sepanjang hidup kita dan itu merupakan acuan bagi interaksi kita dengan keluarga.
Kepribadian bisa didefinisikan sebagai ciri – ciri seseorang individu secara keseluruhan yang tampak pada dirinya. Sifat kepribadian dapat dilihat dari tiga sudut, yaitu :
·         Perwatakan
Adalah gaya seseorang dalam menerangkan tingkah lakunya, seperti ramah, pendiam, pemarah, pendendam, dan sebagainya.
·         Bakat dan Kepandaian
Adalah tingkat pencapaian seseorang dalam menerangkan sampai sejauh mana kepandaian seseorang itu.
·         Motivasi Diri
Adalah bagaimana cara kita melihat diri sendiri seperti pola pikir, sikap dalam mengambil keputusan, nilai – nilai moral, sikap dan pandangan, harapan dan aspirasi serta kaetakutan dan kesedihan.
3.    Berawal dari Kita Sendiri
Sungguh beruntung siapapun yang dititipi Tuhan harta kekayaan melimpah, gelar kesarjanaan berderet, yang menggambarkan betapa mumpuni ilmu yang dikuasainya. Amat beruntung pula orang yang dititipi – Nya pangkat, jabatan, atau kedudukan yang tinggi di dunia ini.
Akan tetapi, yang paling beruntung dari semua itu adalah orang yang dikarunia aneka kelabihan oleh Tuhan, dan kesanggupan untuk memanfaatkan sebanyak – banyaknya bagi umat manusia
4.    Hadapi Dunia Nyata
Beranilah mengambil resiko alias hadapilah dunia ini.  Jika kamu ingin mengembangkan diri sendiri pasti akan ada resiko dan tantangannya.
5.    Lepaskan Masa Lalu
Orang yang membiarkan pengalaman masa lalunya empunyai pengaruh besar terhadap kehiduoannya, hampir tanpa perkecualian, selalu bersifat negatif. Kalau tidak dipahami, pengalaman masa lalu bisa menyebabkan seseorang bertindak dengan cara yang aneh tanpa orang itu menyadari alasan untuk tindakannya.
6.    Cari Teladan
Banyak sekali sosok teladan yang bisa dijadikan acuan yang berhubungan erat dengan masalah kepercayaan diri.  Dengan mengmabil pelajaran dari sosok teladan yang kita teladani akan memberikan manfaat besar bagi diri kita, akan memacu semangat dan kepercayaan diri.
7.    Tingkatkan Kemampuan Memecahkan Masalah
Sisteamtis berarti efesien dan efektif. Dengan percaya diri, kamu akan bertindak. Dan bertindak atas dasar percaya diri, akan membuat kamu mampu mengambil keputusan dan menentukan pilihan. Dengan kemampuan itu, tindakan kamu akan tepat, akurat, efesien dan efektif.
8.    Apa yang Kamu Banggakan? Kenapa tidak Ditonjolkan ?
Pertumbuhan adalah kata yang bersinonim dengan alam. Maka segala hal yang tetap mendek bertentangan dengan alam. Kebanyak dari kita merasa bahwa kita memiliki kemampuan lebih dari apa yang kita perlihatkan, tetapi tidak mengambil langkah – langkah yang diperlukan untuk mengubah keadaan.
Kita harus berani menonjolkan kemampuan yang kita miliki dengan keyakinan dan kepercayaan diri yang kita miliki. Ini akan mengarahkan kekuatan atau kelabihan besar yang dimiliki setiap orang.
9.    Lihat Dirimu Secara Menyeluruh
Di dalamk ilmu sosial ada istilah “hukum korespodensi” yang mengatakan bahwa dunia luar diluar diri kamu, adalah sebuah cermin sempurna dari dunia dalam, di dalam diri kamu. Percaya diri kamu harus dimulai dari dalam. Dan jika kamu berhasil memperbaiki kualitas dunia dalam kamu, maka dunia luar akan mengikutinya.
Resep keberhasilan adalah tindakan, dan untuk bisa bertindak diperlukan kepercayaan diri.
10. Mintalah Orang Lain Melihat Diri Kamu
Cobalah untuk berpikit tentang diri sendiri. Perumpamaan yang lebih jelas adalah seperti membangun pondasi untk membangun rumah. Apalah artinya kita memikirkan dinding, memikirkan genteng, memikirkan tiang sehebat apa pun kalu pondasinya tidak pernah kita bangun. Mengubah diri dengan sadar sebenarnya sama dengan mengubah orang lain. Walaupun tidak mengucap sepatah kata pun untuk perubahan itu, perbuatannhya sudah menjadi ucapan yang sangat berarti bagi orang lain. Dengan demikian, sejak sekarang milikilah kawan yang bisa menjadi kontributor dalam memberitahukan kekurangan kita dan luangkan waktu untuk mencatat kekurangan diri. Adanya orang lain yang melihat kekurangan kita maka akan mudah bagi kita untuk memperbaiki diri.
11.  Katakan Berulang – ulang “SAYA PERCAYA DIRI”
Percaya diri kamu dibangun dengan berlatih untuk mengontrol berbagai hal. Dengan tingkat percaya diri yang makin baik, kamu akan mampu mengontrol berbagai aspek dalam kehidupan kamu.  Dengan percaya diri kamu mampu menganalisis SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, and Threats) untuk diri pribadi kamu. Dengan memahami aspek SWOT diri kamu sendiri, maka kamu akan tahu persis dari mana kamu harus memulai dan kemana akan berakhir.
12. Kamu Tak Harus Menjadi Orang Lain
Benar, bahwa dalam hidup kita pasti membutuhkan kehadirsn orang lain. Bercermin pada orang lain yang memiliki kelebihan juga merupakan anjuran untuk bisa meneladaninya. Tetapi, apakah untuk bisa menjadi seperti orang yang kita teladani juga persis seperti dia? Camkan bahwa setiap orang berbeda, kendati orang kembar sekalipun. Setiap orang dilahirkan unik dan spesial, sehingga cara memandang hidup pun akan berbeda – beda.
13. Hilangkan Keraguan atas Kemampuan yang Kamu Miliki
Begitu banyak orang yang mengurungkan niat mereka dengan mengajukan alasan yang tidak masuk akal dan sama sekali salah. Siapapun dapat mencari alasan bagi hampir segalanya, maka dalam membangun kepercayaan diri, jangan sekali- sekali membuat alasan.
14. Masa Depan di Tanganmu, So, Jangan Kalah Sama Ejekan Orang
Jika kamu percaya diri, maka kamu akan lebih tahan terhadap berbagai tekanan, karena punya tempat berpijak dan cara berpikir yang kokoh dan kuat. Jika kamu mampu percaya diri kamu akan lebih mampu menghadapi orang lain yang makin hari makin keras dan bukan tidak mungkin makin menyebalkan. Dan kamu akan lebih mampu menghadapi berbagai apresiasi yang realistik dan objektif.
15. Banyak – Banyak Senyum
Kehidupan sangat menggairahkan karena hanya diperlukan sedikit upaya untuk mengubahnya menjadi lebih baik. Selalu ada garis pemisah yang tipis sekali antara orang yang bahagia, bisa menyesuaikan diri dan sukses, dan orang yang tidak demikian. Sungguh, garis pemisah antara kebahagiaan dan ketidakbahagiaan tipis sekali. Garis antara rasa percaya diri dan rasa rendah diri pun sangat tipis, tetepi kamu bisa menyeberanginya dengan senyuman.
16. Catat..... Catat... Prestasimu
Hidup adalah untuk mengukir prestasi yang berarti bagi dunia dan bermakana bagi akhirat nanti. Agar menjadi manusia yang berprestasi, ada rumus yang bisa dipraktikan yaitu :
·         Harus mempunyai kemampuan untuk mengoreksi mentalnya bisa lebih ulet dalam menempa diri dibanding orang lain.
·         Memiliki lingkungan yang kondusif dan mampu merangsang kita untuk berprestasi.
·         Menjaga silaturahmi kerena terbukti memberikan manfaat besar.
17. Ikuti Berbagai Kegiatan / Organisasi
Perlunya untuk mengikuti berbagai aktifitas semacam organisasi. Akan banyak karakter orang yang ada disana sehingga membuat kita terangsang dan terpacu untuk bisa mengendalikan dan menyesuaikan diri.
18. Masuki Lingkungan Orang – orang yang PD
Selalu berharaplah memiliki sahabat sejati yang tak luntur baik dalam keadaan suka maupun duka. Jika itu berhasil kamu dapatkan, berjanjilah untuk selalu setia kepadanya.
Ulurkanlah tangan kepada sahabat – sahabatmu untuk berkenalan sehingga kamu merasa senang dan bahagia. Semakin banyak sahabat yang kamu diperolah, yakinlah bahwa kamu akan semakin percaya diri.
19. Yakini, PD Banyak Untungnya.
Apakah kamu pernah menemukan orang yang gagal aktena sikap percaya dirinya? Apakah kamu pernah menemukan orang yang berprestasi itu tidak memiliki rasa percaya diri? Tidak ada, percaya dan yakinlah bahwa PD memang banyak untungnya.
20.Pandang Semua Orang Dengan Kacamata yang Sama
Tuhan menciptakan manusia dengan segala kelabihan dan kekurangannya. Manusia telah diciptakan begitu sempurna sehingga pantas memegang peranan sebagai makhluk yang paling mulia di muka bumi ini. Dengan memandang semua manusia dengan kacamata yang sama, percayalah bahwa hidup kamu akan lebih mudah dijalani. Percayalah bahw tidak ada halangan atau aral melintang yang berarti di hidupmu.

(just be your self..)

pengertian dan fungsi surat

pengertian
menurut bratawidjaja, Thomas Wiyasa (1995), surat adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain.
fungsi surat :

  • bukti tertulis yang autentik
  • alat pengingat bila sewaktu-waktu diperlukan
  • dokumentasi historis
  • pedoman atau dasar bertindak
bentuk/model surat :

  1. full block style (bentuk lurus penuh)
  2. block style (bentuk lurus)
  3. semi block style (bentuk setengah lurus)
  4. indented style (bentuk lekuk)
  5. hanging paraghrap style (bentuk alinea menggantung)
  6. official style (resmi indonesia lama)
  7. new official style (resmi indonesia baru)
bagian - bagian surat :
menurut bratawidjaja, thomas wiyasa (1995) surat yang baik harus memperlihatkan cara penulisan bagian-bagiannya, karena setiap bagian surat memiliki fungsi.

  • kepala surat (kop surat), memudahkan dalam mengetahui nama dan alamat atau keterangan lain mengenai badan/organisasi atau instansi yang membuat/mengirim surat.
  • nomor surat, memudahkan dalam penyimpanan dan pengarsipan,memudahkan dalam komunikasi surat-menyurat,memudaahkan dalam pencarian bila diperlukan,mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan. contoh : Nomor : 001/GM/DIR/IV/2003
  • tanggal surat, memudahkan dalam mengetahui kapan surat dibuat/diterbitkan. tanggal,bulan dan tahun ditulis Lengkap tidak boleh disingkat.
  • lampiran, surat yang disertai brosur,kuitansi,faktur dll.
  • hal atau perihal, mengetahui isi surat secara umum. Contoh : Hal : rapat pimpinan
  • alamat surat, alat petunjuk bagi penerima, memudahkan petugas kearsipan yang menggunakan alphabetic system. contoh : Yth. Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia
  • salam pembuka,sebagai tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan.
  • isi surat,terdiri atas alinea pembuka,isi dan penutup.
  • salam penutup, menunjukan rasa hormat dan keakraban penulis kepada pembaca surat
  • nama perusahaan/organisasi
  • nama terang dan tanda tangan
  • tembusan (c.c= carbon copy) atau tindasan surat dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat bersangkutan.
  • inisial atau singkatan nama
                                                 

Surat Lamaran Pekerjaan


Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan ialah surat yang isinya menyatakan memerlukan atau meminta pekerjaan dari pihak lain. Biasanya, yang demikian cukup disebut surat lamaran. Surat lamaran dibagi menjadi 3 bagian, yaitu bagian pembuka, bagian isi dan uraian, dan bagian penutup.
  •        Pembuka

Isinya menyebutkan sumber informasi dari mana pelamar mengetahui adanya lowongan pekerjaan itu. Kemudian, lowongan apa yang dilamar dan menerangkan bahwa diri pelamar memenuhi persyaratan dan kualifikasi yang diinginkan perusahaan.
  •        Isi atau uraian

Isinya berupa uraian bahwa pelamar telah memenuhi persyaratan yang diminta dan telah memenuhinya. Selain itu, juga menyebutkan keterangan mengenai usia, pengalaman, keterampilan, dan informasi lainnya yang menunjang posisi yang diinginkan.
  •        Penutup

Kalimat penutup yang berisi harapan pelamar mengenai proses selanjutnya, yang disertai ucapan terima kasih.
Idealnya membutuhkan waktu sekitar 15 menit untuk membuat surat lamaran yang efektif. Namun, sebelum mulai menulis surat lamaran, ada baiknya memerhatikan kaidah, etika, dan cara penulisan yang tepat. Menulis surat lamaran perlu memerhatikan tatanan bahasa agar mudah dimengerti. Untuk itu, pergunakanlah Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Tulislah lamaran dengan kalimat yang tidak terlalu panjang, singkat dan efisien, jelas, dan sopan. Surat lamaran tidak perlu memuat keterangan panjang lebar karena nantinya akan dilampiri dengan daftar riwayat hidup. Cantumkan alamat sejelas mungkin agar memudahkan perusahaan atau instansi menghubungi untuk keperluan proses seleksi berikutnya. Gunakanlah model penulisan yang paling praktis. 
Beberapa catatan penting dalam menulis surat lamaran agar terlihat sopan dan formal sebagai berikut.
1.       Antara nama kota atau tanggal dengan alamat tujuan dikosongkan satu baris jika menggunakan folio bergaris.
2.       Antara alamat tujuan dengan kata “Dengan Hormat” dikosongkan satu baris jika menggunakan tulisan tangan atau 4 spasi jika diketik.
3.       Antara kalimat “Dengan Hormat” dengan pembukaan surat dikosongkan satu baris atau dua spasi bila diketik.
4.       Penulisan paragraf dengan paragraf berikutnya tidak perlu dikosongkan.
5.       Penulisan kata “Hormat Saya” dalam penutup surat lamaran berjarak dua baris dari kalimat penutup.
6.       Penulisan kata “lampiran” berjarak tiga baris ke bawah dari kalimat penutup surat.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat lamaran yang baik.
1.       Impresif: Tampilkan jati diri kita secara menarik. Isi surat hendaknya dapat memunculkan kesan simpatik, tidak terlalu arogan, dan juga tidak terlalu merendah.
2.       Menarik minat calon atasan: Kesan pertama sangat penting. Usahakan untuk menyusun surat yang ketika seseorang mulai membacanya akan langsung tertarik untuk mengetahui lebih lanjut seperti apakah diri kita.
3.       Menyebutkan kualifikasi yang diraih: Prestasi kerja maupun pengalaman yang sukses harus disebutkan, untuk menunjukkan bahwa kita mempunyai prestasi dan pengalaman yang patut sipertimbangkan.
4.       Menggunakan bahasa yang enak dibaca, ringkas, dan padat: Gunakan bahasa yang sederhana dan ringkas. Kita mempunyai kesempatan untuk menjabarkan semuanya dalam kesempatan wawancara. Saat ini, buatlah penjelasan yang singkat, tetapi efektif.
5.       Kalimat yang efektif: Hindari kalimat yang tidak efektif, seperti kalimat yang diulang-ulang tanpa alasan, ejaan yang salah, ataupun penggunaan tata bahasa yang buruk. Yang sering terjadi adalah penggunaan kata keterangan atau kata sambung yang berulang-ulang yang menyebabkan kalimat terasa janggal.
6.      
  
Surat Lamaran Kontemporer
Mengapa kita tidak terpikir untuk membuat surat lamaran yang kontemporer, fancy, unik, dan kreatif. Tentu saja disesuaikan dengan perusahaan yang kita tuju dan bidang kerja yang dibidik. Bila kita seorang desainer yang ingin melamar menjadi art director di sebuah agency, buatlah surat lamaran seunik mungkin dengan mengerahkan segenap kreativitas. Misalnya, berbentuk poster atau bingkai foto. Semakin unik dan menarik, semakin mudah lamaran tersebut menarik perhatian penerimanya. Efek unik tersebut dapat juga diangkat dari bentuk kertas ataupun jenis kertas, misalnya untuk mendapat efek jendela pada surat lamaran, dapat menggunakan dua jenis kertas, yaitu fancy dan kalkir yang transparan yang dapat dijadikan “jendelanya”.
Bagaimana cara membuat surat lamaran ke sektor pekerjaan yang formal, bank, atau lembaga keuangan? Buatlah dengan gaya klasik. Mungkin dapat dipercantik dengan tulisan tangan yang klasik, tetapi perhatikan bentuk dan jenis frontnya. Jangan membuat rumit surat lamaran karena nanti malh disangka memiliki kepribadian yang rumit. Seunik apa pun surat lamaran, sesuaikan outlinenya dengan alur layout agar penerima tidak kesulitan membacanya. Pastikan kepala surat berada di bagian utama dan ditutup dengan penutup surat. Karena ini adalah surat lamaran, isi suratpun jangan melenceng hingga menjadi surat pribadi. Penggunaan kata-kata yang hangat dan bersahabat hanya dibatasi pada kepala hingga penutup surat. Pada isi surat, tetaplah menggunakan bahasa yang formal, efektif, dan tidak kaku. Misalnya, dengan menceritakan sepintas ketertarikan kita pada bidang pekerjaan yang dilamar.


Contoh nonpengalaman
Jakarta, 11 Januari 2009
Kepada Yth,
HRD Manager
PT Angin Ribut
Jl. IR. H. Juanda 12
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
                Bersama ini saya sampaikan keinginan untuk melar pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam iklan lowongan pekerjaan di harian X tanggal 9 Januari 2009. Pendidikan terakhir saya di SMA Negeri xxx Jakarta Selatan telah diselesaikan pada tahun 2008. Saya memiliki kendaraan sendiri (sepeda motor) dan telah mempunyai SIM C dan A.
                Walaupun saya belum mempunyai pengalaman kerja, tetapi saya yakin bahwa saya mempunyai semangat yang tinggi dan keinginan untuk berprestasi yang cukup besar. Dalam surat lamaran ini saya lampirkan 1 (Satu) lembar daftar riwayat hidup beserta ijazah dan surat keterangan lainnya untuk dijadikan bahan pertimbangan selanjutnya. Besar harapan saya, agar bapak/ibu bersedia meluangkan waktu untuk wawancara sehingga saua dapat memperkenalkan diri secara lebih baik dan terperinci.
                Atas perhatian bapak/ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
[Nama Lengkap]

Wednesday, May 23, 2012

Karangan Ilmiah Perkantoran


KARANGAN ILMIAH
Surat – menyurat dalam Perkantoran 




Disusun oleh
Resti Aulia Rahmi
Nim : 20110010






HALAMAN PENGESAHAN
Surat – menyurat dalam Perkantoran
Diajukan sebagai salah satu tugas mata kuliah bahasa Indonesia
pada program Diploma III Manajemen Administrasi Perkantoran
Akademi Sekretari dan Manajemen Ariyanti
Bandung



Disususn oleh
Resti Aulia Rahmi
Nim : 20110010











Bandung, Desember 2011


Penulis
ABSTRAK

                Karangan ilmiah ini menyajikan mengenai bagaimana surat – menyurat dalam perkantoran. Karangan ilmiah ini untuk memperoleh data bagaimana bahasa surat yang baik itu. Jenis – jenis surat dan apa fungsi surat – menyurat dalam perkantoran.
                Metode yang dipakai dalam karangan ilmiah ini adalah studi kepustakaan, dengan penelitian ini penulis bisa mengumpulkan data dan informasi dengan sumber seperti buku – buku, dokumen, catatan dan lain – lain.
                Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi atau pesannya ditangkap oleh penerima sesuai dengan yang dimaksdukan oleh pengirim surat. Dalam korespondensi perkantoran, yang dipentingkan adalah informasi yang hendak disampaikan, maka bahasanya harus jelas. Dengan berkembangnya kegiatan bisnis dan pelayanan birokrasi pada zaman sekarang, semakin dirasakan perlunya sumber – sumber yang dapat memberikan pengetahuan mengenai surat – menyurat dalam rangka komunikasi perkantoran.


PENDAHULUAN
1.1  Latar Belakang
Salah satu penyebab utama dalam banyak kegiatan organisasi perkantoran ialah  mengadakan komunikasi. Komunikasi dilakukan untuk menyampaikan maksud diantara orang – orang yang bekerja sama dalam suatu organisasi, mitra kerja dan sebagainya. Singkat kata komunikasi adalah proses penyampaian pesan secara lisan, tertulis, atau melalui media elektronik oleh satu pihak, dan penerima serta tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh pihak lain.
Komunikasi lisan dipergunakan apabila komunikasi itu untuk mengatakan hal – hal yang sudah dibicarakan dan di sepakati sebelumnya. Adapun komunikasi tertulis dipergunakan apabila isi komunikasi tidak penting, isi komunikasi perlu di kerjakan dan ditindaklanjuti, secara lisan memakan waktu lama dan memungkinkan salah tanggap.

1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan dari penulisan karangan ilmiah ini adalah :
1.       Untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah bahasa Indonesia
2.       Untuk menambah pengetahuan mengenai Surat – menyurat dalam Perkantoran.
3.       Memberikan gambaran mengenai Surat – menyurat dalam Perkantoran
4.       Mengetahui jenis –jenis surat

1.3 Rumusan Masalah
Penulis akan membahas masalah – masalah yang dihadapi.
Adapun identifikasi masalah tersebut antara lain :
1.       Pengertian Surat
2.       Bagaimana bahasa penggunaan surat yang baik itu ?
3.       Apa saja jenis – jenis surat ?
4.       Apa fungsi surat – menyurat dalam perkantoran ?

ii
SURAT – MENYURAT ADALAM PERKANTORAN

2.1 Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini,
yaitu :
Ø  Bahasa yang digunakan sesuia dengan etika, estetika, dan logika
Ø  Menarik, padat, dan jelas
Ø  Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat
FORMAT SURAT
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
Ø  Bentuk lurus penuh ( full block style)
Ø  Bentuk lurus (black style)
Ø  Bentuk setengah lurus (semi block style)
Ø  Bentuk lekuk ( indented style)
Ø  Bentuk paragraf menggantung (hanging paraghrap)

2.2 Bahasa Surat
                Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi atau pesannya ditangkap oleh penerima sesuai dengan yang dimaksud oleh pengirim surat. Oleh sebab itu, bahasa merupakan faktor utama yang harus diperhatikan dengan sungguh – sungguh oleh pembuat surat. Dalam korespondensi perkantoran, yang dipentingkan adalah informasi yang hendak disampaikan, maka bahasanya haruslah jelas (tidak memiliki dua arti), sistematis (teratur), dan padat (singkat, tidak memuat hal yang tidak perlu). Kalimat pembuka, kalimat penutup, dan ungkapan – ungkapan kesopanan tidak diperlukan, namun tidak perlu bertele – tele. Surat yang tidak jelas maksudnya terlalu bertele – tele, itu dapat mengakibatkan penerima surat ragu – ragu atau bahkan keliru menangkap pesan surat tersebut, sehingga si penerima surat akan memberikan tanggapan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.
                Demi kelayakan isi surat, selayaknya kalimat – kalimat di dalam surat dirumuskan dengan tata bahasa dan ejaan yang baku. Di indonesia, pedoman yang dijadikan acuan ialah buku Tata Bahasa Indonesia dan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan yang diterbitkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, sebuah lembaga yang bernaung dibawah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
  
                Demi menjaga hubungan yang baik dan sopan santun, sering kali surat perlu diberi salam pembuka, salam penutup atau ucapan terima kasih. Ungkapan – ungkapan yang bermakna kasar sebaliknya pula dihindarkan. Tentu saja pertimbangan sopan santun jangan sampai mengorbankan kejelasan maksud surat. Artinya, penulis surat perlu memilih kata – kata yang sesopan mungkin, tetapi tetap menjaga agar maksud surat dapat ditangkap oleh penerima surat dengan sejelas mungkin.

2.3 Jenis – jenis surat
1. Jenis surat berdasarkan wujudnya
§  Surat bersampul, yakni lembaran surat yang dimasukan dalam amplop
§  Kartu pos, yakni surat berbentuk sehelai kartu berukuran 15cm x 10cm, sifatnya terbuka dan tidak formal, dan dapat menggunakan hiasan berupa gambar – gambar.
§  Warkat pos, yakni lembaran surat yang dapat dilipat serta berfungsi sebagai amplop, biasanya dipergunakan untuk korespondensi antar negeri karena ringan dan menghemat biaya pos.
§  Memorandum atau Memo ialah dokumen atau komunikasi yang membantu memori dengan rekaman peristiwa atau pengamatan terhadap suatu topik, seperti dapat dipergunakan dalam bisnis kantor.
§  Telegram , yakni surat yang pengirimnya disalurkan melalui mesin telegraf.
2.  Jenis surat berdasarkan cara pengirimnya
§  Surat kilat
§  Surat tercatat
§  Surat elektronik
3.  Jenis surat berdasarkan tujuan penulisan
                Berdasarkan tujuannya, surat dapat berupa :
§  Surat pemberitahuan
§  Surat perintah
§  Surat permohonan
§  Surat peringatan
§  Surat panggilan
§  Surat pengantar
§  Surat keputusan
§  Surat laporan
§  Surat perjanjian
§  Surat penawaran, dan lain sebagainya.
  
4.   Jenis surat berdasarkan sifat isi surat
§  Surat Pribadi adalah surat – surat yang bersifat kekeluargaan, surat – surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan dan sebagainya.
§  Surat Dinas Pribadi, disebut juga surat setengah resmi yakni surat – surat yang dikirim dari seseorang kepada instansi – instansi, perusahaan – perusahaan ataupun jawatan – jawatan.
§  Surat Dinas Swasta, disebut sebagai surat resmi, yakni surat – surat yang dibuat oleh instansi – instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya, langganannya dan atau instansi – instansi yang terkait.
Contoh :
o   Surat undangan rapat untuk para karyawan
o   Surat undangan pertemuan untuk para relasi
§  Surat Niagaadalah surat yang berisi tentang perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para pelanggan.

5.       Jenis surat berdasarkan jumlah penerima surat
§  Surat perorangan, yaitu surat yang dikirim kepada seseorang ataupun organisasi tertentu
§  Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada beberapa pejabat atau beberapa orang tertentu.
§  Surat pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sejumlah orang atau pejabat sekaligus.

6.       Jenis surat berdasarkan segi keamanannya
§  Surat rahasia atau konfidensial
surat – surat atau dokumen mengenai resep – resep produksi.
Dokumen atau surat yang berhubungan dengan keuangan perusahaan
§  Surat sangat rahasia
Surat – surat yang berhubungan dengan strategi perang.
·         Surat – surat yang berhubungan dengan batas – batas negara
·         Surat – surat yang berhubungan dengan alat – alat perang, nuklir, pesawat
§  Surat biasa

7.       Jenis surat berdasarkan kemendesakannya
§  Surat sangat segera, yakni surat yang perlu secepatnya ditanggapi atau diselesaikan dan atau diketahui si penerima.
§  Surat segera, yakni surat yang isinya harus segera ditanggapi diketahui si pembaca, tetapi tidak perlu waktu dalam sesingkat – singkatnya seperti surat sangat segera.
§  Surat biasa, yakni surat yang isinya tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secara cepat.






2.4 Fungsi surat menyurat dalam perkantoran
                Fungsi surat – menyurat dalam perkantoran yaitu sebagai alat komunikasi tertulis.
1.       Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, surat keputusan,dan sebagainya
2.       Alat pengingat, misalnya surat yang telah diarsipkan
3.       Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.
4.       Pedoman tindakan, misalnya surat keterangan jalan.
5.       Duta atau wakil organisasi, maksudnya surat mencerminkan keadaan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang mengeluarkannya. Surat – surat yang dikirim oleh suatu kantor sering merupakan satu – satunya hubungan kantor yang satu dengan kantor yang lainnya. Karena itu, perlu sekali surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan kesan yang baik dan berwibawa.



PENUTUP
3.1 Kesimpulan
                Komunikasi tertulis dipergunakan apabila isi komunikasi tidak penting, isi komunikasi perlu di kerjakan dan perlu ditindak lanjuti secara lisan memakan waktu lama dan memungkinkan salah tanggap.
                Dalam perkantoran surat – menyurat masih perlu untuk digunakan. Dalam penyampaiannya perlu memperhatikan bahasa surat dan jenis surat yang dibedakan berdasarkan wujud, cara pengiriman, tujuan penulisan, sifat isi surat, jumlah penerima surat, segi keamanan dan berdasarkan kemendesakannya.

3.2 Saran
                Untk membantu sarana komunikasi surat – menyurat masih dibutuhkan dalam perkantoran. Sebaiknya dalam membuat surat perlu memperhatikan apa yang akan ditulis, jenis surat yang akan ditulis serta memilih bahasa surat Tata Bahasa Indonesia dan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan yang dikeluarkan oleh Pusat Pembinaan.



DAFTAR PUSTAKA

Suparjati dkk.1999.Surat – menyurat dalam perkantoran.Yogyakarta: Kanisius
Cut Rozanna dkk.1995.Surat – menyurat dan komunikasi. Bandung: CV Angkasa
DR Sedarmayanti,M.Pd.2001.Dasar – dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju.

Makalah Sistem Informsi Perkantoran dan Pemanfaatan Teknologi

SISTEM INFORMASI PERKANTORAN
DAN
PEMANFAATAN TEKNOLOGI


Disusun oleh :





DISUSUN OLEH :
RESTI AULIA RAHMI    20110010


tahapan sistem informasi perkantoran
1.tahap pertama,menggunakan sistem informasi mulut ke mulut (word of mouth information system),hanya menggunakan warkat.
2.tahap kedua,menggunakan sistem informasi yang dilakukan secara manual dalam bentuk tulisan (paper-pencil information system),penggunaan alat mekanik seperti mesin tik dan mesin hitung.
3.tahap ketiga, pada tahap ini sistem informasi dengan sistem informasi berbasis komputer (Computer-bassed information system,CBIS)
karakteristik kualitas informasi, informasi yang berguna manakala : lengkap,akurat,tepat waktu,relevan.
informasi yang berguna yakni yang ditandai oleh :
Quality,Timeliness,Completeness menurut thomson.Sistem adalah kumpulan elemen yang terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut untuk mencapai suatu tujuan”.
            Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh, mengolah dan menyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system organisasi. Teknologi informasi sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan hanya dalam kantor saja,semua bidang sudah banyak membutuhkan. Ada tiga komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan kantor diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan, komunikasi  perkantoran, pengiriman surat  maupun tata laksana arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yabg positifd maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran erat kaitannya dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor yang mengalami otomatisasi dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat elektronik (electronik mail), voice mail., kalender elektronik (electronik calendaring), konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi faximile (facsimile transmission), dan juga desktop publishing.
            Informasi merupakan obyek atau data apapun yang bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai. Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general. informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual.Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan perkembangan ilmut teknologi informasi.
            Menurut Hershner Cross sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan, pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan.
            Haynes dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi pengertian management information dalam 3 kategori yang berikut:
a.       Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang     strategis).
b.       Management control information (informasi untuk control oleh pimpinan).
c.       Operational information (informasi pengerjaan).
            Salah satu perkembangan dalam bidang informasi perkantoran adalah dengan banyaknya sistem kerja kantor yang menggunakan teknologi pemrosesan data ataupun sistem jaringan untuk publikasi informasi.
            Kini secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sisteminformasi manajemen perkantoran meliputi 4 unsur pokok berikut :
1.      Sumber daya       : berupa data yang kemudian menjadi informasi
2.      Hampiran            : kerangka sistem
3.      Aktivitas               : pengolahan
4.      Perlengkapan      : berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.
            Demikianlah, berdasarkan hampiran sistem yang meninjau sesuatu hal sebagai satu kebulatan yang terdiri dari unsur-unsur yang saling bersangkutan/berkaitan mempengaruhi untuk mencapai tujuan tertentu dapatlah ke-empat unsur sistem informasi manajemen berikut pertautannya digambarkan menjadi bagan yang berikut :
                                            (1)

                      (a)                                   (c)

(2)                             (b)                                            (4)
                                                  (E)
                                                 
                      (d)                                   (f)
                                           
                                            (3)
            Sumber daya
Kete-rangan

Kerangka sistem
otomasi
 




Hampiran                                                                                               perlengkapan
Pengo-lahan
 





            Aktivitas

Keempat unsur masing-masing saling bertautan sehingga menimbulkan unsur-unsur sebagai berikut :
(1) Data/informasi dengan (2) Kerangka sistem melahirkan : (a) Sistem informasi (information system)
(1) Data/informasi dengan (3) Aktivitas pengolahan melahirkan : (b) Pengolahan data (data processing)
(1) Data/informasi dengan (4) Peralatan otomasi melahirkan : (c) Otomasi perkantoran (office automation)
(2) Kerangka sistem dengan (3) aktifitas pengolahan melahirkan : (d) Sistem pengolahan data (data processing system)
(2) Kerangka sistem dengan (4) Peralatan otomasi melahirkan : (e) sistem komputer (computer system)
(3) Aktivitas pengolahan dengan (4) Peralatan otomatisasi melahirkan : (f) Pengolahan data secara elektonik (elektronic data processing, disingkat EDP).
Keempat unsur pokok (1) sampai (4) bersama-sama ke-enam unsur gabungan (a) sampai (f) sebagai suatu kebulatan membentuk sebuah sistem informasi manajemen yang dapat dijalankan dalam sesuatu organisasi untuk mendukung tercapainya tujuan yang ditentukan.

PEMANFAATAN TEKNOLOGI
            Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan di bidang perkantoran menjadi lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya dibidang elektronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas – tugas perkantoran.
            Pengaruh teknologi modern, menunjukan dan memungkinkan pemakaian mesin – mesin secara otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan bidang teknologi adalah dimungkin-kannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat.
            Dengan semakin banyaknnya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efesien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronik.
Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to-dat.
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
            1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan- persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
Proses dan pengiriman informasi akan semakincepat.
Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
            2. Implikasi terhadap karyawan kantor
            a. Keuntungan:
Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .
Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
Lebih sedikit pekerjaan
            b. Kerugian:
Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer , dan sebagainya.
Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
Implikasi terhadap pemberi kerja.
Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah ;
Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
Harga teknologi baru ini relatif murah.
Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
Produktivitas meningkat secara cepat.
Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.
                                                Otomatisasi Kantor ( OA )
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Definisi OA
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
 Pengguna OA
OA diguankan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 (empat) katagori pemakai manajer, profesional, sekretaris dan pegawai administratif.
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
·         The Liang Gie,2000, Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:Liberty