KARANGAN ILMIAH
Surat – menyurat dalam Perkantoran
Disusun oleh
Resti Aulia Rahmi
Nim : 20110010
HALAMAN PENGESAHAN
Surat – menyurat
dalam Perkantoran
Diajukan sebagai
salah satu tugas mata kuliah bahasa Indonesia
pada program Diploma
III Manajemen Administrasi Perkantoran
Akademi Sekretari dan
Manajemen Ariyanti
Bandung
Disususn oleh
Resti Aulia Rahmi
Nim : 20110010
Bandung, Desember 2011
Penulis
ABSTRAK
Karangan
ilmiah ini menyajikan mengenai bagaimana surat – menyurat dalam perkantoran.
Karangan ilmiah ini untuk memperoleh data bagaimana bahasa surat yang baik itu.
Jenis – jenis surat dan apa fungsi surat – menyurat dalam perkantoran.
Metode
yang dipakai dalam karangan ilmiah ini adalah studi kepustakaan, dengan
penelitian ini penulis bisa mengumpulkan data dan informasi dengan sumber
seperti buku – buku, dokumen, catatan dan lain – lain.
Sebagai
sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi atau pesannya
ditangkap oleh penerima sesuai dengan yang dimaksdukan oleh pengirim surat.
Dalam korespondensi perkantoran, yang dipentingkan adalah informasi yang hendak
disampaikan, maka bahasanya harus jelas. Dengan berkembangnya kegiatan bisnis
dan pelayanan birokrasi pada zaman sekarang, semakin dirasakan perlunya sumber
– sumber yang dapat memberikan pengetahuan mengenai surat – menyurat dalam
rangka komunikasi perkantoran.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Salah satu penyebab utama dalam banyak kegiatan organisasi perkantoran
ialah mengadakan komunikasi. Komunikasi
dilakukan untuk menyampaikan maksud diantara orang – orang yang bekerja sama
dalam suatu organisasi, mitra kerja dan sebagainya. Singkat kata komunikasi
adalah proses penyampaian pesan secara lisan, tertulis, atau melalui media
elektronik oleh satu pihak, dan penerima serta tanggapan terhadap pesan yang
disampaikan oleh pihak lain.
Komunikasi lisan dipergunakan apabila komunikasi itu untuk mengatakan
hal – hal yang sudah dibicarakan dan di sepakati sebelumnya. Adapun komunikasi
tertulis dipergunakan apabila isi komunikasi tidak penting, isi komunikasi
perlu di kerjakan dan ditindaklanjuti, secara lisan memakan waktu lama dan
memungkinkan salah tanggap.
1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan dari penulisan karangan ilmiah ini adalah :
1.
Untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
bahasa Indonesia
2.
Untuk menambah pengetahuan mengenai Surat –
menyurat dalam Perkantoran.
3.
Memberikan gambaran mengenai Surat – menyurat
dalam Perkantoran
4.
Mengetahui jenis –jenis surat
1.3 Rumusan Masalah
Penulis akan membahas masalah – masalah yang dihadapi.
Adapun identifikasi masalah tersebut antara lain :
1.
Pengertian Surat
2.
Bagaimana bahasa penggunaan surat yang baik itu
?
3.
Apa saja jenis – jenis surat ?
4.
Apa fungsi surat – menyurat dalam perkantoran ?
ii
SURAT –
MENYURAT ADALAM PERKANTORAN
2.1 Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk
menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada
seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di
bawah ini,
yaitu :
Ø
Bahasa yang digunakan sesuia dengan etika,
estetika, dan logika
Ø
Menarik, padat, dan jelas
Ø
Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan
tujuan surat
FORMAT SURAT
Bentuk
penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
Ø
Bentuk lurus penuh ( full block style)
Ø
Bentuk lurus (black style)
Ø
Bentuk setengah lurus (semi block style)
Ø
Bentuk lekuk ( indented style)
Ø
Bentuk paragraf menggantung (hanging paraghrap)
2.2 Bahasa Surat
Sebagai sarana komunikasi, surat
dikatakan efektif apabila informasi atau pesannya ditangkap oleh penerima
sesuai dengan yang dimaksud oleh pengirim surat. Oleh sebab itu, bahasa
merupakan faktor utama yang harus diperhatikan dengan sungguh – sungguh oleh
pembuat surat. Dalam korespondensi perkantoran, yang dipentingkan adalah informasi
yang hendak disampaikan, maka bahasanya haruslah jelas (tidak memiliki dua
arti), sistematis (teratur), dan padat (singkat, tidak memuat hal yang tidak
perlu). Kalimat pembuka, kalimat penutup, dan ungkapan – ungkapan kesopanan
tidak diperlukan, namun tidak perlu bertele – tele. Surat yang tidak jelas
maksudnya terlalu bertele – tele, itu dapat mengakibatkan penerima surat ragu –
ragu atau bahkan keliru menangkap pesan surat tersebut, sehingga si penerima
surat akan memberikan tanggapan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh
si pengirim.
Demi kelayakan isi surat,
selayaknya kalimat – kalimat di dalam surat dirumuskan dengan tata bahasa dan
ejaan yang baku. Di indonesia, pedoman yang dijadikan acuan ialah buku Tata Bahasa Indonesia dan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang
Disempurnakan yang diterbitkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan
Bahasa, sebuah lembaga yang bernaung dibawah Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan.
Demi menjaga hubungan yang baik
dan sopan santun, sering kali surat perlu diberi salam pembuka, salam penutup
atau ucapan terima kasih. Ungkapan – ungkapan yang bermakna kasar sebaliknya
pula dihindarkan. Tentu saja pertimbangan sopan santun jangan sampai
mengorbankan kejelasan maksud surat. Artinya, penulis surat perlu memilih kata
– kata yang sesopan mungkin, tetapi tetap menjaga agar maksud surat dapat
ditangkap oleh penerima surat dengan sejelas mungkin.
2.3 Jenis – jenis surat
1. Jenis surat berdasarkan wujudnya
§
Surat bersampul, yakni lembaran surat yang dimasukan
dalam amplop
§
Kartu pos, yakni surat berbentuk sehelai kartu
berukuran 15cm x 10cm, sifatnya terbuka dan tidak formal, dan dapat menggunakan
hiasan berupa gambar – gambar.
§
Warkat pos, yakni lembaran surat yang dapat
dilipat serta berfungsi sebagai amplop, biasanya dipergunakan untuk
korespondensi antar negeri karena ringan dan menghemat biaya pos.
§
Memorandum atau Memo ialah dokumen atau
komunikasi yang membantu memori dengan rekaman peristiwa atau pengamatan
terhadap suatu topik, seperti dapat dipergunakan dalam bisnis kantor.
§
Telegram , yakni surat yang pengirimnya
disalurkan melalui mesin telegraf.
2. Jenis surat berdasarkan cara
pengirimnya
§
Surat kilat
§
Surat tercatat
§
Surat elektronik
3. Jenis surat berdasarkan
tujuan penulisan
Berdasarkan tujuannya, surat
dapat berupa :
§
Surat pemberitahuan
§
Surat perintah
§
Surat permohonan
§
Surat peringatan
§
Surat panggilan
§
Surat pengantar
§
Surat keputusan
§
Surat laporan
§
Surat perjanjian
§
Surat penawaran, dan lain sebagainya.
4. Jenis surat berdasarkan sifat
isi surat
§
Surat Pribadi adalah surat – surat yang bersifat
kekeluargaan, surat – surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang
kesehatan, keuangan dan sebagainya.
§
Surat Dinas Pribadi, disebut juga surat setengah
resmi yakni surat – surat yang dikirim dari seseorang kepada instansi –
instansi, perusahaan – perusahaan ataupun jawatan – jawatan.
§
Surat Dinas Swasta, disebut sebagai surat resmi,
yakni surat – surat yang dibuat oleh instansi – instansi swasta, yang
dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya, langganannya
dan atau instansi – instansi yang terkait.
Contoh
:
o
Surat undangan rapat untuk para karyawan
o
Surat undangan pertemuan untuk para relasi
§
Surat Niagaadalah surat yang berisi tentang
perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para pelanggan.
5.
Jenis surat berdasarkan jumlah penerima surat
§
Surat perorangan, yaitu surat yang dikirim
kepada seseorang ataupun organisasi tertentu
§
Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada
beberapa pejabat atau beberapa orang tertentu.
§
Surat pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan
kepada sejumlah orang atau pejabat sekaligus.
6.
Jenis surat berdasarkan segi keamanannya
§
Surat rahasia atau konfidensial
surat – surat atau dokumen mengenai resep – resep produksi.
Dokumen atau surat yang berhubungan dengan keuangan
perusahaan
§
Surat sangat rahasia
Surat – surat yang berhubungan dengan strategi perang.
·
Surat – surat yang berhubungan dengan batas –
batas negara
·
Surat – surat yang berhubungan dengan alat –
alat perang, nuklir, pesawat
§
Surat biasa
7.
Jenis surat berdasarkan kemendesakannya
§
Surat sangat segera, yakni surat yang perlu
secepatnya ditanggapi atau diselesaikan dan atau diketahui si penerima.
§
Surat segera, yakni surat yang isinya harus
segera ditanggapi diketahui si pembaca, tetapi tidak perlu waktu dalam
sesingkat – singkatnya seperti surat sangat segera.
§
Surat biasa, yakni surat yang isinya tidak
memerlukan tanggapan atau penyelesaian secara cepat.
2.4 Fungsi
surat menyurat dalam perkantoran
Fungsi surat – menyurat dalam
perkantoran yaitu sebagai alat komunikasi tertulis.
1.
Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian,
surat keputusan,dan sebagainya
2.
Alat pengingat, misalnya surat yang telah
diarsipkan
3.
Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip
lama yang digunakan kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.
4.
Pedoman tindakan, misalnya surat keterangan
jalan.
5.
Duta atau wakil organisasi, maksudnya surat
mencerminkan keadaan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang
mengeluarkannya. Surat – surat yang dikirim oleh suatu kantor sering merupakan
satu – satunya hubungan kantor yang satu dengan kantor yang lainnya. Karena
itu, perlu sekali surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga
menciptakan kesan yang baik dan berwibawa.
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Komunikasi
tertulis dipergunakan apabila isi komunikasi tidak penting, isi komunikasi
perlu di kerjakan dan perlu ditindak lanjuti secara lisan memakan waktu lama
dan memungkinkan salah tanggap.
Dalam
perkantoran surat – menyurat masih perlu untuk digunakan. Dalam penyampaiannya
perlu memperhatikan bahasa surat dan jenis surat yang dibedakan berdasarkan
wujud, cara pengiriman, tujuan penulisan, sifat isi surat, jumlah penerima
surat, segi keamanan dan berdasarkan kemendesakannya.
3.2 Saran
Untk
membantu sarana komunikasi surat – menyurat masih dibutuhkan dalam perkantoran.
Sebaiknya dalam membuat surat perlu memperhatikan apa yang akan ditulis, jenis
surat yang akan ditulis serta memilih bahasa surat Tata Bahasa Indonesia dan Pedoman
Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan yang dikeluarkan oleh Pusat
Pembinaan.
DAFTAR PUSTAKA
Suparjati dkk.1999.Surat –
menyurat dalam perkantoran.Yogyakarta:
Kanisius
Cut Rozanna dkk.1995.Surat – menyurat
dan komunikasi. Bandung: CV Angkasa
DR Sedarmayanti,M.Pd.2001.Dasar –
dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju.